Mint valaki, aki nagy szervezetet működtet tucatnyi virtuális alkalmazotttal, láttam, hogy tisztességesen részesül az e-mailek. És mint az élet minden más dolgában, egyes üzenetek jobbak, mint mások.
Az e-mail levelezés világában a „ugh” valószínűleg az utolsó, amit a főnöke el akar mondani, amikor elolvassa az üzenetet. Szóval, milyen típusú üzeneteket kell elkerülnie a küldést, és hogyan lehetne jobbá tenni azokat? Az alábbiakban bemutatunk három kiváló példát.
1. Nem szükséges nyomon követési e-mailek
A nyomon követési e-mailek minden formában és formában megjelennek, tehát mi miatt felesleges? Ha az összes üzenet az, hogy felkéri a főnököt, hogy küldjön e-mailt, az inkább kellemetlen, mint fontos levelezés.
Nagyon sok ember paranoia miatt küldi el ezeket az e-maileket arról, hogy valami rosszat tett vagy elmulasztottak valamit, de a főnök szempontjából elmondhatom neked, hogy több nyomon követési e-mailt kapni nehéz, ha valaki nem adott nekem esélyt lélegezni.
Egy példa: Rég régen volt egy alkalmazottom, aki pánikba esne, ha egy órán belül nem válaszolnék az e-mailekre, azt gondolva, hogy ez azt jelentette, hogy valami rosszat tett (amikor a valóságban csak nem értem el az e-mailbe). Gondolok egy olyan esetre, amikor egy hosszú napból hazaértem, hogy hat (igen, hat !) E-mailt találjak tőle, és kérdeztem, megkaptam-e az üzenetet.
Yikes.
Mit kell küldeni ehelyett
Noha a legtöbb ember nem lenne olyan paranoid, hogy egy napi hat nyomon követési e-mailt küld, még egy rosszul időzített nyomon követési e-mail is csak bosszanthatja főnökét.
Ha az e-mail tartalmával ma nem kell foglalkozni (ebben az esetben valószínűleg személyesen beszéljen a főnökével az e-mail küldés helyett), azt javaslom, várjon legalább 24 órát, majd küldje el azt, amit szeretnék „hamis követésnek” hívni. -up ”üzenet.
Ez magában foglalja a nyomon követés elküldését („Csak ellenőrizze, hogy megbizonyosodott arról, hogy megkapta-e a negyven negyedéves jelentést, amelyet két nappal ezelőtt küldtem el neked”), de tartalmaz más apró információt is, legyen szó egy közelgő bemutatóról vagy egy frissítés egy aktuális projekthez (“Ó, és most kaptuk meg a legfrissebb számokat az X számlán, és az eladások 30% -kal növekednek!”). Ez lehetővé teszi, hogy alattomosan kérjen frissítést a főnöktől, miközben olyan információkat is ad neki, amelyek hozzáadott értéket teremtenek, és így kevésbé érzi magát, mintha csak hibáztatná őt.
2. Új ötletekkel kapcsolatos e-mailek
Teljesen szeretem a lelkes csapat tagjait, de ami kissé megdöbbentő, ha az alkalmazottak elküldik nekem minden új ötletet - külön e-mailben. Egyszer kaptam 10 különféle e-mailt a 24 órás időtartamra, mert a marketingcsapat valaki ösztönző lépést kapott, és új ötleteket küldött nekem.
Noha fantasztikusan sok új dolgot kipróbált, ugyanakkor rendkívül zavaró volt mindent katalogizálni és minden bejövő e-mailt és ötletet nyomon követni. Még akkor is, ha csak egy e-mail érkezik új ötletekkel vagy fogalmakkal, ez olyan egyszerű. hogy elveszítsem azt a fekete lyukat, amely a beérkezett leveleim.
Mit kell küldeni ehelyett
Először azt javasolnám, hogy várjon megfelelőbb időt az ötletek előterjesztésére. A marketingcsapat alkalmazottja mellett a következő héten tervezett Google Hangout-találkozóra vártam, hogy ezt előkészítsem.
Ha nem biztos benne, mikor van a megfelelő idő - vagy valamilyen okból az e-mail az egyetlen lehetőség -, azt javaslom, hogy küldjön e-mailt a főnökének, mondván, hogy van néhány új ötlete, és szeretné tudni, mi a legjobb módszer a megosztáshoz. ezek lennének. Ha az alkalmazottom ezt kérte volna, mondtam volna neki, hogy küldjön nekem egy e-mailt egy Word-dokumentummal, amely mindennel kitöltött, amit csak akart. Sokkal egyszerűbb lett volna, és később is könnyen menthető volt. A főnöke javasolhat egy gyors hívást, hogy beszéljen velük, vagy kérheti, hogy készítse el az ötleteket, majd töltse le őket e-mailben a hét egy bizonyos napján.
3. Olyan e-mailek, amelyekben a főnök nem ok
Bármelyik szakember bosszantana lenne azért, hogy meghallgatják az e-mail szálakban, amelyekbe nem igazán tartoznak: Csak növeli az e-mailek egyre növekvő halomát, és pazarolja az időt olvastam olyasmit, amit valószínűleg nem kell tennie.
A munkavállaló szempontjából értem: Biztosítani szeretné, hogy a főnöke tudja, hogy a munkáját végzi, és hogy megpróbálja nyitva tartani a kommunikációs vonalat. De a legtöbb esetben ez valójában eltömíti a főnök beérkező leveleit.
Mit kell küldeni ehelyett
Hacsak a főnökének feltétlenül a hurokban kell lennie, vegye ki a CC vonalból, és ha az interakció véget ér, küldjön egy nagyon rövid összefoglalót a beszélgetés során felmerült lényeges információkról („FYI, Y társaság lesz szerepelt abban a történetben Z-napon ”). Tájékoztatja a menedzserét arról, hogy mi folyik, anélkül, hogy folyamatosan a sorban maradna, amint kitalálta a részleteket. Egy e-mail határozottan eléri a 42-et!
Összességében annak a játéknak a neve, amely a főnökével e-mailt küld, az az, hogy egyszerűsítse az üzeneteit, és szelektívebb legyen az Ön által küldött témában. Úgy tűnik, hogy ellentmondásos, de ha kevesebb e-mailt kapok egy alkalmazotttól, de mindegyik értelmes, akkor valószínűleg azt gondolom, hogy az ember jobb munkát végez, mint amit valaha is hallottam.
