Mint sokan közületek, nem emlékszem a szakmai életre (még kevésbé a személyes életre), ahol nem válaszoltam e-mailben. Leginkább ez a hatékony és egyszerű kommunikációs módszer, és helyes használat esetén időt takarít meg, válaszol a kérdésekre és kapcsolatot létesít. Elegendő azt mondani, hogy nem hiszem, hogy nélküle élhetek volna.
Sajnos az e-mailek könnyűsége és a gyorsaság, amellyel sokan megszokták az üzenetek küldését, továbbítását vagy megválaszolását, néhány akadályt jelent, ha tetszik. Kevés toleranciát tapasztalok az olyan gondatlan hibák ellen, mint például a helytelenül írt szavak (a legtöbb program figyelmezteti Önt az ilyen gépelésekre, egy vigyázó piros vonallal), és azt mondják, hogy CC-t fogsz valakinek megkísérelni, majd elfelejti, hogy valóban CC-t visel. Ez amatőr terület. (Bár anyám megbocsátott azért, mert időnként üzeneteket küldött nekem nagybetűkkel.)
Komolyan, mivel a fórum gyakran az első számú módja annak, hogy kapcsolatba lépjen egy ügyféllel, főnökével vagy hálózatépítő személlyel, feltétlenül megfelelő. És nem csak a kifelé mutató matrica, hanem önmaga számára is - utálnád, ha a címzett elmulasztja az üzenet lényegét, mert egy (elkerülhető) hibára összpontosít. Ma az elírás elveszít egy kis tiszteletet egy munkatárssal szemben, holnap nagyon elveszítheti munkalehetőségeit egy konferencián találkozott személlyel.
Előtte három hihetetlenül alapvető hiba, amelyet elkövethet anélkül, hogy rájönne, mennyire szakszerűtlenül teszik az olvasót.
1. Felejtsd el csatolni
A karrier-edző, Rajiv Nathan nagyon hálás az Outlook és a Gmail figyelmeztetéseinek, amelyek tudatják velük, hogy mellékletek nélkül üzenetet küldenek, amikor kifejezetten kijelenti, hogy valójában csatol valamit. Miért? Mert még mielőtt léteztek, rendszeresen elkövette azt a nyilvánvaló hibát, hogy nem csatlakozik, nem egyszer, nem kétszer, hanem háromszor is!
Nathan elismeri, hogy karrierjének korai szakaszában rettenetes szokása volt, hogy munka közben rohan. Ennek eredményeként gyakran e-maileket küldött, amelyben azt mondta: „Kérjük, olvassa el a mellékelt fájlt”, anélkül, hogy ténylegesen csatolta volna. Nathan emlékszik a szükséges nyomon követés elküldésére: „Sajnálom! Ide megy! ”Sajnos ez nem mindig véget ért. „Végül, a harmadik nyomon követéskor (és a negyedik e-mailben) csatoltam az átkozott dolgot” - emlékszik vissza Nathan.
"Határozottan nem jó megjelenés" - ismeri el Nathan. Valójában olyan rendszeres probléma volt, hogy az egyik teljesítmény-áttekintése során megjelölték, hogy javítandó. Ettől a ponttól kezdve Nathan egy papírcsíkot ragasztott a képernyő tetejére, amelyen a következő volt: „Csatoltad a fájlt?”
Vigyázzon különösen a „csatolt” említésére, hogy az e-mail elküldése előtt megjelenjenek a praktikus utasítások („Mondta, hogy mellékelték? Küldés egyébként?”). Mindenkinek megengedett a csúszás itt vagy ott, de szokásként viselkedik ennek a gondatlan viselkedésnek, és jó hírnevet szerezhet Önnek, mert nem tudja elvégezni ezt az alapvető feladatot.
2. Ön tovább és tovább
Az egyik legközelebbi barátom egy ügyvéd, aki óránként számláz. Mint ilyen, hozzászokott, hogy kíméletlenül írjon és ne dobjon tovább. Levonhatnék tőle a leckét.
