Itt egy szomorú valóság: A vezetők idejük 35–50% -át bárhol eltöltik üléseken, és mégis a vezetők az ülések több mint felét kudarcnak tekintik.
Ez nem olyan sokkoló. Túl gyakran találunk egy olyan ötletbörze-ülést, amely csak kissé túl hosszú vagy nem elég hosszú, vagy zavaró, frusztráló, vagy teljesen termékeny.
Természetesen számos megoldás is létezik. Megszakíthatjuk. Átrendezhetjük. A találkozót e-mail láncrá vagy Slack beszélgetéssé alakíthatjuk.
Bizonyos esetekben ezek mind megfelelő lépések. De néha ténylegesen erőfeszítéseket kell tennünk annak érdekében, hogy megértsük, hol tartanak találkozásaink, és aktívan kell dolgoznunk azok javítása érdekében. Mert végül is nem hagyhatjuk meg az emberekkel való találkozást - soha semmit sem fog tenni.
Ha a tettest kereste, akkor kérdezze meg önmagától ezeket a kérdéseket, és alkalmazza ezeket a tippeket a munkahelyi hatékonyabb találkozók lebonyolításához:
1-3. Kérdés az ülés előtt
Igen, a megbeszélés még a kezdete előtt is kudarcot vallhat. Itt van, amire gondolnia kell, mihelyt elküldi ezt a meghívót.
1. Úgy érzi, felkészült?
Meg van állítva az összes anyag? Van-e terv az ülés menetére? Van-e konferencia terem és lefoglalva?
Legfontosabb barátja napirend lesz - ilyen nélkül nem lehet nagyszerű találkozó.
A másik fontos dolog, amelyet idő előtt el kell készíteni, a találkozó célja. Tegye fel magát (és talán írja le): „Mi az, amit megvalósítani akarok?” Lehetséges, hogy valami kicsi, például frissítse a csapatot, vagy nagy, például hogy kidolgozzon egy stratégiát a felhasználói elkötelezettség fokozására. Ügyeljen arra, hogy mindenki igazodjon ehhez a célhoz, hogy ne próbálkozzon az ütköző ötletekkel egy rövid munkamenetben.
„A kívánt eredményről egy olyan szakasznak kell lennie, amely eltér a napirendtől” - mondja Devanté Lewis-Jackson, a The Muse középpiaci értékesítési igazgatója. „A napirend megvitatja, hogy mi fog tartani az ülésen, de a kívánt eredmény konszenzust teremt abban, hogy mit kell tenni az ülés vége előtt. Ez különösen akkor segít, ha a beszélgetés kisiklott a napirend témáin. ”
2. Van-e más ember felkészülés?
Nem minden megbeszélésen, amelyet vezetsz vagy részt vesz, az embereknek előzetesen át kell tekinteniük, kitölteni vagy beszerezni az anyagokat. Ha igen, azt javaslom, hogy mindenkinek rendelkezzen megfelelő idővel és forrásokkal ahhoz, hogy megtegye (ismételje meg ezt a napirendet!).
De gyakran üléseket hozunk létre, mielőtt megfontolnánk a kontextust és az átláthatóságot. Ennek eredményeként az emberek rossz fejtérbe kerülnek a beszélgetésbe. Vegyünk például valakit, aki új és nulla háttérrel rendelkezik vállalata történetében. Vagy valaki, aki sprinttalálkozón vesz részt, és még soha nem dolgozott együtt mérnöki csapattal. Valószínűleg nem fognak sokat kihozni a találkozóból, és semmilyen értékes betekintést nem nyújtanak be, vagy esetleg félbeszakítják a vitát.
Tehát, mielőtt bemenne, kérdezd meg magadtól a következőket:
- Mindenki tudja, miért tartjuk ezt a találkozót?
- Mindenki tudja, miért hívták őket kifejezetten erre a találkozóra?
- Mindenki naprakész-e azzal, amit megbeszélünk ezen a találkozón?
- Ismeri-e mindenki más a találkozón? Ha nem, mit kell tudniuk?
- Van-e olyan feszültség az emberek között, amely akadályozhatja a továbblépést ezen a találkozón?
Ha a válasz nem, akkor félrehúzhatja az embert (vagy embereket), vagy gyors e-mailt küldhet nekik, hogy adjon némi hátteret.
3. Izgatottak az emberek?
Nyilvánvaló, hogy senki sem fog fel és le ugrálni az ülésed gondolatán, kivéve, ha kedvtelésből tartott kiskutyákkal tartja magát (ebben az esetben meg kell kérdeznem, hol vesztek el meghívóim).
