A múlt héten műhelymunkát tartottam az egészségügyi szakemberek egy csoportjának, mikor egy új pénzügyi évet indítottak. A workshop előtt a résztvevőket felméréssel töltöttem fel munkájukról: mi ment jól és hol találkoztak kihívásokkal.
Nem meglepő, hogy néhány nagyon gyakori téma merült fel, amelyekkel a mi időnkben együtt foglalkoztunk. A három nagy részét képezte munkaterhelésük mérete, a rossz kommunikációs minőség és a másokkal való együttmûködés nehézsége.
Ki nem kapcsolódhat ezekhez a munkahelyi kihívásokhoz?
Mivel az egyes témákon dolgoztunk, a vita minden bizonnyal eszközöket nyújtott az általunk azonosított problémák megoldásához.
Ugyanakkor rájöttem arra is, hogy ha minden nap proaktív lépéseket tesznek ezeknek a problémáknak a megelőzésére, sok mindennapi enyhítést tudnak okozni a munkahelyi stresszükből. Bónusz: A jövőbeli találkozók az innovatívabb és kreatív koncepciók feltárására összpontosíthatnak.
Ennek érdekében három intézkedést alkalmazhat a munkájában, minden nap, hogy megelőzze a kihívásokat, amelyek sok csapatot kihúzzák. Olvasása közben fontolja meg, hogy ha minden nap megnézné ezt a három kulcsfontosságú teljesítménymutatót, akkor az hogyan változhat a munka élete.
1. A három kritikus prioritására töltött idő százaléka
Szinte minden ügyfélnek, akit látok, túlzott munkaterheléssel küzd. Ha azonban időt vesz igénybe a munka tényleges lebontására, ez általában sok elpazarolt időt és energiát igényel. A munkaelkerülés, a késleltetés, a többfeladatok és a figyelmezettség elvonása minden mellékút alapvető munkát jelent, növeli a stresszt, és a munkaterhelés nagyobbnak tűnik, mint amilyen van.
Ha munkaterhelést igényel, itt van egy gyakorlat, amelyet minden nap el kell végeznie: Helyezzen el két oszlopot egy oldalra. Bal oldalon rögzítse a három-öt legnagyobb, legfontosabb, a teljesítményt befolyásoló prioritást - tudja, azokat, amelyek meg fognak jelenni az év végi áttekintésen, emelést kapnak, és a tanszék pontszámát érintővé teszik .
A jobb oldalon minden nap nyomon követheti a ténylegesen elvégzett munkát és az egyes feladatokhoz szükséges időt. Ezután kövesse nyomon az idő százalékos arányát, amelyet a legfontosabb prioritásokra fordít, szemben az összes mással.
Mit veszel észre?
Ha nincs különbség a legfontosabb prioritások és az Ön által eltöltött idő között, akkor valószínűleg szenved a munkaterhelés inflációja. Sok feladaton dolgozik, és késik, de nem a legfontosabb dolgokat készíti el.
Másrészt, ha a prioritásokhoz megfelelő mennyiségű figyelmet fordít, és a kevésbé kritikus munkát később hagyja (vagy visszavonja, ha erre van szüksége), akkor a munkaterhelése reálisabbnak tűnik. Bónusz: Sokkal koncentráltabban és eredményesebben érzi magát a folyamatban.
Íme még egy tipp: Menedzserként, ha valaki odajön hozzám, mondván, hogy túl nagy a terhelése, szeretném látni ezt az elemzést minden további beszélgetés előtt. Mielőtt eljuttatja a terheléssel kapcsolatos kérdéseit a menedzseréhez, ellenőrizze, hogy rendelkezik-e tényekkel arról, hogy mi tényleg növeli a méretét.
2. A hallgató stílusához igazított kommunikáció százaléka
Ó, kommunikáció. Szeretem George Bernard Shaw idézetét: „A kommunikáció egyetlen legnagyobb problémája az illúzió, hogy megtörtént.” Mennyire igaz?
A csapattagok (és a főnökök) közötti és a közötti rossz kommunikáció összegyűjti a munkákat, és mindent megnehezít.
