25 Az e-mail etikett alapvető szabályai, amelyeket tudnia kell - a múzeum

Email. Ez egyben nagy kényelem és szüntelen figyelmezetés. De függetlenül attól, hogy hogyan érzi magát a jelen pillanatban, az egy dolog biztos - ez egy elkerülhetetlen szükség. Valószínű, hogy nem tudsz munkanapon keresztül eljutni egy (rendben, valószínűleg egynél több) e-mail összeállítása nélkül.

És ha profi akar lenni, és egyértelműen, hatékonyan átadja a véleményét, és ez nem arra készteti munkatársait, hogy tiszta frusztrációtól le akarják fejezni az íróasztalukat? Nos, van néhány különféle etikettszabály, amelyeket érdemes szem előtt tartani.

"Igen igen igen. Mindezeket egymilliószor hallottam már korábban ”- valószínűleg gondolkodsz. De annak ellenére, hogy hányszor dobták ezeket a pontokat otthonra, hajlandó vagyok fogadni, hogy az elmúlt héten legalább egyszer - talán akár egy napig - legalább egyszer elküldött egy közös e-mail faux pas-t.

Mondanom sem kell, hogy mindannyian alkalmanként használhatnánk egy frissítőt. Tehát itt van egy praktikus lista, amely segítséget nyújt az e-mail etikettszabályok betartásában, amelyeket esküszöm, hogy tudsz - ám ezeket nem valósítják meg.

Az alapok

Ha házat építesz, akkor az alagsorral kezdd el. Tehát, mielőtt belemerülnénk az e-mail konkrét szakaszaiba, vessünk egy pillantást az alapokra.

Még akkor is, ha figyelmen kívül hagyja vagy elfelejti a cikk minden egyes részét, legalább ellenőrizze, hogy bejelölte-e ezeket a négyzeteket.

1. Ha személyes címről küld - például munkalehetőségre vagy információs interjúra -, akkor ellenőrizze, hogy címe továbbra is professzionálisan hangzik-e. A helyes benyomást kelteni akarja, és a „[email protected]” nem fogja csökkenteni.

2. Ha dühös üzenetet kapott vagy feldühítette magát, lépjen néhány percre a számítógéphez. A pillanat melegében valami elégetése csak problémákat okoz.

3. Tartalmaz egy barátságos üdvözletet és bezárást. Ezáltal az összes üzenet sokkal teljesebb, csiszoltabb és profi.

4. Lektorált. Eleget mondott.

Időzítés

A hatékony ütemezés egyike azoknak a dolgoknak, amelyeket nagyon könnyű elfelejteni, amikor mindent megtesz a beérkező levelek mappájában.

De ha valaha is azonnal megkapta az egyszavas választ egy átgondolt, hosszú üzenetre, vagy heteket várt egy olyan válasz megkapására, amelyet idegesen várt, azt hiszem, elfogadja, hogy az időzítés méltó egy kicsit több megfontolás.

1. Általános szabályként válaszoljon az e-mailekre, amint reálisan képes. Nem akarja hagyni, hogy az emberek lógnak.

2. Ha az üzenet egy kicsit több időt és elgondolást érdemel, akkor ne dobjon el egy félbevágott, azonnali választ, csak azért, hogy kiszálljon a tányérjáról. Ehelyett válaszoljon és erősítse meg, hogy megkapta -, és értesítse a feladót, hogy egy kis időt vesz igénybe a dolgok átgondolására.

3. Nagyszerű tipp a válaszok ellenőrzéséhez? Alex Cavoulacos, a Muse társalapítója azt ajánlja, hogy minél gyorsabban válaszoljon, annál rövidebb legyen a válasz.

A címzettek

Látszólag végtelen e-mail láncok. Munkatársak, akik továbbra is CC-vel küldnek üzeneteket, amelyeknek semmi köze sincs hozzád. Azok a csapattársak, akiknek nincsen tudomása, mi az a praktikus BCC mező.

Mindezek a dolgok, amelyekre valószínűleg szorgalmaz - legalábbis, amikor mások elkötelezik őket. De kapcsoljuk be egy reflektorfényt egy percre. Megszegte-e a címkék listájára vonatkozó ezen etikettszabályok egyikét?

1. Óvatosan járjon el a „Válasz mindenkinek” használatakor, és csak akkor használja, ha az adott szálat mindenkit frissíteni kell. Figyelmeztettek.

2. Ne félj a BCC használatától, különösen azokban az esetekben, amikor nem akarja, hogy az összes cím vagy címzett mindenki számára látható legyen.

3. Ez egy praktikus szabály, amelyet figyelembe kell venni: Ha valaki felkerül a „Címzett” mezőbe, akkor válaszra számít. Ezzel szemben, ha CC-jét veszi az embernek, akkor egyszerűen csak a másoknak szóló üzenetében tartja őt a hurokban.

4. Mindezek mellett minél kevesebb embert lehet felvenni egy e-mailbe, annál jobb. A túl sok szakács a konyhában valószínűleg zavart és keresztbe helyezett vezetékeket okoz.

