A Starbucks-on vagy. Te először érkezel egy találkozóra. Csak felébredsz.
Mi közös ezekkel a helyzetekkel?
Ellenőrzi az e-maileidet is, és felvetik azt a gondolatot, hogy mindent át kell menniük.
Ki nem tölti idejének jelentős részét az íróasztaltól távol, miközben kezeli - vagy mondhatom, megpróbálja kezelni - az e-maileket telefonon? Lehetetlen megszabadulni tőle. Ahelyett, hogy hagynánk, hogy ez a kis értesítési szám (amely egyre magasabbra emelkedik) kihangsúlyozza, egyszerűen megváltoztathatja kezelésének módját.
Itt áll négy módszer, amelyeket megtanultam, hogy segítsen nekem egy kicsit ésszerűen maradni.
1. Tegye telefonjára üzeneteket olvashatóvá
A munka és a munka közötti ingázás teljes körű kihasználása érdekében fontolja meg a Talkler használatát. Ez egy olyan alkalmazás, amely elolvassa az e-maileket. És nem csak itt áll meg, hanem lehetővé teszi, hogy törölje őket, ahogy megy, vagy válaszoljon felvételekkel. Ez azt jelenti, hogy mindkét kezét a kormányon (vagy a metróoszlop tartásánál) tarthatja, és továbbra is produktív lehet az irodába vezető úton. És jó hír: A csereplatformokon és a legtöbb vállalati e-mail szolgáltatónál működik.
2. Olvassa el és azonnal cselekedjen
Kép ezt: Sorban állsz kávét várva. Tehát, megnézheti az e-mailt, de mielőtt még el is fejezheti az olvasást, a sorod a rendelés. Ezután újra megpillantja, amíg megvárja, hogy felvegye - minden alkalommal ugyanazokat a szavakat olvassa újra. De természetesen soha nincs ideje válaszolni, tehát ugyanazt az e-mailt ellenőrzi, amikor visszatér az irodájába.
Az e-mailek újra és újraolvasása nem takarít meg időt. Ehelyett, feltételezve, hogy nem sürgõs, válaszokat tartalmazó üzeneteket áthelyezem az „e-mail feladatok” elnevezésû mappába. Ha a szükséges mûveletet a csapat valaki másnak kell elvégeznie, akkor az üzenetet oda-vissza továbbítom nekik. És ha az üzenet nem igényel semmilyen műveletet, azonnal törölöm, vagy archiválom. Ha nincs idő a fenti lépések egyikére - tegye egyelőre el a telefont.
3. Állítsa be a szűrőket
Amellett, hogy mindent magad készít, szánjon rá időt egy olyan rendszer felállítására is, amely automatikusan szűri az üzeneteit meghatározott mappákba. (Ha segítségre van szüksége az induláshoz, nézd meg ezt vagy ezt). Nincs ok arra, hogy manuálisan válogassa el a vállalati e-maileket a sürgős feljegyzésekből, ha a telefon készen áll arra, hogy úgy viselkedjen, mint a személyes asszisztens. Noha azt javaslom, hogy tegye ezt általában - ez valóban változást okoz a telefonon, mivel igyekszik valóban minimalizálni a bejövő e-maileket.
4. Hozzon létre egy dedikált e-mail aláírást
A mobil e-mail aláírása lehet mind kapuőr, mind bűnbak. Egyértelművé téve, hogy telefonot használ, kezelni fogja a másik személy elvárásait. Figyelmezteti őket, hogy az esetleges elírások valószínűleg automatikusan helyesek, és hogy nem tudja elküldeni az asztalon élő mellékletet.
Ez nem kifogás az „ur” vagy a „nekem 2” beírásához, hanem magyarázat, ha kisebb hibát követ el. Mehetsz az alapszintű „Kérem, mentsen el minden gépelést. Ez egy gyors mobil válasz ”, vagy még tömörebben:„ A telefonomról küldött ”.
Még ha csak ezen módszerek egyikét is elkezdi használni, azonnali javulást tapasztalhat a beérkező e-mailekre való reagálásban. Hirtelen, ahelyett, hogy stresszt érezne, amikor valami más bekerül a postaládájába, képes lesz a továbblépésre, mint a normál, tudva, hogy van egy erős rendszer.
