Mindannyian tudjuk, hogy a munka magában foglalja a munkát is. Még ha szereti a munkáját is, ez nem mindig lehet könnyű, és mindig sem lehet szórakoztató.
De néha azt akarjuk, hogy a munkánk kicsit (vagy sokkal) könnyebb legyen. Szeretnénk gyorsabban elvégezni munkánkat, hogy ne érezzük túl feszültségünket vagy túlterheltségünket, és hogy több időnk legyen a dolgokra, amelyeket igazán szeretünk.
A jó hír az, hogy vannak erre módszerek (erre a célra nem teljes lökést nélkül). Nézze meg az alábbiakban szereplő kedvenc tippeket és trükköket, amelyekkel eredményesebbé válhat, eltávolíthatja azokat a dolgokat, amelyeket nem kell tennie a teendők listájából, és összességében sokkal kellemesebbé teszi a munkáját.
1. Ne tervezzen túl sokat csinálni
Ez egy titok az Ön számára: A legtöbb tennivaló lista túlságosan hosszú, ami túlmunkához és stresszhez vezet, amikor még nem minden történt meg. Ehelyett tegyük fel, hogy csak egy nagy dolgot, három közepes dolgot és öt apró dolgot tudsz elérni naponta (kevesebb, ha sok találkozó van). Hoztunk létre egy sablont, amely segít egy ésszerűbb tennivalók listájának megtervezésében.
2. Összpontosítson a magas jutalomú feladatokra
Az energia nagy részét arra a feladatra összpontosítsa, amely a legnagyobb eredményt fogja elérni. Úgy fog kinézni, mintha sokkal többet csinál, de titokban kevesebb erőfeszítéssel. Ezt gyakran nevezik az alacsonyan lógó gyümölcs megszerzésének - a jutalmaknak, amelyeket a legkevesebb erőfeszítéssel lehet elérni.
3. Munka a sprintben
Időről időre azt mondták, hogy annak a titka, hogy kevesebb idő alatt végezzen több munkát, az a, hogy sorozatban dolgozik, és közben a szünetek. A választott időközök a munkától és a preferenciáktól függenek, de bárhová is megy, állítson be egy időzítőt, mindent megtesz annak érdekében, hogy az adott időtartamra koncentráljon, majd valóban keljen fel, és tartson szünetet. Több energiát fog érezni a munkamenet során, és végül sokkal hatékonyabb lesz.
4. Adjon minden nap témát
A figyelmezettség elvonja-e a figyelmét arra, hogy a ténylegesen fontos dolgokra összpontosítson? Használja titokban Jack Dorsey-t - a Twitter társalapítóját, valamint a Square's vezérigazgatóját -, és próbáljon meg minden nap témát adni. Ily módon, amikor a figyelmezettség felbukkan, akkor tudja, hogy egy másik napra átfúrja őket, vagy ha kell, gyorsan kezelje őket, és visszatérjen a pályára.
5. Kezdje a legnehezebb feladattal
Azzal, hogy reggel a tányéron a legnehezebb dolgot elhagyja az útból, a többi nap viszonylag könnyebben érzi magát. Plusz, akkor nem fog pazarolni a mentális energiát egész nap arra, hogy gondolkodjon erre a kihívást jelentő dologra, amelyet meg kell tennie.
6. Kövesse energiaját
Mindenkinek van bizonyos napszakai, amikor többé-kevésbé termelékenyek. Ha nagy projektek ütemezése alatt áll az energiaszükséglet, akkor nehezebbé teszi saját munkáját. Ehelyett próbálja meg feltérképezni az ideális napot az energiaszint alapján.
7. Ne harcolj vele, ha haszontalannak érzed magad
Valószínűleg az egyik legnehezebb dolog a munka során erőszakra kényszeríteni magát, amikor valójában nem érzi magát a játék tetején. Tehát, ha nincs függőben lévő határideje, és egyáltalán nem tudja megtenni, tegye le az adott feladatot, és tegyen valamit, amely jobban megfelel a mentális képességének. Katie Douthwaite író szerint ez a remek alkalom az unalmas, monoton feladatok kidobására.