De a csapatodnak valamilyen módon kell éreznie ezt, és remélhetőleg inkább az érzelmek pozitív vége felé. Lehet, hogy nem lesznek extázisai a negyedéves bevételek beszélgetésére, de megkönnyebbülhet, hogy végre megismerkednek a fontos információkkal, vagy hogy van helyük feltenni az égő kérdéseiket.
Ha felnyögnek - és nyögésüknek semmi köze sincs a gyűlölő ülésekhez és mindenhez, ami ehhez a különleges típusú találkozóhoz kapcsolódik -, mélyebben ásni. Lehetséges, hogy ez egy korábbi beszélgetés megismétlése és így időveszteség, vagy egyes tagok felkészületlenül érzik magukat, vagy valakit kizárnak, és mindenki ideges. Lehetséges, hogy a csapata is megsemmisült, és nincs meg a sávszélessége és az energiája ahhoz, hogy egy órán át tartó prezentáción részt vegyen. Függetlenül attól, hogy honnan származik a negatív energia, a helyiségbe való belépés előtt foglalkoznia kell vele.
4-7. Kérdés az ülés során
Csak azért, mert megfelelően felkészültél, nem azt jelenti, hogy tisztában vagy. Számos dologra van szüksége, amelyeknek tudatában kell lenniük abban a pillanatban, hogy minden jól megy.
4. Üti az összes legfontosabb pontot?
Önnek munkája van - válaszoljon egy kérdésre, ötleteken dolgozzon egy ötletre, új eljárást vázoljon fel, bármi is legyen. A jó találkozó jele az, amely ezt a határidőn belül képes elérni.
Ez nagyon egyszerű. Kövesse a napirendjét T-ig (vagy legalábbis a lehető legszorosabban). 10-15 percenként ellenőrizze magát, hogy továbbra is a témában van-e. Ha nem, akkor vezesse vissza a beszélgetést, és vállalja, hogy beilleszt egy csavart bármilyen érintőhöz, amelyen később volt. Engedje meg, hogy ismételten megvizsgáljon bármit, amit offline vagy egy másik találkozón elmulasztott (és ruházza át ezt a feladatot valaki a szobában). Ne fusson, hacsak mindenki más nem ért egyet a hosszabb találkozással. Azáltal, hogy több időt vesz igénybe az emberek számára, megnehezíti számukra más fontos határidők betartását.
"A találkozó lényege, hogy döntést hozzon valamiről és arról, hogy mi / ki / hogyan hajtják végre az akciót" - mondta Heatherlyn Nelson, a The Muse irodai üzemeltetési igazgatója. "Egyszerűen fogalmazva: ha nem tud előállni cselekményre kerülő kérdésekkel vagy döntésekkel, ne tartson ülést."
5. Mindenki (vagy legalábbis legkevésbé) figyel-e?
Az, hogy a közönség 100% -ának minden tekintetét rád nézzük, telefonokat le, ülésük szélére, valószínűleg nyújtás (végül is könnyen eltereljük az embereket), de szinte mindenkinek hallgatnia kell rád. idő.
Ahhoz, hogy az emberek meghallgassák, egy kis erőfeszítésre van szükséged. Tartsa a dolgokat rövid és édes. Vázolja a következő lépéseket. Használjon könnyen érthető és érthető képet. Tilos letiltani a laptopokat (ha tudsz).
Ez nagyszerű olvasmány arról, hogy miért nem hallgat senki az ülésein - és hogyan lehet megjavítani.
6. Az emberek kérdéseket tesznek fel és kapnak-e válaszokat?
Azt mondanám, hogy ritka olyan találkozó, ahol senki sem tesz fel egyetlen kérdést. Ha ez a helyzet, akkor az emberek valószínűleg nem figyelnek, és valószínűleg egy csomó kérdést tesznek fel neked az ülés befejezése után (és el kell olvasnod az 5. számot).
De annyira fontos, mint egy elkötelezett közönség, az is fontos, hogy valóban foglalkozzunk aggodalmaimmal. Túl gyakran azt mondjuk, hogy „később eljutok ehhez a ponthoz” vagy „megígérem, hogy a végén megválaszolom”, és soha nem térünk vissza ehhez. Tehát ügyeljen arra, hogy lefedi az összes alapját, még akkor is, ha azt jelenti, hogy leírta a kérdésüket, vagy arra kéri őket, hogy ismételjék meg a bemutató végén.
