Amikor először irányítottam másokat, emlékszem, hogy türelmesen álltam, miközben a csapatom elemzője megkísérelte megtalálni a számítógépen a szükséges dokumentumot. Amikor - öt perccel később - azt mondta, hogy nem találja, és elküldi nekem e-mailben, amint megtalálta a fájlt, ez nagyon gyenge benyomást hagyott rám (és arra késztette, hogy vajon milyen más golyókat dobhat le) ).
Tehát vedd el tőlem: Noha a fájlok és mappák elnevezése és rendezése nem lehet a legszexisebb téma, amelyet már tárgyaltam (mondja a nő, aki költségvetési és Excel-tippeket hozott neked), ígérem, ez fontos. A korszerűsített online tárolórendszer nemcsak megkönnyíti az életét és sok időt takarít meg, hanem szervezetesebbé és a dolgok tetejére tűnik a főnöke és munkatársai számára. Itt vannak az iránymutatások, amelyek szerint élni lehet.
1. Az Asztal a Virtuális Asztal
Tudod, hogy az emberek azt mondják neked, hogy elég világosnak tartja az íróasztalát, hogy a főnöke ne gondolja, hogy te egy ütő vagy? Ez vonatkozik a számítógép asztalára is. Ez a hely a fájlok elhelyezéséhez, amelyekkel ezen a héten dolgozik, nem pedig az a hely, ahova minden egyes mellékletet meg kell húznia.
Azt javaslom, hogy helyezze le az asztalát a lehető legkevesebb mappára. Rendeljen egyet minden nagy projekten, amelyen jelenleg dolgozik, valamint a fő munkamappát, ahol minden máshoz könnyen hozzáférhet. Ha még nem tette meg, állítsa az asztalát egy rácsra (így az ikonok soha nem fedik át egymást), és fedezze fel a hivatkozások nagy örömét.
Ha további segítségre van szüksége a struktúra felépítéséhez az otthoni képernyőn, próbálkozzon az asztali számítógépes alkalmazások szervezésével, például a Clean vagy a DragThing Mac gépeken, vagy a PC-k kerületeivel.
2. A mappáknak stratégiával kell rendelkezniük
Észrevettem, hogy a legtöbb ember vagy túlmappában, vagy almappában van, de csak kevesen tudják ezt jól megtenni. Honnan tudhatom, hol esik? Nézze meg a leggyakrabban használt vagy legutóbb használt mappákat, és számolja ki a bennük található dokumentumokat. Ha több tucat és tucat fájl található, akkor valószínűleg egy kicsit több struktúrát is használ; mivel ha csak egy dokumentum található a Munkafájlok > A kliens> 2012> november> Értékesítési jelentés alatt , akkor határozottan krónikus túlhajtó.
Néhány szabályt próbálok betartani:
3. A fájlnevek célja
Amikor fájlt nevez, válasszon egy kifejezést, ami valamit jelent. Ha kapok egy DSC1045.jpg vagy Draft Idea.doc nevű mellékletet, nem tudom egyszerűen megismerni, mi ez - vagy ami még fontosabb, később keresem meg. Egy jó teszt: Képzelje el, hogy néhány hónap múlva megtalálja a fájlt az asztalon. Könnyen meg tudja mondani, mi az? Ha nem, nevezze át.
A rendszeresen készített dokumentumokhoz, például a havi testületi ülésekhez fűzött megjegyzésekhez könnyebb megkülönböztetni a dokumentumokat az ülés dátuma, nem pedig a téma alapján. Soha ne használja a Hó-Nap-Évet, mivel először hónapok, majd napok, majd az év követi sorrendjét. Ehelyett használja az Év-Hónap-Dátumot (számmal megadva a hónapot), hogy az időrendben könnyen rendezhető legyen. Például: Használja a 2012-10-27 Board Presentation.pdf fájlt az Oct27-12 Board Presentation.pdf vagy a 10-27-2012 Board Presentation.pdf helyett. Tonna időt takarít meg későbbi böngészés és keresés során.
4. Változat-vezérlés, verzió-vezérlés, verzió-vezérlés
Ha emlékszik valamire a fájlnevezésről, hadd legyen verzióvezérlés. Ez könnyű. Amikor először készít dokumentumot, annak v1-vel kell véget érnie. Például neveznék egy javaslatot: ClientA javaslat_v1.ppt . Minden alkalommal, amikor menti a módosításokat, és eljuttatja az ügyfeleknek vagy kollégáknak, frissítse azt a 2., 3., 4. verzióra és így tovább. A dokumentum elkészítése után el kell mentenie a ClientA javaslat_vf.ppt vagy a ClientA javaslat_final.ppt fájlt a későbbi egyszerű hozzáférés érdekében. Mert nincs semmi rosszabb, mint amikor vajon vajon vajon létezett-e a 14-es verzió, vagy a 13. változat valóban a végső-e.