Tárgy

Mi az első része üzenetének, amelyre az emberek szemmel néznek? Ez egyszerű: a tárgyad.

Mint már tudod, egy nagyszerű tantárgy csodákat hozhat az e-mail egészében. Rossz téma? Nos, mondjuk csak, hogy ez nagyon súlyosbíthat a kedvezményezettek körében.

1. Tegye a témakört specifikusává, és ne támaszkodjon olyan homályos kifejezésekre, mint a „Bejelentkezés”. Ez lehetővé teszi a címzetteknek, hogy azonnal megvilágítsák, mi az üzenete. Ráadásul sokkal könnyebb lesz megtalálni, amikor később szüksége van rá.

2. Tartsd röviden. Miközben azt akarja, hogy pontos legyen, ez nem azt jelenti, hogy a saját önálló bekezdésének kell lennie. Próbáljon kevesebb, mint 10 szót tartani - bármi hosszabb is lehet, ami valószínűleg a saját mondata.

3. Bármennyire is siet, ne hagyja ki teljesen a tárgymezőt. Senki sem szereti látni ezt a baljós „Tárgyat” a postaládájában.

E-mail törzs

Itt van - az üzenet húsa és burgonya. A többi mező fontos, de itt valóban világossá teszi, hogy miért lép kapcsolatba az elsődleges személlyel.

Igen, a munkahelyi kommunikáció egyre inkább véletlenszerűvé válik. De ez nem azt jelenti, hogy azt akarja, hogy az e-mailek teljes organizálatlan rendetlensé váljanak. Ügyeljen arra, hogy lépjen be ezeknek az etikettszabályoknak, és üzenetei biztosan csiszolt és professzionálisak.

1. Ez egy újabb hely, ahol a lehető legtisztábbnak és tömörnek kell lennie - valószínűleg csak úgy gondolja, hogy az e-mail küldés aranyszabálya. Végül is, ha valami szöveges oldalakat magyaráz meg, akkor valószínűleg jobb, ha személyesen vagy telefonon csinálja.

2. Ragaszkodjon az összes hagyományos írási szabályhoz, amelyet megtanult az iskolában. Ez azt jelenti, hogy megfelelő a mondat felépítése, nagybetűs írásmód, írásjelek, és ellenáll a kísértésnek, hogy hangulatjelekkel terelje üzenetét.

3. Győződjön meg arról, hogy az üzenet tartalmaz egyértelmű kérést vagy műveletet. Függetlenül attól, hogy valamely munkatárs véleményét kérdezi valamiről, vagy részleteket keres a projekt darabjáról, akkor megalapozott okkal kell rendelkeznie az e-mailek küldéséhez - és ezt az okot egyértelművé kell tennie.

4. Ha a címzettnél nincs szükség intézkedésre, és egyszerűen e-mailt küld a frissítés biztosításához, akkor ezt is tisztázza. Az embereknek el kell távolodniuk az Ön jegyzetétől, tudva, hogy mi várható el tőlük.

5. Használjon pontot vagy számozott listát, ha szükséges. Mindannyian elfoglaltak vagyunk, és néhány formázás sokkal könnyebbé teszi az üzenet áttekintését és a legfontosabb események beszerzését.

6. Fontosítsa fel a fontos információkat, hogy kiemelkedjen, de kerülje az összes sapka használatát, ami úgy néz ki, mintha kiabálsz.

7. Használjon olvasható betűtípust, és kerülje a túl sok különböző betűszínt. Azt szeretné, ha üzenete a lehető legegyszerűbben olvasható lenne.

Mellékletek

Csatolnia kell valamit az e-mailhez? Gyakran utógondolat, és csak azt kell megcéloznia, amire szükség van, mielőtt elküldené a „küldés” elemet.

De a mellékletek nem az e-mail világ vadnyugata. Nem, még mindig vannak néhány etikettszabály, amelyeket érdemes megbizonyosodni arról, hogy betartja-e.

1. Mielőtt bármit csatolna, ellenőrizze, hogy valóban szükség van rá. Nincs értelme egy mondatot tartalmazó egyoldalas Word-dokumentumot csatolni.

2. Ha kétségei vannak, csatolja a fájlt PDF formátumban, így nem szabad felmerülnie kompatibilitási problémákkal.

3. Ha nagy mellékletet kell küldenie, akkor először „tömörítse” vagy tömörítse.

4. Változtassa meg a fájlt, mielőtt elkészíti az e-mail szövegét. Így elkerülheti a „Sajnálom, elfelejtettem a mellékletet!” Rettegett követő üzenetet.

Ha a szemét forgatja, és azt állítja, hogy ezeket már hallotta, akkor nem hibáztatlak téged. De valószínű, hogy még mindig nem tartja be ezeket a gyakran ismételt etikettszabályokat, időnként.

Tehát fontolja meg ezt a barátságos emlékeztetőjét, hogy távozzon az autopilótból, és fokozottabban figyeljen üzeneteire. Munkatársainak köszönöm.

Van más szabálya vagy házi kedvence, amelyet felvehet a listára? Hadd tudjam meg a Twitter-en!