Nagyon félek attól, hogy tartósan értesüljenek. Persze, ez egy kis dió, de megtagadom, hogy a telefonom vörös zászlóját érintetlenül hagyja. Ez azt jelenti, hogy azonnal megnyitom az összes beérkezett banki figyelmeztetést (még akkor is, ha tudom, hogy a vásárlás az enyém volt), minden e-mailt kapok (még akkor is, ha nem igazán olvastam azonnal) és minden szöveget, amelyet látok (még akkor is, ha nem t azonnal válaszoljon).
Gondolkozhat ezért, napi minden második másodpercet az orrommal a telefonban töltöm, de nem. Tényleg sok gondot és sok aggodalmat takarok meg, ha következetesen törölöm az értesítéseket és elértem a beérkező levelek mappáját. Ekkor nemcsak minden e-mailt nyitott meg, törölt és válaszolt, hanem valamilyen formában eltávolította azt a postafiókból.
Számos olyan munkatársammal beszéltem, akikkel dolgozom arról, hogy miért hagynak oly sok üzenetet olvasatlanul, elmaradva a beérkező levelek mappájában, és kaptam néhány nagyon ésszerű, logikus választ: „Emlékeztet arra, hogy válaszoljak rájuk.” - a napra nincs listája. ”„ Nyitva tartom őket, ha tudom, hogy valamikor el akarom olvasni őket, de nincs időm. ”„ Könnyebb megtalálni őket. ”„ Ez spam, nincs ezt olvastam. ”
De azt is megkérdeztem tőlük, hogy jobban éreznék magukat, ha nem rendelkeznek maradék e-maillel, vagy hangsúlyozta-e őket, hogy ilyen nagy számú értesítést látjanak a postafiókjuk mellett, és a legtöbbjük igennel válaszolt mindkettőre. Mert még akkor is, ha rendelkezel azzal, amit gondolsz bolond-mentes rendszerről, szellemileg, a hiányosság érzése, valami hiánya, az emberek várakozásainak hagyása továbbra is csúfolódik rád.
Tehát a legjobb megoldás az, ha mindent megnyit, és eltávolítja a beérkező levelekből.
Lehetetlennek tűnik ez számodra? Gondolod, hogy túl térdig mész ahhoz, hogy odajöjjön, ahol vagyok? Tartsd meg a kalapod, mert öt egyszerű lépésben hamarosan felrobbantom a fejed és a beérkező levelek magad.
1. lépés: Találja meg az idejét
Először is kitaláld, mennyi időre lesz szükséged ennek végrehajtásához. Ez attól is függ, hogy hány e-mailt tartalmaz a beérkező levelek mappájában - minél nagyobb a szám, annál tovább fog tartani.
Ha azt akarja, hogy ez egy egyszerû megoldás legyen, akkor jó idõszakot kell leállítania. Ügyeljen arra, hogy ez jól illeszkedjen az ütemtervbe - ne próbálja meg ezt megtenni, ha stressz vagy túlterheltség vagy rossz hangulatban van, mert ilyenkor a fontos válaszok például a repedésekbe esnek.
Ezzel szemben, ha inkább egyszerre egy csecsemő lépést kezel - egy nap leiratkozik az összes szemétről, másnap mappákat hoz létre, és így tovább -, akkor ellenőrizze, hogy napi rendszerességgel blokkolja-e is ezt az időt. A naptárba vagy a teendők listájába való fizikai elhelyezése (több) kötelessé teszi azt, hogy kitöltse.
És csak megjegyzésként: a beérkező levelek mappája soha nem lesz egyszeri dolog (de erről később még több lesz).
2. lépés: Értékelje beérkező leveleit
Következő lépésként vessünk egy jó, hosszú áttekintést arra, hogy mihez dolgozunk. Csak nézze meg - ne érintse meg, törölje és ne kattintson semmire. Keresse meg a tárgysorokat, a kapott dátumokat és a feladót, és vegye figyelembe a tendenciákat:
- Milyen e-maileket kap rendszeresen? Legtöbbjük hírlevelek? Levélszemét? Üzenet a főnökétől, családjától vagy barátaitól? Lánclevelek?
- Melyek a témák? Specifikusak? Könnyen adnak információt a tartalomról?
- Honnan jönnek? Több hónappal ezelőtt? Legtöbbjük a hét egyik napjáról származik?
- Ki e-mailt küld neked? Nagyon valószínű, hogy csak néhány ember vagy fiók érkezik belőle.