8. Használjon sablonokat, amikor csak lehet
Miért találja meg újra a kereket minden alkalommal, amikor valamit kell tennie? Van e-mailje, amelyet gyakran írnia kell? Használjon sablont. El kell készíteni egy prezentációt? Használjon sablont. Az önéletrajz újratervezése? Használjon sablont. Megkapod a képet.
9. Állítsa be a konzervált válaszokat
Sokkal jobb, ha a Gmailt használja, állítsa be ezeket a sablonokat konzervválaszként, így nem is kell elhagynia a postafiókját, hogy azokat leejtse és elküldje.
10. Állítsa be az automatikus szöveget
Ha gyakran válaszol útközben az üzenetekre a telefonjáról, akkor könnyebbé tegye magát az automatikus szöveges beállítás segítségével. Például a „hangmagasság” kiterjeszthető, hogy kitöltse a lift hangmagasságát - azaz nem kell minden alkalommal beírnia az egészet az apró billentyűzeten. Itt olvashat bővebben a beállításáról.
11. Vagy ne írjon be egyáltalán
Használhatja a telefon beszéd-szöveges funkcióját az üzenetek könnyebb és gyorsabb megválaszolására is. A termelékenységért felelős szakértő, Alex Cavoulacos elmagyarázza, hogyan használja ki előnyére itt.
12. Rövidítse le az e-maileket
Vadul kitaláljuk, hogy az e-mailekre való válaszadás sok időt és energiát igényel. Mi lenne, ha mindezt megkönnyítené magának azáltal, hogy beállít egy korlátozást arra, hogy mennyi ideig lehet az egyes válaszok? Nyilvánvaló, hogy néhány üzenetnek szükségszerűen hosszabbnak kell lennie, mint másoknak, ám kihívja magát, hogy a lehető leggyakrabban tartsa öt mondat alatt (vagy még rövidebben!).
13. Csak beszéljen
Hosszú e-mail láncok engedtek le? Amikor a beszélgetés elkezd túlságosan kanyarodni, mérlegelje, vajon könnyebb-e csak ugrálni a telefonon, vagy felállítani egy értekezletet, hogy megbeszéljék. Néha egy 10 perces beszélgetés kiküszöböli az e-mail üzenetek óráját.
14. Távolítsa el a követő e-maileket
Semmi sem nehezíti az e-mailek megválaszolását, mint a beérkező levelek mappája, amely folyamatosan kitölti az e-mailek nyomon követését olyan emberektől, akiknek még nem sikerült válaszolniuk. Tehát állítson be egy automatikus válaszolót, amely tudatja az emberekkel, hogy megkapta az üzenetet, és megfelelő időben válaszol - remélhetőleg visszatartja a lelkes hódokat attól, hogy folyamatosan visszakapja Önt. Még válaszokat is tartalmazhat a gyakran feltett kérdésekre, hogy potenciálisan segítsen a hírnöknek segíteni (és megakadályozza, hogy egyáltalán válaszoljon).
15. Alkalmazza az OHIO stratégiáját
Hányszor nyit egy e-mailt, elolvassa, majd hagyja a beérkező levelekben, hogy később foglalkozzon? Ne csináld ezt! Valójában több időt és energiát igényel a többszöri feldolgozás. Ehelyett kövesse az OHIO (csak egyszer kezelje) stratégiáját, és azonnal foglalkozzon vele, akár törlésével, megválaszolásával, akár a megfelelő személlyel történő lövöldözésével, vagy több időt igénylő nagyobb üzenetek esetén elemzésével feladatok, amelyeket fel kell venni a teendők listájába.
16. Megszabaduljon a lehető legtöbb döntéstől
A döntési fáradtság valódi - és ez nehezebbé teheti a napjait. Annak érdekében, hogy ez ne befolyásolja a munkáját, távolítsa el a lehető legtöbb döntést. Ez azt jelentheti, hogy munkaruhát visel, így nem kell minden nap ruhát választania, ugyanazt a héti ebédet elvinni, vagy állandó értekezleten kell részt vennie a főnökével, így nem kell mindig feltennie a kérdést. az egyik. Bármi is igényel sok döntést az automatikus pilóta elé.
