Nem számít, mennyi időt töltünk a beérkező levelek optimalizálása érdekében - az üzenetek kötegelt ellenőrzésétől a harangok és sípok hozzáadásáig - az e-mail átveszi az életünket. A múlt hónap statisztikáit tekintve több mint 10 000 e-mailt kapott és dolgoztam fel (eek!), Tehát minden online levelezés kezelésének megfelelő módját találtam kritikus fontosságú a mindennapi józanságom szempontjából.
Kiderült, hogy az e-mailek kezelésének „megfelelő módja” nagyban függ a személyes stílusától. Kerekítettem néhány legnépszerűbb és legsikeresebb stratégiát, hogy eldönthesse, melyik a legmegfelelőbb az Ön számára:
1. LIFO: Utolsó először
Ennek a technikanak az alapja az, hogy hagyja, hogy a régi dolgok magukkal bírjanak. Ez a leggyakoribb módszer, amikor az emberek a beérkező levelekkel foglalkoznak, olvassa el az e-maileket fentről lefelé (más néven, a legutóbb kapott e-mailekkel kezdve).
Ez nagyon kényelmes és intuitív, de ennek a stratégiának két elsődleges kockázata van. Az első kockázat az, hogy valószínűleg következetlen reakciókkal fog végződni. Azokban a napokban, amikor sok ideje van e-maileket költeni, villámgyorsan válaszol a kapcsolatokra. Az elfoglalt napokon és a találkozók során üzeneteket halmozhat fel, és újabb e-mailekbe temetheti el.
A második kockázat az, hogy kihagyhatja a jó lehetőségeket, mert nem követte időben. Ha úgy dönt, hogy ezt a stratégiát használja, de ezeket a kockázatokat mérsékelni szeretné, azt javasolnám, hogy blokkoljon egy-két órát hetente egyszer, amelynek során váltson a fordított időrendi megközelítésre (az alábbiakban kényelmesen körvonalazzuk). Ily módon eltávolít minden olyan régi, ami fontos lehet.
2. Fordított időrendi
A LIFO ellentéte, ha fordított időrendi megközelítést alkalmazunk, akkor először a legrégebbi e-mailekkel kell foglalkozni. Ha a Gmailt használja, akkor válthat a beérkező levelek rendezésében, ha rákattint a jobb felső sarokban található e-mail számlálóra.
Ezzel a stratégiával gyakran nehezebb e-mailekkel kell szembenéznie, amelyeket elküldött, ami nagyszerű minden krónikus procrastinátor számára. Ennek a stratégiának azonban van egy hátránya. Ha olyan helyen dolgozik, ahol folyamatosan sürgős e-maileket kap, amelyekre valóban azonnal meg kell válaszolni, kockázatos lehet fordított időrendi megközelítést alkalmazni. Mindezek mellett határozottan kombinálhatja ezt a stratégiát a LIFO-val a tényleges munkanapon, ha ez a helyzet.
3. Igen
Tony Hsieh, a Zappos vezérigazgatója által ismert módon használt Yesterbox technika arra összpontosít, hogy ma foglalkozzon az összes tegnap kapott e-maillel. Hsieh elmagyarázza:
A „teendő” listád minden nap egyszerűen a tegnapi e-mail postafiók (tehát „Yesterbox”). A nagy dolog az, hogy amikor reggel felkelsz, pontosan tudja, hány e-mailt kell átjutnia, érzi a fejlődést, amikor minden tegnap feldolgozza a leveleket tegnap és eltávolítja őket a beérkező levelek mappájából, és valójában van egy pont amikor a tegnaptól nulla e-mail van feldolgozva. Valójában van egy érzés a befejezésről, amikor elkészültél, ami csodálatos. ”
Ez egy nagyszerű stratégia azok számára, akik úgy érzik, mintha folyamatosan elmerülnének az e-mailekben. Noha azt javasolom, hogy olvassa el a teljes útmutatót, a legjobb az egészben, ha a beérkező levelek között megszerzi az ellenőrzést. Más módszerektől eltérően, a cél megegyezik a nap folytatásával, és az idő múlásával rájössz, hogy jobban tudod kezelni, hogy az e-mailek mennyi időt vesznek igénybe. 25 e-mailt kapott tegnap? Oké, ez eltarthat egy kicsit több mint egy óra alatt. Nagyszerű napja van, amikor 70 e-mailt érkezik? Tervezhet előre és blokkolhat további időt a kötet kezeléséhez.
4. Beérkező levelek nulla
A Merlin Mann által megalkotott kifejezés, az Inbox Zero egy olyan e-mail stratégia, amelynek célja az, hogy mindig 100% -ban üres maradjon a beérkező levelek mappájában. Van néhány nagy előnye ennek: Mindent mindig kezelnek, és nem vesztegeti az idejét egy e-mail újraolvasásához harmadik alkalommal, mielőtt ténylegesen megkezdené a műveletet. Ez a stratégia jó az A típusú listát készítők számára (mint én!), Akik szeretik a teljes irányítást a beérkező levelek között. De tapasztalataim szerint könnyű hagyni, hogy a postafiók diktálja az életed, ha túl messzire veszi ezt. Pro tipp: Párosítsa az Inbox Zero-t a Boomerang for Gmail-rel - egy olyan alkalmazás, amely lehetővé teszi az üzenetek küldését a postafiókból a választott dátumig és időpontig, így dönthet úgy, hogy válaszol-e valójában a későbbi válaszokra, vagy késlelteti-e, ahogy van.
Ha először próbálja ki, azt javaslom, hogy nézd meg Lily Herman hetes kihívását, hogy indulás előtt maradjon az Inbox Zero-ban.
Az egyes módszerek kipróbálása után biztosan elmondhatom, hogy a stratégia kiválasztása az, hogy személyes preferenciáit minden olyan szokással összeegyeztesse, amelyet ösztönözni (vagy elriasztani) szeretne. Előfordulhat, hogy a keverés és az egyeztetés a legmegfelelőbb. Régóta elmentem az Inbox Zero-nál, és úgy döntöttem, hogy az az utolsó stressz elvégzésének stressze nem éri meg. Azonban, amíg minden nap lefekszem, 20-nál kevesebb e-mailt tartok a postaládámban - elég rövid, hogy mindet láthassam a képernyőn, hogy gyorsan megnézhessem, hogy semmi nem esett-e át a repedések között. Mindaddig, amíg nem vagy rabszolga a beérkező levelek között, és bárki, akinek hallgatnia kell tőled, időben választ kap, ki fogja ítélni?