Ez a gyakorlat nem csak a bejövő üzenetek megválaszolásához, megszervezéséhez és tömörítéséhez való legjobb megközelítésének kitalálására szolgál, hanem tudatosítja tipikus szokásait is. Ha hajlandó hónapokig üzeneteket megőrizni anélkül, hogy ellenőrizné őket, akkor ez késleltetés kérdése. Ha több levélszemét e-mailt küld, mint munkahelyi, ez prioritási kérdés. Ha túlságosan sok embert kap ugyanazon emberektől, ez kommunikációs probléma. És ha a tömeget kapjuk, mondjuk hétfőn, akkor ez ütemezési probléma. És bízz bennem, ezek mindegyike könnyen javítható.
Továbblépni…
3. lépés: Leiratkozás és spam
Az első dolog, amit fizikailag megteszünk, az az összes spam törlése és leiratkozása. Meg fog lepődni, hogy ez a rendetlenség egyedül tisztázódik még a fontos dolgok kezelése előtt.
Itt vannak azok a fajták, amelyeket valószínűleg kap:
- E-mailek olyan emberektől, akikre mindig válaszol
- E-mailek olyan emberektől, akikre néha válaszol
- E-mailek olyan emberektől, akikre soha nem válaszol
- Hírlevelek és előfizetések (valójában feliratkozol)
- Közösségi média figyelmeztetések
- Szemetetlen / spam / PR üzenetek / azonosítatlan feladók
Ez az utolsó három kategória, amellyel először itt foglalkozunk, a „nem munka” vagy a „szórakozásból” halom.
Hírlevelek és előfizetések
Ezek a legfontosabbak a „levélszemétből”, mert valószínűleg jogos okból feliratkozik ezekre egy bizonyos időpontban. Ez lehet egy olyan üzlet, amelyet szeretsz és kuponokat fogadhat, hírlevelet, tudományos folyóiratot, egy termékkerekítést.
Tehát, mielőtt rossz zsarut játszottam, és azt mondom, hogy szabaduljon meg mindentől - ami, őszintén szólva, nem rettenetes ötlet, ha új kezdést akarunk - tegyünk mindent perspektívaba, és derítsük ki, hogy valójában mit használ. Tegyen fel mindegyiket a következő három kérdéssel:
- Milyen gyakran nyitja meg őket?
- Ha megnyitja őket, akkor milyen gyakran olvassa el őket?
- Ha elolvassa őket, milyen gyakran használja őket? (ez azt jelenti, hogy kinyomtatjuk, elküldjük egy barátnak, hivatkozunk a munkájába, elmentjük és később újra elolvassa)
Ha nem tudja megválaszolni ezeket a kérdéseket, leiratkozzon és törölje. Ha nem tudja elérni a harmadik számot, akkor leiratkozz és törölje. Ha elsősorban nem emlékszik arra, hogy miként kezdte meg őket, akkor leiratkozz és törölje. Ha nem elég gyakran nyitja meg őket, leiratkozzon és törölje. Ha a kerítésen vagy - rendben van, az Unroll.me egy olyan alkalmazás, amely segít rendezni a hatalmas előfizetések halomát, így nem kell magának elvégeznie a munkát.
Légy kedves, de legyél őszinte magaddal. Valóban emlékezni fog arra, hogy ezt a kupont felhasználja lejárata előtt? Valóban megy vissza, hogy elolvassa ezt a cikket? Nagyon érdekli, hogy meghallja az XYZ-t? Ha ez nem egy lelkes „Igen!”, Később mentse el a fejfájást, és vágja le a kábelt.
Közösségi média figyelmeztetések
Ez az összes e-mail, amelyet a Twitter-től, a Facebook-tól, a Instagram-tól, a LinkedIn-től, a közepes méretűtől, a Spotify-tól, a Snapchat-től, a Skype-től, a Venmótól kap, és hiányzott? Nos, ha úgy gondolja, hogy ezekre vonatkozik, akkor dobja bele a rakásba is. Néhányan valószínűleg valami olyasmit mondnak, mint „Jesse kommentálta az Ön üzenetét” vagy „Van 25 új követőnk”, mások promóciós, biztonsági ellenőrzések vagy hírlevelek.
A beérkező postaláda kedvéért csak azt fogom mondani, hogy meg kell próbálnia a fiókját és a közösségi médiát a lehető legkülönbözőbb módon elkülöníteni. Mivel a beérkező levelek értesítésének megszerzése mellett valószínűleg telefonos értesítést és élénkvörös számot is kap az alkalmazás sarkában - ami végső soron feleslegessé teszi.