17. Állítsa le a multitasking feladatot
Ez a szokás úgy érzi , hogy jobban teljesít, de valójában lelassít, és nehezebbé teszi a munkát, mint amire szüksége lenne. Tehát mindent megtesz, hogy egy feladatra összpontosítson, amíg el nem készül, majd lépjen a következő dologra. Megállapítja, hogy tiszta a gondolata, és a munkája jobb (és könnyebb).
18. Hagyd magadnak egy Cliffhangert
Néha a munka legnehezebb része valami elindítása. Tehát, könnyebben ugrani a feladatra, ha megmagadsz egy sziklát. Ez azt jelenti, ha húzza a lábát egy projekt elindításához, csak indítsa el, csináljon egy kicsit belőle (még akkor is, ha ez nem a legjobb munka), és hagyja befejezetlenként, hogy visszatérjen a következő napra. A bejutás sokkal könnyebb lesz, ha már van valahova bejutni.
19. Távolítson el valamit a teendőkből
Komolyan vegye fontolóra a teendők listáján szereplő összes elemet, hogy kiderüljön, van-e valami olyan, ami valójában nem fontos. Ez különösen vonatkozik a dolgokra, amelyek folyamatosan kerülnek a hátsó égőre. Érdemes megkérdezni magadtól: "Ha annyira levontam ezt, tényleg szükség van erre?"
20. Mondja el „Nem” valamit
Amellett, hogy eltávolít valamit a tányérjáról, fontolja meg egy kicsit gyakrabban a „nem” mondatást az új kérésekhez. Nyilvánvaló, hogy ezt nem mindig tudja megtenni, hogy csak kilépjen a munkából, de ha túlterheltek vagy valami munkával kapcsolatos kérést kér (például információs interjú készítése egy barátja gyerekkel), szopja be és mondj „nem”. Íme néhány javaslat, hogyan kell ezt szépen mondani a főnökének és a barátainak.
21. Folyamatosan kérdéses találkozók
Ha még nem hallottál, a találkozók könnyen hatalmas időveszteséggé válhatnak. Minden alkalommal, amikor egy értekezletet ütemez - akár egy ismétlődő -, valóban fel kell kérdeznie, vajon egyáltalán meg kell-e valósulni, hogy túl sok időt foglalkoztat-e ehhez, vagy hogy jelen kell lennie. Ha úgy érzi, hogy a fenti kérdések valamelyikére nem válasz ad, fontolja meg a beállítást (vagy beszéljen a főnökével, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az Ön idejét a lehető leghatékonyabban használja).
22. Vegyen fel egy „ne-ne” listát
Annak érdekében, hogy önmaga többé nemet mondjon, és csökkentse a döntési fáradtságot, indítsa el a „nem-te” listát - olyan dolgok listáját, amelyekre soha ne pazarolja az idejét. Nézze meg ezeket az ötleteket az induláshoz.
23. Jelöljön ki néhány munkát
Van-e olyan feladat, amelyet tényleg nagyon retteg, vagy úgy érzi, hogy valójában már nem része a munkaköri leírásnak? Gondoljon arra, hogy érdemes-e ez egy fiatalabb alkalmazottra delegálni, vagy ha valóban fullad, akkor itt az ideje, hogy bevezetjen egy gyakornokot vagy új közvetlen jelentést. Íme néhány útmutatás annak meghatározására, mikor kell az átruházás a megfelelő út.
24. Vagy Crowdsource It!
Jennifer Dziura író a tömegforrás-felhasználást javasolja annak érdekében, hogy „kevesebb erőfeszítést tegyenek magadnak, miközben az ügyfelek és a felhasználók boldogabbá válnak.” Lényegében az ügyféllel vagy a felhasználóval együtt dolgozunk javaslatokat, prezentációkat és hasonlókat. Ha többet szeretne tudni arról, hogy ez hogyan játszhat ki a mindennapi munka során, olvassa el a cikkét.
