A Google Naptár túlterhelt-e rengeteg mikroprojekttel? Trello foglalkozik napi óráival? Elkészítettél olyan sok listát, hogy már nem is tarthatod őket egyenesen?
Nem kétséges, hogy az ütemtervet a legjobb szándék szerint állítja össze, de ha úgy érzi, hogy a szervezett maradás megpróbáltatása nem eredményes, akkor valószínű, hogy rossz típusú tervező eszközt használ.
A mai népszerű ütemező eszközök többsége a három cél egyikét szolgálja. Győződjön meg arról, hogy a megfelelőt használja-e az elvégzendő munkához.
1. Az alapvető teendők listája
Tudod, mi a teendők listája. Ez a fajta ütemterv nagyszerű az egyes csapattagok számára vagy nemlineáris projekteknél, ahol a feladatok sorrendje nem túl fontos.
Az olyan eszközök, mint a Wunderlist és az Any.do, fantasztikusak azok számára, akik valami egyszerűbbet keresnek, mert tiszta felhasználói felületük van, és több eszközön elérhetők. Készítse el és mentse a listákat a webalkalmazásokba, vagy útközben kezelje azokat telefonjáról.
Használja, ha prioritása teljesíti a független célokat
A teendők listája egyszerű és egyértelmű, ami azt jelenti, hogy gyorsan megtervezheti és módosíthatja őket anélkül, hogy a nap bármely más részét eldobná. Ha a napi feladatai nem függenek egymástól, ez segít felidézni, mit kell tennie anélkül, hogy túl sok időt igénybe venne a szervezésére.
Tehát, ha előre látja a hétvégét, és élelmiszereket szeretne vásárolni, fuss el, találkozzon barátaival, és küldjön néhány e-mailt; a legjobb megoldás az, ha ezeket a nem kapcsolódó elemeket rögzíti a praktikus teendők listájába.
2. A Kanban ütemezése
A Kanban eszközök arra koncentrálnak, hogy segítsenek a feladatok vödrökbe rendezésében. Ideális esetben, amikor egy feladat egyik vödörről a másikra mozog, közelebb kerül a végrehajtáshoz. Például ezek a vödör lehet egy folyamat szakaszai vagy részfeladatok egy nagyobb feladaton belül, amelyet be kell fejeznie.
A Kanban ütemezését az Ön által használt eszközök, például a Trello és a Google Keep használják. Ezek lehetővé teszik az elemek mozgatását, határidők és emlékeztetők meghatározását, valamint az idővonal megosztását másokkal.
Használja, ha prioritása sok strukturált szakaszon megy keresztül
A vödörrendszer segítséget nyújt Önnek a folyamat szakaszának megjelenítésében és az egyes projektek nyomon követésében, amikor ezek a szakaszok haladnak. Ez nem csak segíthet a projektek kezelésében, de segíthet a folyamat hatékonyságának felderítésében is.
Ha távoli munkavállalói csoportot foglalkoztat ugyanazon projekt különféle szempontjain - és akik az előrehaladást inkább eredmények, mint ütemterv alapján követik nyomon, ez az az út.
3. A Gantt-ütemezés
A Gantt-ütemtervek hangsúlyozzák az időszerűséget és a határidőket. Ezzel a típussal megtervezheti, hogy mennyi ideig kell tartania a folyamat egyes lépéseit, és hogyan kapcsolódik minden lépés az előtte és utána következő lépésekhez.
A határidőn alapuló munkavállalók gyakran inkább a Google Naptárt vagy az Asgantából származó Instagantt alkalmazást használják. Mindkét eszköz lehetővé teszi a projektek színkódolását (ami hihetetlenül hasznosnak találom). Ezek tartalmazzák a drag and drop funkciókat is, így könnyen átrendezheti a feladatait, ha váratlan esemény lép fel.
Használja azt, amikor prioritása lejár
A Gantt ütemezése az időszerűségre összpontosítva elősegíti a nagyobb projekt alfeladatainak lebontását és a megfelelő időtartam elosztását mindegyikre. A projekt befejezéséhez szükséges idő lebontásával hatékonyabban megtervezheti a folyamat egyes lépéseit, és elkerülheti a határidőhöz közeledő stresszt.
Ha azt szeretné biztosítani, hogy a csapat minden tagja időben befejezze egy hosszú projekt alfeladatait, akkor ezt érdemes használni.
Tegyen egy szívességet, és szánjon néhány percet - ma -, hogy felírja az ütemtervének néhány legfontosabb aspektusát. Ne gondoljon a jelenleg alkalmazott feladatkezelő eszközre: Csak írja le, mi fontos a napi munkájában.
Ezután vessünk egy pillantást a listára, és meghatározzuk, milyen ütemterv lenne a legmegfelelőbb az Ön számára. Szüksége van-e olyan rendszerre, amely jobban megfelel a határidőknek, vagy egyszerűbb listára van szüksége, amely nem vesz egy órát a heti tervezéshez?
Csak ne felejtsd el időben ütemezni, hogy csipogj nekem, és mondd el, hogyan működik az új rendszer.