Tehát a következő feladat az, hogy belép minden szociális média fiókjába, kattintson a „Beállítások” elemre, és kapcsolja ki az összes e-mail figyelmeztetést. Ezután kattintson az utoljára, amelyet a platform küldött neked, és nyomja meg az „leiratkozás” gombot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy kívül esik-e a listájukban.
Ennek szépsége az, hogy ez nem állandó döntés - bármikor visszatérhet, és megváltoztathatja a beállításait. De nagy pénzt tennék, hogy ne hagyjon ki egyetlen dolgot sem.
hulladék
Sok hulladékot rakunk magunkra, akár azért, mert az információkat átadjuk véletlenszerű üzleteknek, akár felveszük címünket a közösségi médián, vagy pedig az idegenekre válaszolunk. Tehát a legnagyobb tanácsom számodra az, hogy mindig vigyázzon, hogyan adja ki e-mailjét, és kinek.
De néhány ez elkerülhetetlen, és ezeket a cuccokat egyszerűen törölnie kellene megnyitás nélkül. És azoknak az embereknek a számára, akik folyamatosan küldnek neked cuccokat, mindenképpen törölje őket spamként, mielőtt törli őket, hogy ne jelenjenek meg újra.
4. lépés: Szervezze fel
Miután kezelte a legtöbb bolyhát - és csak a bolyhos kezelés után - itt az ideje, hogy eljusson a húsos dolgokhoz - vagy a három legfontosabb kategóriához, amelyet fent felsoroltam.
Most nem fogom elmondani, hogyan kell megszervezni a postafiókját - nincs tökéletes rendszer, ideális stratégia vagy „minden sikeres ember ezt megteszi” módszer. Ön a levelezője, és ezért megérdemli, hogy a kívánt módon rendezze. De felsorolok néhány megközelítést, amelyet megtehetsz:
Címkék és mappák használata
Ez egy lehetőség azoknak az embereknek, akik megtagadják az alkalmazások használatát, ha maguk is meg tudják csinálni. Először találja meg az egyes e-mailek esetében, ha azonnal meg kell válaszolnia, ha később kell válaszolnia, vagy ha egyáltalán nem kell válaszolnia (erre azt mondom, hogy nyissa meg, olvassa el, és fájlba mentése vagy törlése ugyanabban a pillanatban.
Ezután döntse el a cselekvési tervét. Ha hamarosan válaszolnia kell, de nincs most ideje, csillaggal jelölje meg, vagy tegye egy mappába, amelynek címkéje: „Válaszolnia kell”, és írjon egy megjegyzést a teendők listájához, hogy visszatérjen a mappába.
Ha hosszabb ideig kell várnia - talán azért, mert valamivel kapcsolatban dolgozik -, küldjön egy rövid választ, amelyben értesíti a feladót, hogy látta az üzenetet, és X napon belül visszatér hozzá. Ezután helyezze el egy másik mappába, amelynek címe “Folyamatban”.
A mappák elnevezésekor ügyeljen arra, hogy konkrét legyen, és tegye őket könnyen felismerhetővé. Nincs semmi rosszabb, ha elfelejti a bankszámlakivonatokat vagy a biztosítási információkat, mert a mappát „Miscellaneous” felirattal látta el.
Az üzenetek helyben történő megnyitásának legfontosabb trükkje, ha egy másik biztonsági mentési rendszer működik. Persze, ha a mappákat használja, akkor azokat rendszeresen megtartja, de mivel már nyitva vannak, nincs figyelmeztető jel, hogy ellenőrizze őket. Tehát támaszkodjon a teendők listájára, az online naptárra vagy a telefon emlékeztetőire, hogy megfigyelje, mikor kap valamit, és mikor kell valakihez visszatérnie.
Az Alkalmazások használata
Ha az első megközelítés nem működik érted, mindig vannak alkalmazások! És bőven van, hogy kipróbálhassa.
A Gmailhez próbálkozzon a Google Inbox alkalmazásával - egy fantasztikus eszközzel, amely segítségével gyorsan megkereshet fényképeket vagy eseményeket, osztályozhatja az üzeneteket kategóriákba, és akár szinkronizálhatja a naptárral. Ezenkívül a Boomerang, a Gmail kiterjesztése lehetővé teszi az e-mailek későbbi elküldését és a frissítések küldését, amikor Ön vagy valaki válaszol, így soha nem kell nyitva hagyni őket.
További nagyszerű szervezeti alkalmazások a Sortd, amely hasznos listákat készít, a Organizer, amely automatikusan rendezi az üzeneteket, és a CloudMagic, amely lehetővé teszi az elemek elhalasztását, hogy később visszatérjenek.