25. Végezzen munkacserét
Van olyan feladat, amelyet vezetett, vagy igazán nem biztos benne, hogyan kell kezelni? Kérdezze meg az osztályának kollégáját, ha akar cserélni! Alapvetően az egyik legkevésbé kedvenc feladatát küldi el neki, és ő az egyikét küldi hozzád. Nem kell áthúznia magát valami olyasmi alatt, de a munka megtörténik - potenciálisan még jobb, mint amennyit maga meg tudott volna csinálni; ha valaki nem súlyosbítja a feladatot, akkor gyorsan láthat valamit, amit nem tudott.
26. Kerülje a perfekcionizmust (kivéve, ha ez tényleg számít)
Ha önre nyomást gyakorol, hogy minden munkája tökéletes legyen, az nemcsak stresszt kelt, hanem lelassíthat, és késleltetheti a befejező dolgokat, mert attól tart, hogy nem csak rendben vannak. Bizonyos esetekben (nagy év végi jelentés a főnökének, másolat, amely megy a világba) ez a részletekre való figyelem kritikus fontosságú. De másokban (e-mail küldése kollégájának, az előadás első vázlatának megszerzése a csapatodnak) a perfekcionizmusra összpontosítva az életét nehezebbé teszi, mint amilyennek lennie kell.
27. Keresse meg a folyamatok korszerűsítésének módjait
Van-e olyan feladat, amely mindig örökre elvégzi a teljesítést? Valami, ami úgy érzi, sokkal nehezebb, mint amilyennek lennie kellene, vagy valami, ami túlságosan sok időt vesz igénybe? Ahelyett, hogy időről időre tovább szállítanánk, nézzük meg, vannak-e módszerek racionalizálni ezeket a folyamatokat. Talán más társaságokkal beszél, hogy kiderüljön, találtak-e egyszerűbb utat. Lehet, hogy más szervezeti egységekkel koordinálja, hogy megnézhesse-e az időt vagy energiát. (Például van valami, amit a mérnöki csapat képes gyorsan felépíteni, és ez rengeteg időt takaríthat meg?)
28. Béreljen fel virtuális asszisztenst kis dolgokhoz
Mindannyian rendelkeznek azokkal a mentális dolgokkal, amelyek óráig tartanak, míg valaki más könnyen megteheti. Ha a társaságban nincs olyan személy, akinek delegálhatná őket, akkor fontolja meg egy virtuális asszisztens felvételét, hogy segítsen. Bármit megtehetnek, az utazási tervek ütemezésétől kezdve a jelentések igazolásáig és a következő prezentáción zajló unalmas tervezési munkáikig - bármi, amit rettegni kezd, és valójában nem önmagának kell tennie. Nézze meg Marissa Brassfield hatékonysági szakértő tanácsát, hogy kiderítse, vajon érdemes-e kiszervezni valamit.
29. Mindent rendben szervezzen
A fájljaid. A számítógépes mappák. Az asztal teteje. A beérkező levelek. Szánjon rá időt a szervezésre, hogy a szükséges dolgok megtalálása soha ne legyen akadálya a feladat elindításához. És hé, mindez csak 30 perc alatt megtörténhet!
30. Ne hagyja, hogy munkatársai megszakítsanak
Munkatársaik valószínűleg jól gondolnak, de a folyamatos csevegőprogram-frissítések, a legfrissebb projekttel kapcsolatos gyors kérdések vagy a hétvégékkel való csevegés komolyan összezavarják a fókuszáramot, megnehezítve a nehéz feladatok elvégzését. . Olyan rendszereket állítson fel, amelyek figyelmeztetik az irodai társaikat, amikor a zónában tartózkodik - legyen az nem zavaró üzenet a csevegésben, vagy hatalmas fejhallgató, amely azt jelenti, hogy nem kell zavarnia -, és egyértelműen kommunikálja őket.
31. Vegyünk egy napot
Nézze meg, tud-e besurranni egy hatalmas nap alatt délutáni zuhanás alatt. Még a 20-30 perces becsukás után több energiát adhat neked, mint a kávé, javíthatja a hangulatát, javíthatja az analitikai és tanulási képességeit, és elháríthatja a stresszt - ezáltal a nap többi része sokkal könnyebbé és kellemesebbé válik. Tehát zárja be az ajtót, besurranjon az autójához, vagy tegyen meg mindent, ami gyors alváshoz szükséges.