Ne feledje, hogy lehetnek más okok is, amelyek miatt az emberek nem tesznek fel kérdéseket. Talán olyan környezetet teremtettél, talán véletlenül, ahol nem érzik magukat kényelmesen. Vagy talán annyira eldobják az embereket a beszélgetés, hogy nem tudják, hol kezdjék el feltenni a kérdéseket, ebben az esetben valószínűleg elmulasztottad a kontextus megadását (lásd a 2. sz. Tanácsot erről).
7. Van-e olyan szignifikáns minta, hogy egyes emberek beszélnek (vagy egyáltalán nem beszélnek)?
Valószínűleg mindenkit felhívott a helyiségbe, mert azt akarta, hogy véleményüket vagy hozzászólást kapjanak egy projekthez - és végül az ülésükből származó ötletek és fellépések erősebbek és összehangoltabbak lesznek, ha mindenki bekapcsolódik. Tehát biztosítani szeretné, hogy mindenki hozzájáruljon legalább egyszer az idő alatt együtt.
Ez elméletileg nagyszerűnek hangzik, de nem mindig a valóság. Egyesek hangosabbak és magabiztosabbak, mint mások, mások magasabb hatalmi pozíciókban vannak, mint mások, és mások nem érzik magukat benne vagy tiszteletben tartják, mint mások a szobában. Példa: A kutatások azt mutatják, hogy a nők nagyobb valószínűséggel szakítják meg a beszélgetéseket, mint a férfiak.
Próbálj meg a megfelelő fajta beszélgetésvezető lenni. Zárja be a zaklató munkatársakat. Ne szakítsa félbe. Vedd fel az embereket, akiket megszakítottak. Hívjon olyan embereket, akik nem sokat mondtak, vagy akik félénk lehetnek. Ez különösen vonatkozik a távoli emberekre, akik fizikailag nincsenek a szobában.
Ne feledje, hogy ebbe a kategóriába is tartozik, még a találkozó szervezőjeként is! Bizonyos esetekben érdemes a legjobban beszélő személy lenni, de akkor is meg kell győződnie arról, hogy a helyiség összes hangját hallják és erősítik. (Íme néhány tanács, amellyel megakadályozhatja magát a zavargástól és felismerheti, ha túl sokat beszél.)
8-10. Kérdés az ülés után
Majdnem ott! Ha azt szeretné, hogy a találkozók minden alkalommal háziasítsanak, vegye figyelembe az alábbiakat.
8. Mindenki megteszi a következő lépéseket?
Megmondhatja, mikor gyülekezett rosszul egy találkozó, amikor mindenki elhagyja a helyiséget, és elmegy, hogy pontosan úgy végezzen dolgokat, ahogyan nem akartad, hogy csinálják.
Kerülje el ezt azáltal, hogy közvetlen és egyértelmű a következő lépésekről. Megszakítás előtt vegye figyelembe a következőket:
- Mit kell tenni?
- Hogyan kell ezt megtenni?
- Mikor kell ezt megtennie?
- Ki lesz a felelős érte?
- Ki fogja felügyelni / nyomon követni annak sikerét?
9. Elérték-e a találkozó nagyobb célját?
Úgy tűnik, hogy az emberek motiváltabbak a dolgok utólagos elkészítéséhez? Úgy tűnik, hogy hatékonyabban működnek? Kevesebb zavar vagy kevesebb kérdés felteve? Elérte az eredeti célját? Valószínű, hogy ha a válasz igen, akkor jól van-e (és ha a válasz nem, akkor olvassa el a fenti szakaszokat, hogy kitalálja, hol tévedtél el).
10. Más emberek is úgy érezték, hogy a találkozó eredményes volt?
Elkülönítem ezt a kérdést a fentiektől, mert ehhez azt kell megkövetelnie, hogy valójában megkérdezzék az embereket, hogy mi volt a helyzetük a találkozóval, nem pedig feltételezhetik.
Fontos a közvetlen visszajelzés (főként mint vezető). Lehetséges, hogy úgy érezte, hogy a találkozó akadály nélkül zajlott, de mindenki más nem ért egyet - a meghallgatás segít megtudni, hogy miért nem volt sikeres, és hogyan tud jobbat csinálni legközelebb. Persze, minden alkalommal nem kérdezheti meg mindenkit, hogy találkozzon, hogyan ment, de időnként ezt megteheti, hogy a megfelelő úton haladsz.
Senki sem szereti a találkozókat, miért teszi őket büdösbe? Válaszoljon ezekre a kérdésekre fejjel, és sokkal kevésbé valószínű, hogy sikertelen lesz az ülései.
