Ha a „találkozó” szót mondod a csapatodnak, akkor sokkal valószínűbb, hogy a „Miért?” Nyögésekkel és morgásokkal találkozol, nem pedig a „fene igen! Nem várhatunk!
Az egyik oka annak, hogy sok találkozó ilyen rosszul megy át, mert nem indulnak helyesen. Mint valószínűleg észrevetted, az első néhány perc gyakran beállítja a hangot a fennmaradó rész számára. Ha nincs erős indulása, akkor a csapat tagjai kiesnek vagy elmennek a pályáról. És tudod, hogy semmi sem rosszabb, mint egy beszélgetés vezetése és az emberek látványos tündöklése.
Természetesen, ha szánta az idejét az előkészítésre, elkerülheti ezt. Végül is, a találkozóknak nem csak az autopiloton kellene zajlaniuk. Nem kell mindegyiket elkezdenie, csak bejelentkezve a napirendbe és felkapaszkodva. Ehelyett sokféle módon elindíthatja.
1. Mondja el mindenkinek, mit szól az ülés
A legtöbb ember hozzá van hangolva a WIIFM-hez (mi számít nekem?). A résztvevők bevonásához először emlékeztetnie kell őket, miért ülnek veled egy szobában, és elmenekülnek a munkájuktól. Igen, valószínűleg megemlítettél valamit a találkozó felállításakor, de mindig jó újra kijelenteni a célt. (Tipp: Ha nem tud elérni kényszerítő célt, akkor valószínűleg le kell mondania a találkozót.)
Ezután kövesse nyomon, miért van a csapata kifejezetten ott, hogy megvitassa ezt az ügyet. Nem kell minden tagnak mutatnia, és meg kell osztania, miért van rá szüksége az ülésen, de egyértelművé kell tennie, hogy okok miatt mindenki ott van. „Mint a cég marketing csapata, rajtunk múlik, hogy három szilárd ötlettel álljunk elő a közönség növelésére a következő negyedévben.” Vagy „A teremben mindenkit ajánlott a menedzser a szervezési ismeretei miatt.” (Ismét, ha van valaki a találkozónak, amelynek nincs célja, ne erőltesse őt.)
2. Ösztönözze a pozitivitást
Az, hogy miként indítja a találkozót, inkább azt diktálja, hogy mekkora lesz a fennmaradó rész. Ha a találkozó panaszkodással, megfogással és nyafogással kezdődik, akkor az is ilyen módon véget érhet. Másrészt, ha optimizmussal nyitunk, pozitív hatással lehet a vita hátralévő részére.
Megkérheti a csapattagokat, hogy osszanak meg mindent, ami jól megy. Vagy ha a csoport túl nagy, akkor elkezdene dicsérni a csoportot a közelmúltban elért eredményekért - legyen az nagy vagy kicsi. Nem számít mi történik a vállalaton vagy az osztályán, kulcsfontosságú, hogy a beszélgetést felemelő jegyzettel kezdjük. Ellenkező esetben az emberek elkezdenek az értekezleteket előadásokkal, rossz hírekkel és csalódást okozó jelentésekkel társítani.
3. Oszd meg a meglepő statisztikát vagy a mérsékelt ajánlatot
A megdöbbentő statisztika vagy ésszerű idézet nemcsak egy jó beszédnyitó; ez is lehet a nagy vita takarmánya. Hagyja a csapatának néhány percet, hogy megvitassa, mit jelent, mielőtt az ülés fő céljára lépne.
Nyilvánvaló, hogy ez egy stat vagy egy idézet, amely valamilyen módon kapcsolódik a teljes ülés tartalmához. Talán a vállalat nemrégiben megjelent növekedési előrejelzései, vagy talán sokkoló idézet egy új iparági tanulmányból. Bármi legyen is, elég relevánsnak kell lennie, hogy csapata összpontosítva és nyomon követhető legyen.
4. Mesélj egy történetet
A történet erkölcsi tanítást nyújthat, fontos leckét vezethet be, vagy akár nevethet is az embereket. A legjobb az egészben, hogy nem a saját szájából érkezik, amely megpuhítja a „csapást” (ha fújás-enyhítésre van szükség).
Mint egy idézet vagy egy stat, meg kell osztanod egy történetet, amely valamilyen módon kapcsolódik a találkozóhoz. Itt azonban van valamivel nagyobb rugalmasság. Például megoszthat egy sikertörténetet; valami, ami jól ment egy ügyféllel, vagy egy csapattaggal, aki túlment és túlment a szolgálathíváson. Vagy beszélhet valami olyanról, amelyet a közelmúltban olvasta, és amely hihetetlenül sikeres termékbemutatással jár, ami arra késztette Önt, hogy újragondolja az eredetileg kidolgozott stratégiát. Az emberek hajlamosak az anekdotához viszonyítva, függetlenül a kontextustól. Nem is említve, hogy a szívét a gondolkodás folyamatába vonja be, nem csupán az elme.
A jó találkozó kicsit művészeti forma, tehát adjon időt magadnak, hogy kitalálják az áramlást. Előfordulhat, hogy a dolgok nem mennek tökéletesen az első alkalommal, de mindig van mit javítani, ha erőfeszítéseket teszünk annak működőképességére.