Jenny Foss, a Múzeum karrier-edzője hangsúlyozza annak fontosságát, hogy azt mondja, amit mondani kell, és nem többet. Elmagyarázza: "Ha nem tudjuk mondani, amit mondani kell - tömören és figyelembe véve a címzett idejét, könnyen bosszanthatja valakit, aki hajlandó volt hallani téged, vagy akár örül, hogy hallani téged."
Ez különösen igaz, ha „e-mailt küld egy szívességet, beadványt vagy támogatást keres, vagy akár csak azért, hogy megérintse az alapot, vagy kérdést tegyen fel.” Annak ellenére, hogy milyen hasznos lehet az üzenetek oda-vissza forgatása, megvan Néhány ember számára ez valódi vonzerő lehet, és Foss figyelmezteti Önt, hogy „tartsa szem előtt, hogy a fogadó végén lévő személy nagyon jól megtalálja e-mailben (általában) létezését. Ez a személy éjszaka akár éjfélig is lehet, csak megpróbálja kitalálni magát az e-mailek tömegéből. ”Ezért mondja el, hogy gondosan kell bemutatnia ötleteit, vagy kockáztatnia kell, hogy„ szakszerűtlen vagy egyenesen meggondolatlan ”. Nathan balesetéből adódóan több egymást követő, mellékletek nélküli jegyzet lett küldve: „Ne az ég kedvéért küldj három e-mailt egymásnak. Helyezze össze gondolatait, és küldje el egyet ”- fejezi be a következtetéseket Foss.
A gyakorlatba kerülhet, ha csak azt mondja, amit egyértelműen el kell mondania, ám hosszú távon az erőfeszítés megéri. Mielőtt elküldené, olvassa el az írott elemeket, és vágjon le minden szükségtelen dolgot, például olyan szavakat, sorokat vagy akár egész bekezdéseket is, amelyek csak megismételik vagy újból megismételik azt, amit már mondott. Csábító lehet túlságosan magyarázni, de a kísérletei gyakran ismétlődőnek tűnnek. A céltudatosság és az iránytól való írás megtanulása jól szolgálja majd a sok professzionális e-mailt. Az olvasó megköszönni fogja a rövidséget, és sokkal nagyobb valószínűséggel fog válaszolni természetben - ahelyett, hogy túl hosszú üzenetet olvasatlanul hagyna egy versenyképes mappában.
3. Rosszul írta be a személy nevét
Nem csak nem. Nincs ok arra, hogy valakinek írj és nevével helyesen írd be. Mindannyian megvan a házi kedvencünk, és ez az enyém, de biztos vagyok benne, hogy nem vagyok egyedül. Itt van a dolog, a nevem és helyes helyesírása az aláírásomban és az e-mail címemben található, ami rendben van a szabadon, hogy a feladó láthassa. Annyira érzékeny vagyok ezzel a kérdéssel kapcsolatban, hogy rendszeresen ellenőriztem a nevek helyesírását, amelyeknek általában egynél több lehetősége van (Kristin, Stephen, Mark, Carrie és még sok más), mielőtt elküldöm a küldést.
Két további másodpercig tart? Biztos. De a dolgok nagy rendszerében nyilvánvalóan nincs idő. Inkább megszerezzem az első alkalmat, mint hogy bocsánatot kérje a gondatlan hibám miatt. Ha annyira elfoglalt vagy , hogy nem is tudja megkapni annak a személynek a nevét, akihez közvetlenül szól, akkor mit kell tennie sietve? Így fogja csodálni az olvasó. Ez a kicsi és vitathatatlanul egyszerű hiba az Ön többi képességének nagy részét beszéli. Tehát ellenőrizze újra a munkáját, és helyesen vegye fel a kapcsolatot az emberrel.
Valószínűleg sok e-mailt küld és fogad egy adott napon. Kerülje az apró, gondatlan hibák elkerülését, amelyek elsősorban azt az üzenetet küldenek, hogy nem vagy olyan profi, mint valójában. Ne áldozza fel a minőséget a sebesség érdekében, és Pete kedvéért (vagy Peter?) Ne veszítse el a tiszteletpontot az elkerülhető e-mail hiba miatt.
