Hányszor ment le ez a beszélgetés?
Nyilvánvalóan rendkívül bosszantó helyzet. Hogyan kellett átfésülnie a tucat e-mailt, amelyet csak az elmúlt néhány órában kapott, hogy megtalálja azt az egyik legfontosabb üzenetet, amelyhez egy feladat tartozik, amelynek oka van? És ha okos módon használja az e-mailt - csak napi néhányszor ellenőrzi a beérkező levelek mappáját -, akkor esetleg még nem látta az üzenetet!
Ez egy általános dilemma, amelyet a munkaerő valamelyikének valószínűleg valamikor felmerült (ha nem rendszeresen). Fontos kérdéssel is felmerül a kérdés: Milyen formában felel meg a kommunikáció valós idejű kérelmekkel szemben olyan feladatokkal szemben, amelyeket csak az elkövetkező napokban kell kitölteni?
Az irodai kommunikációs etikett kérdésének megoldására Cyrus Stoller, egy programozó rendelkezik egy rendszerrel, amelyet meg kell fontolnia munkatársai között. A bontás nagyon egyszerű:
- Ha 30 percen belül szüksége van valamire, hívja fel a személyt.
- Ha két órán belül meg kell tennie valamit, írja be a személyt.
- Ha a munkanapon belül valamit meg kell csinálnia, küldje el a személyt.
- Ha szüksége van valami elkészítésre az elkövetkező néhány napon belül, küldjön e-mailt a személynek.
Noha a tényleges bontás az irodájának működésétől függően változhat (például egy kis irodában érdemes lehet pusztán valaki íróasztalánál megállni, nem pedig hívni), a Stoller legfontosabb: hogy az e-mail nem legyen alapértelmezett olyan kommunikációs eszközök, amelyekkel átjuthatunk bármi olyanon, amelyet meg kell tudni vagy valós időben kell kezelni.
Természetesen ezt a rendszert nagyon könnyű megvalósítani, ha közeli kollégákkal és ügyfelekkel dolgozik, de hogyan lehet más embereket az irodában játszani? Itt van néhány próbálható dolog:
- Állítson be egy automatikus e-mailt, amely elmondja az embereknek, hogyan léphetnek kapcsolatba veled, ha az ügyet a következő vagy két órán belül meg kell oldani.
- Ha olyan e-mailekkel találkozik, amelyek valós idejű cselekedeteket kérnek, udvariasan emlékeztesse munkatársait arra, hogy Ön inkább ezt az üzenetet telefonhívással vagy szöveges üzenettel továbbította, mivel előfordulhat, hogy nem érkezik meg időben e-mailbe, ha újabb vészhelyzet sztrájkol.
- Ha valamilyen irányítási szerepet tölt be, állítson be szabványokat az irodában. Hagyja, hogy munkatársai nyíltan beszéljenek arról, hogy szeretnék, ha mások kommunikálnak velük, ha valamit meg kell tenni, ahelyett, hogy mindenki azt gondolja, hogy az e-mail rendben van.
Végül emlékeztess mindenkit arra, hogy egy ilyen rendszer valóban mindenki számára hasznos. Senkit nem láncolnak a beérkező levelek mappájába, és egy sürgős feladat soha nem válik le.
