Hívj őrültnek, de mindig az alvást szeretem a koffein mellett. A szokatlan ütemterv és a szűk határidők mellett a napi hat vagy annál több alvás nem könnyű feladat egy tanácsadó számára - kérdezzen valamelyik étvágyam és kávétől függő kollégámtól. Egy igényes munka és egy még igényesebb otthoni élet között rengeteg időt töltöttem különféle termelékenységi csapdák próbálásával, hogy minden nap kiszorítsam a lehetőségeket.
Kedvenc eszközem a dolgok elkészítéséhez? A telefon 10 perces időzítője.
A „10 perces szabályom” meglehetősen egyértelmű: A teendők listáján szereplő összes feladat elvégzése nem haladhatja meg a 10 percet. Ha 10 percnél tovább tart, akkor kisebb feladatokra kellett volna bontania, vagy másnak ruházta át. Ennek a szabálynak a kulcsa a betartatásban, ami azt jelenti, hogy a telefonon az időzítőt úgy kell beállítani, hogy a 10 perces jelzésnél kikapcsoljon. A sebesség és az összpontosítás, amelyet ez a naphoz vezet, nem hihetetlen.
Amikor először arra késztettem a csapataimat, hogy vezessék be a 10 perces szabályt, általában szkepticizmussal találkoztam. Kérdések, például: „Ez őrültség? Tényleg 10 perces lépésekben elkészíthetem ezt a nagy Excel-modellt?” És „Azt mondod, hogy ezt a saját otthoni életében is csinálod, 10 perces zuhanyzást készítesz és 10 perces edzést végzel? Bőven. (Egyébként a válasz mindkét kérdésre: „igen!”)
Szeretné kipróbálni? Íme három tipp, hogy a 10 perces szabály működjön az Ön számára.
1. Delegált
Napjainkban a leghatékonyabb módszer arra, hogy kiegészítő időt találjanak, ha kiszervezik a tennivalók listáján szereplő dolgokat, amelyeket valaki más könnyedén megtehet 10 perc alatt. Például van egy nagyon sikeres és tisztelt kollégám, aki azt állítja, hogy sikerének lényege az, hogy „mindenre igennel mond, de csak azokat a feladatokat látja el, amelyeket csak a legjobban tud megtenni.” Minden mást delegál.
A delegálás nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik. Nehéz lehet elengedni egy feladatot, ha attól tart, hogy egy másik személy munkája nem lesz olyan jó, mint a saját. Hasznos emlékezni arra, hogy a „kész jobb, mint a tökéletes”, és az egyetlen módja annak, hogy továbblépj a karrierje során, ha elengedi a megtanult dolgokat, és új kihívásokkal szembesül. Egy másik gondolkodásmód-váltás, amely segített nekem, rájött, hogy a delegálás lehetőségeket teremt másoknak. Most aktívan gondolkodom azon, milyen feladatokat és projekteket tudok létrehozni a csapatom számára, amelyek segítenek nekik megtanulni, növekedni és előrehozni karrierjukat (ami kényelmesen segít megtisztítani a tányérokat is). (Itt van még néhány átruházási tipp.)
Az egyik olyan kihívás, amelyet a leginkább azokkal az emberekkel látok, akiknek nehézségekbe ütközik a delegálás - különösen a belépő szintű pozíciókban -, hogy elfelejti, hogy felhatalmazást adhat és meg kellene adnia. Ha kellemetlennek érzi magát, amikor valamelyik felettes felkérését kéri a felettesektől vagy felettesektől, próbálkozzon ezzel: Kezdje azzal, hogy rámutat arra, amit csinál, és helyezze el a „kérdezését” segítségkérésként. Például: „Szükségem van arra, hogy hívd fel a csoportvezetőket”, mondhatnád: „Dolgozom az adatok elemzésénél ezt az elemzést - lehetséges, hogy segítene nekem, ha felhívja a többi csoportvezetőt?”
Menedzserként elmondhatom neked, hogy túl gyakran azt tapasztalom, hogy a csapataimat arra buzdítom, hogy nekem bíztassanak valamit, és imádom, amikor lehetőségeket teremtenek nekem, hogy segítsek.