Ahhoz, hogy a postaláda ellenőrzése napi szinten szórakoztatóbb legyen, próbálkozzon az E-mail játékkal, amely meghaladja az erőfeszítést, és pozitív visszajelzésekkel jár. És a lelkes mobil felhasználók számára kipróbálhatja a Boxer eszközt, amely a leghatékonyabb eszköz a hatékony válaszadáshoz és a válogatáshoz, akár útközben is.
5. lépés: Hozzon létre egy rendszert a jövő számára
Gratulálunk! Ön (remélhetőleg) minden e-mailt átvitt, törölt vagy rendezett, és elérte ezt a gyönyörű nullát.
De a munka itt nem áll meg - most ki kell dolgoznia egy módszert ennek fenntartására. Az alábbiakban javasoljuk a két dolgot, hogy folyamatosan alacsonyan tartsa a beérkező levelek mappáját:
Beszéljen a hálózatával
Amikor a második lépésben elemezte a postafiókját, voltak-e olyan emberek, akik kiálltak? Akár azért, mert a legtöbb üzenetet küldik neked, akár azért, mert tipikus időpontjuk vagy napjuk van, amikor veled kommunikálnak?
Ezek a pontos emberek segíthetnek a beérkező levelek nulla szintjének fenntartásában (ki gondolta volna?). Miután kitalálta, hogy melyik rendszer működik az Ön számára, döntse el, hogyan szeretne e-maileket kapni, és ossza meg hálózatát.
Például a főnököm tárgysor szerint keres, hogy megtalálja a neki szükséges e-maileket, ezért mindig győződöm meg róla, hogy elegendő információval szolgál-e neki a tárgysorban, hogy könnyen megtalálhatók legyenek. Hasonlóképpen, nagyon sok nem sürgős frissítést küldünk oda-vissza. Ahelyett, hogy válaszolnának, amikor beérkeznek, létrehozunk egy rendszert, amely csak bizonyos típusú frissítéseket küld bizonyos napokon. Most pontosan tudom, hogy milyen üzeneteket várhatunk, és mikor.
A nyílt kommunikáció nemcsak a szervezett, tiszteletteljes munkafolyamat kulcsa, hanem annak hiánya is az, ami hozzájárul az őrült beérkező levelek mappájához. Tehát üljön le a főnökével és a kollégáival, és ossza meg nekik, hogyan lehetne jobban elküldeni neked dolgokat - és kérdezze meg tőlük, hogy mit szeretnének!
Előfordulnak olyan esetek is, amikor sok e-mailt kap azokról a dolgokról, amelyekről személyesen beszélgethet. Ha ez sokszor megtörténik, akkor az online kommunikáció helyett ütemezze a heti találkozókat, hogy áttekintse az összes információt.
Ütemezze a napi e-maileket
Annak ellenére, hogy a beérkezett levelekben százezrek és olvasatlan e-mailek vannak, fogadhatnék, ha napi rendszerességgel ellenőrzi fiókját, ha nem óránként. Miért kerül ilyen gyorsan ellenőrizetlenre?
Azt hiszem, nem ellenőrzi aktívan . Valószínűleg frissíti azt, görgessen lefelé, hogy megnézze, ki mit küldött, majd bezárja, mielőtt bármit kinyit vagy olvas.
Változtassuk meg ezt a szokást - kezdjük félretenni a 15 percet minden nap elején és végén (vagy rövid pillanatokat néhány óránként), hogy átmenjünk és kinyissuk minden bejövő dolgot. Tegye prioritássá, mint bármely más feladat. És egy idő múlva másodpercek alatt képes bármilyen e-mailt megnyitni, olvasni, törölni, fájlba helyezni és megjelölni.
Az utolsó dolog, amit javasolok, a munka és a személyes számlák elkülönítése. Minél jobban keveri a kettőt, annál valószínűbb, hogy olvasatlan spam fog felhalmozódni munkahelyi fiókjában, és a fontos üzenetek eltűnnek a személyes fiókjában.
Miután megvizsgáltam egy kollégám számláját, észrevettem, hogy munkájuk sokkal szervezetesebb, mert érthető módon komolyan veszik karrierjét. De a személyes élete ugyanolyan szerelmet érdemel. Tehát, ha nem ott van a nullszemélyes postafiókban, adjon neki időt és energiát, amire ugyanolyan tiszta kell, hogy legyen. Mivel őszintén hiszem, hogy a rendezett élet minden területen boldogabb és kevésbé stresszes.
Ez neked működött? Van más tippje a nullpont becsapódásának? Tweetelj engem!
