Mindenki mindig arra törekszik, hogy megkönnyítse a munkát. És nincs hiány tippekből, trükkökből és csapkodokból, amelyek célja a cél elérése.
De az, ami számomra napról-napra működik, az ismétlődő feladatok automatizálása. Ennek az a gondolata, hogy ennek mentén megtakarítja a mentális energiáját olyan projekteknél, amelyek valójában mély gondolkodást és összpontosítást igényelnek.
Valószínűleg azt gondolod, hogy ez jól hangzik, de hogyan csináljam?
Csak annyit kell tennie, hogy összeállít egy csaló lapot.
A legegyszerűbb és leghasznosabb lap olyan elemeket tartalmaz, amelyeket általában másol és beilleszt. Nem is számít, milyen iparágban vagy. Ha számítógépet használ munkájához, valószínűleg több dologra van szüksége, amelyeket rendszeresen meg kell keresnie, mielőtt elvégzi a feladatot.
Számomra ez a HTML-kód néhány különféle sora, amelyre gyakran szükségem van a cikkek feltöltésére a The Muse-ba.
A múltbeli pozíciókban volt néhány időtakarékos, fókuszmegőrző lapom készen: az egyik az Excel táblázatkezelő képletekhez, a másik az emlékeztető fejlécekhez, és a legnépszerűbb, egy telefonszámmal ellátott dokumentum és a számítógépes bejelentkezési utasítások az újhoz alkalmazottak. Ahelyett, hogy a pénzügyi iroda telefonszámának újbóli felkutatásával kellene aggódnom, fordulhatnék a megbízható dokumentámhoz, átmásolhatom és beilleszthetem a szükséges adataimat, és elküldhetem az e-mailt, anélkül, hogy elveszítenék a munkát.
Szóval hogyan kezdje el pontosan?
1. lépés: Jegyezzük fel, amit talál, és amit újraír, vagy ismételten keres
Lehet, hogy mindennap sok hasonló vagy hasonló módon megfogalmazott e-mailt küld. Ha minden alkalommal a semmiből ír, akkor értékes agyi energiát (és időt) pazarolsz. Mint láthatja a fenti példában, a barátaim mindig azt kérdezik tőlem, hogyan lépjenek fel a Múzeum felé - most már gyorsan reagálok, készen állva.
A „csalólap” néhány e-mail sablonból állhat, amelyek készen állnak az újrafelhasználásra, attól függően, hogy ki a címzett. (És ha a Gmailt használja, feltétlenül vizsgálja meg a Konzervválaszokat - ez játékváltó.)
2. lépés: Válasszon módot az információk tárolására
Nincs egyetlen módja ennek - ezt a programot használja, amely a leginkább értelmezhető. Ez jelenthet egy Word dokumentumot, Google dokumentumot, Jegyzettömb bejegyzést vagy akár egy jelölt mappában tárolt e-mailek vázlatát. Bármit is választ, az a fontos, hogy könnyen hivatkozhasson rá.
3. lépés: Töltsön 20 percet a dokumentum kitöltésével az első lépésben szereplő elemekkel
Bármi legyen is (e-mailek, Excel képletek vagy esetleg telefonszámok), érdemes egy kis erőfeszítést megtenni, ha egyszer beírja egy dokumentumba, majd egyszerűen elérhetővé teszi azt a jövőbeni újrafelhasználáshoz. Nekem tudom, hogy óriási megkönnyebbülés (és valószínűleg órákat takarítottam meg), amikor csak megnézem az asztalomon található megjegyzését, hogy lemásoljam és beillessem azokat az Excel-képleteket, amiket naponta többször kerestem.
És meg is őrizheti ezt a régi iskolát, ha inkább ezt akarja. Vigye magával a régi irodai adminisztrátort: Különböző színű öntapadó jegyzetekkel borította meg a monitorát, amelyek segítettek neki gyorsan utalni az állapotkódokra és a rövidítésekre, amelyekre naponta szüksége volt.
Bármelyik rendszert részesíti előnyben - egy jegyzet a digitális notebookban, egy Word dokumentum vagy akár öntapadó jegyzet - találhat valamit, amely az Ön számára megfelelő. És bár tudom, hogy néha nehéz lehet szünetet tartani az őrült teendők listáján, hogy dolgozzon valami olyan, ami unalmasnak érzi magát ebben a pillanatban, ez egy munka-hack, amely órákat takarít meg a vonalon. Meg tudod csinálni abban az időben, amire el kellett vennie egy kávét a blokkról.
Nos akkor mire vársz még? Ez az egyik legegyszerűbb dolog, amit megtehetsz a napi termelékenység növelése érdekében.