2. Keresse meg az egyszerű, 10 perces feladatot
Lehet, hogy kezdetben szkeptikus, de ha egyszerűen megváltoztatja a feladatok szerkezetét, látni fogja, hogy szinte mindent fel lehet bontani 10 perces feladatokra. Új témát kell kutatnia? Kezdje a 10 percet a hírcikkek szkennelésével a Google-on, majd 10 percet tegye meg mindent, amit tud, és a néhány legfontosabb kérdést, amelyre még meg kell válaszolnia, majd 10 perccel mindegyik felhívja az embereket, hogy tanácsot kapjanak a nyitott kérdéseire (bónuszpontok, ha elég hozzáértő voltál, hogy észrevegye, hogy a telefonhívás az átruházás egyik formája!).
Voálá! Éppen most próbálta ki egy olyan feladatot, amely egyébként órákba, 30 percbe telt.
Ez a megközelítés órák után is működik. Van egy kollégám, akit annyira érdekel a 10 perces szabály és az, hogy ez hogyan segített neki munkaidőben, hogy úgy döntött, hogy kipróbálja otthon. Néhány reggeltől kihúzta az időmérőjét, hogy időzítse munkája előtti rutinját, és egy 10 perces zuhannyal, 10 perces reggelivel stb. Azt tapasztalta, hogy képes csökkenteni a szokásos „felkészülési” idejét, kereskedni inkább az áhított alváshoz. Soha nem gondolta, hogy tíz perc alatt lehet zuhanyozni - mindaddig, amíg meg nem próbálta, és rájött, hogy valójában nagyon könnyű!
3. Használja azt az időzítőt
Az időzítő használata a szabály kritikus része, ezért ne felejtse el. Amint az üzleti világban mindenki tudja, „azt csináljuk, amit mérünk”.
Ez igaz a 10 perces szabályra is - időzítőt vagy órát kell használnia, hogy nyomon tudja követni, mennyi időt költ a dolgokra. Az okostelefonok ezt megkönnyítik a beépített időzítő alkalmazásokkal, de bármilyen óra, amely egy perc kéznél van, megteszi. Bármit is csinál, ne gondold - mert ha kb. 10 perc mindig 20-ra válik, akkor nem maximalizálja termelékenységét.
Időnként kevesebb, mint 10 percet töltenek egy feladaton (több idő vissza - yay!), És néha ez a riasztás megszólal, és továbbra is telefonon lesz (nem, nem azt javaslom, hogy csak tedd le amikor a riasztás kialszik). Ne érjen rosszul a futáshoz - csak jegyezze fel legközelebb.
Például, ha valamelyik munkatárs hajlamosan zavarodik, beszéljen a következő beszélgetés bevezetésével, mondván neki, hogy 10 perce van az ötletgyűjtésre. Mi van, ha valóban több időre van szüksége? Ez is rendben van: a eltöltött idő nyomon követése betekintést nyújt a munkaba, így jobban megtervezheti a napját legközelebb.
A 10 perces szabály működésben
Az egyik kedvenc példa erre a szabályra néhány évvel ezelőtt történt, amikor egy olyan csapat, ahol dolgoztam, rettegett délután 16 óra telefonhívást kapott egy ügyféltől, aki átirányította a munkát, amelyet másnap reggel mutatunk be. Hát, annyira egy pihentető estére!
Két nagy munka volt szó, tehát a négy csapatot felére osztottuk. Két alcsoportunk körülbelül azonos számú PowerPoint-diával rendelkezett a felújításhoz, hasonló mennyiségű elemzéssel, tehát körülbelül ugyanannyi időt kellett volna elvégezni a befejezéshez.
Azt mondtam a csapattársamnak, hogy nagyon szeretnék 18:00 óráig befejezni, hogy vacsorázhassunk, és ő beleegyezett, de kételkedett abban, hogy képesek vagyunk-e megtenni. Tehát összeszedtük az oldalakat, elosztva a napra hagyott két órával, és úgy találtuk, hogy ha el tudjuk érni az oldalankénti 10 perc sebességet, akkor elég időnk lenne kitölteni - plusz egy puffer bármire, ami bizonyult különösen trükkös. Újrafelhasználva, felosztottuk az oldalakat, beállítottuk az időzítőt, és elindítottuk az indulást. Ahhoz, hogy belőlük játékokat készítsünk, a táblán tartottuk a táblát, amelyben hány oldal kitöltött mindannyian a 10 perces jel alatt vagy felett.
18:00 óráig készen vagyunk - és nagyon jól érezzük magunkat. A másik csapat, aki nem alkalmazta a 10 perces szabályt? Körülbelül 9-kor fejezték be.
A kihívás folyamatban van. A mai következő feladatához vegye ki az időzítőt, és próbálja ki magának. Az óra ketyeg!