Habár ennek számos oka van, a műhelyben felmerült egy fő oka, amelyet gyakran látom: Amikor kommunikálunk, gyakran inkább azon gondolkodunk, hogy mit kell mondanunk, ahelyett, hogy a másiknak miért kellene hallaniuk azt.
Hadd mondjak példát. Mindannyian különböző erősségekkel, munkastílusokkal és személyiségekkel rendelkezünk. Inkább sofőr vagyok, ami azt jelenti, hogy nagyon közvetlen, egyenesen a pontra kommunikációs stílusom van. A karrierem alkalmanként azt mondták, hogy „megfélemlítem” vagy „megközelíthetetlen”. Nehéz elhinni, tudom - soha nem gondoltam magam ilyennek. De a közönség megtette, és ennyi volt a fontos.
Válaszul megtanultam a kommunikációs stílusomat és a tartalmat a közönségemhez igazítani. Tehát, ha a célpontom valaki, akit nagyon a kapcsolatok irányítanak, és foglalkozik a munkahelyi kapcsolatépítés társadalmi vonatkozásaival, akkor a közvetlen, ponton kívüli stílusom félelmetesnek vagy túlnyomónak érzi magát.
A megközelítésem kiigazításával - ugyanaz az üzenet továbbítása, de lassabban, több társadalmi kegyelemmel és az emberrel való kapcsolattartásra való összpontosítás mellett - ez a személy jobban hall engem. Ezután ténylegesen hallgatnak, ahelyett, hogy megfélemlítették és védekezőbbé válnának.
Hatékonyabban fog kommunikálni, ha szem előtt tartja a közönség igényeit. Nézze meg a munkahelyi különböző kommunikációs stílusokat, és látja, hogyan alakíthatja át üzenetét úgy, hogy mások jobban megkapják azt, amit mond.
Ne feledje, hogy nem a közönség feladata az üzeneted értelmezése. A te dolgod, hogy kommunikálj úgy, ahogy a közönség megérti.
3. A munkahelyi kapcsolatok ápolására tett lépések
Nézzünk szembe a tényekkel: A munka napjainkban a kapcsolatain keresztül zajlik, amelyek a körülötted lévőkkel vannak. Ha nincs szoros kapcsolata, a munkád szenvedni fog.
A gyenge munkahelyi kapcsolatok negatív környezetet teremtenek. Gondolj bele: Valószínűleg olyan embereknek ütköznek, akiket nem igazán érdekel? Milyen lesz a morál, ha gyenge vagy közömbös kapcsolat áll fenn az irodában? Élvezni fogja annyira dolgozni?
Műhelyünk résztvevői különféle osztályokból, kultúrákból és nemzedékekből származó kihívások nyomán feszültek. A munkahelyen könnyen választhat, hogy hagyja-e ezeket a tulajdonságokat megosztani. Vagy arra törekszhet, hogy leküzdje ezeket a megosztásokat, szándékosan kapcsolatot létesítve és ápolva azokkal, akik nem olyanok, mint te. Számos módja van a kapcsolatépítésnek másokkal - és ennek nem kell, hogy legyen nehéz vagy időigényes.
Tegyük fel például, hogy minden héten találkozzunk egy kávéval, vagy más csoporttal üljünk ebédre. Dicséret másoknak (hitelesen) az elvégzett munkáért; küldjön elismerő jeleket, ha indokolt.
És ha érzi a konfliktust egymás és egy másik munkatársa között, akkor ne kerülje el (és ennek következtében hangsúlyozza ki) - hívja meg őt egy beszélgetésbe, hogy megvitassa és megoldja a különbségeit. A kapcsolatok ápolása érdekében tett erőfeszítések megerősítik a kapcsolatokat a csapattal, és növelik a saját önbizalmukat is.
Most már felkészültél arra, hogy egy nagyon új objektív segítségével értékelje a munkanapját. Ha összpontosíthat a prioritásokra, a kommunikáció hatékonyságára és a kapcsolatok minőségére, akkor csodálatos eredményeket fog elérni.
