Profi vagyok, hogy elérje a beérkező levelek nulláját. Mindezekkel még nem vagyok messze a létrán, tehát csak maroknyi e-mailt kapok egy óra alatt.
De amint elkezdesz mászni a sorakon, az értesítési szám egyre nagyobb lesz. És ami még ennél is fontosabb: ugyanúgy, mint a többi egyéb felelősséget, amelyet vállal. Alapvetően az e-mail a „dolgok, amelyeket meg kell tennem” lista aljára kerül, mert meg kell.
Ez azonban nem akadályozza meg az üzenetek felhalmozódását. Noha sokan alkalmazásokat és hackeket használnak az áramlás kezelésére, Tom Patterson vezérigazgató újabb megközelítést alkalmaz. Az év egyik legmagasabb minősítésű cikke szerint a LinkedIn egy iroda üzenetével oldotta meg ezt a problémát:
Elég okos, ugye? Menedzserként ez lehetővé tette, hogy összpontosítson a fontos dolgokra, miközben ösztönözte csapatait saját problémáik megoldására. Betty Liu, a LinkedIn egyik legfontosabb befolyásolója és a cikk szerzője összefoglalja, miért működik ez a megközelítés olyan jól:
„A sürgõnek látszó ügyek 200 plusz e-mail nélkül, a„ Válasz mindenkinek ”terepen repültek el. A nagyon sürgős dolgok indokolttá tették a telefonhívásokat. És ha Tom emberei tudták, hogy csak igazán fontos ügyekben szakítják meg, akkor magukra vállalták, hogy meghozzák a saját döntéseiket. Semmi nem történt volna meg, ha Tom minden alkalommal elérhető lenne e-mailben, hogy gondoskodjon minden apró részletről.
Ha ezt mondod, akkor valószínűleg nem vagy vezérigazgató - ez azt jelenti, hogy ez a technika nem fog működni az Ön számára, és akár bosszanthatja az embereket is fölött és alatt. De ez azt sugallja, hogy vannak lehetőségek arra, hogy az OOO üzeneteket is felhasználhassuk.
Ha például vakációra készül, egy nappal korábban beállíthatja az OOO üzenetet, hogy csökkentse a felesleges oda-vissza lépéseket. Vagy létrehozhat egy automatikus választ, amely minden hétvégén kikapcsol, és felkészíti a főnökét, hogy kevesebb üzenetet küldjön munkaidő után. Vagy használhatja azt egy délután belső csapatának, ha egy hatalmas projektet akar megtervezni, és nincs idő, hogy válaszoljon a nem sürgős kérdésekre.
Ez így néz ki:
Ma délután töltöm a negyedéves adatjelentés kitöltésével. Annak érdekében, hogy időben elkészüljön (és mindenki számára jól néz ki), ma csak 13: 00-18: 00 közötti sürgős e-mailekre válaszolok. Ezután mindenkinek vissza fogok térni. Köszönöm a megértést!
A dolgom? Nem kell vezérigazgatónak lennie ahhoz, hogy átvegye az irányítást a beérkező levelek között. Csak el kell hajlandónak találnia egy olyan megközelítést, amely ésszerű az Ön számára (és a csapatának).
