A beérkező levelek valószínűsége nagyon hasonlít a szekrény hátulján ülő elhagyott kosarakhoz. Tudod, hogy hamarosan megtisztul (és sok rejtett meglepetést tartalmaz), ám egy ilyen feladat megoldásának gondolata lenyűgöző. És kinek van hat órája szabadideje ahhoz, hogy valami ilyesmit megkíméljen?
Az e-mailek rendezéséhez azonban nem kell egész napot igénybe vennie - sőt, egy órán belül meg is csinálhatja, ha elfoglalja az idejét.
1-10 perc: Távolítsa el a szemetet
Állítson be egy 10 perces időtartamot, és kezdje el tömegesen törölni (vagy archiválni) minden olyan üzenetet, amelyre nincs szüksége, mint például a közösségi média-fiókok értesítései, emlékeztetők a múltbeli eseményekről, megerősítések a kézhez vett kézbesítésekről, a már olvasott hírlevelek. (vagy soha nem fog elolvasni), és e-mailek, amelyek már nem relevánsak.
Ezt megkönnyítheti, ha a beérkezett üzenetek mappában keresik a közzétett feladókat vagy tárgysorokat (például: LinkedIn értesítések), és egyszerre töröl egy csomó dolgot.
10-30 perc: Mappák és címkék létrehozása
Itt az ideje, hogy rendezze azokat a bal oldali üzeneteket, amelyek nem igényelnek semmilyen műveletet, de azokat meg kell őriznie.
Annyi mapparendszer létezik, mint az e-mail felhasználók, de megpróbálhatjuk egy mappát létrehozni bármilyen témához vagy e-mail típushoz, amelyek több hozzá kapcsolódó üzenettel rendelkeznek. Tehát ez olyan mappákat jelenthet, mint: Bevételek, Projektek, Utazások és így tovább. A mappákat mindig hozzá tudja adni és adaptálhatja, amikor megtanulja, hogy mi működik a legjobban.
Ennek a folyamatnak a felgyorsítása érdekében létrehozhat egy „A későbbi fájlba” mappát bármi számára, amelyben bizonytalan, és egy „Leiratkozás” mappát bármire, amelyet már nem kíván. Tipp: Ezek nagyszerű mappák, amelyeket válogathatunk, amikor öt perc van az ülések között.
Oh! És ha még szervezetesebbé szeretné válni, próbáljon ki néhány címkét (az Outlook az „kategóriák” -nak nevezi) további információ hozzáadásához az üzenethez. Egy e-mailben több címke is lehet, vagy akár több címkeréteg is lehet. Tehát az „Utazás” mappában található e-mail fő címkéje a „New York 2018”, a „Repülőjegyek” és a „Hétfő” alcímkéje pedig lehet.
30-50 perc: Használja a Kétperces szabályt, vagy készítsen tennivalók listát e-mailekre, amelyekre szükség van
A most megmaradó e-maileknek csak azoknak kell lenniük, amelyekre cselekedni kell. Ha a művelet kevesebb, mint két perc alatt elvégezhető, akkor tegye meg most. Ha több időre van szüksége az üzenet gondozásához, vegye fel a teendők listájába egy értesítéssel, hogy emlékeztesse, hogy valóban megtette. Ezután archiválja az e-mailt, hogy tiszta maradjon a beérkező levelek között (később továbbra is keresni fogja).
Ha nem csak listázó, akkor a Gmail új szundi funkciójával használhatja azt, hogy az e-mail megjelenjen a beérkező levelek mappájában, amikor készen áll a kezelésére. Vagy ha Outlook felhasználó, a nyomon követési szolgáltatás lehetővé teszi ugyanezt.
50-60 perc: Frissítse a beállításokat az egyszerű karbantartás érdekében
Gratulálunk a világ legjobban szervezett postaládájához! Rendben, nem a világ legjobban szervezett postaládája -, de a legjobb beérkező levelek között.
De ne hagyja, hogy a parti túl sokáig folyjon, különben megtelik. Ezt elkerülheti, ha olyan szűrőket állít be, amelyek automatikusan rendezik a bejövő üzeneteket, így nem kell.
Kedvenc szűrőm a hírlevelekre és az e-mailekre, amelyeket valóban el akarok olvasni, de nem mindig van megfelelő idejük, amikor beérkeznek. Ehelyett beállítottam egy szűrőt a Gmailen, amely mindegyiket egy „Olvassa el később” mappába. (Az Outlook rendelkezik a „szabályok” elnevezésű szűrők verziójával, amelyek nehéz teherbírást okozhatnak az Ön számára.)
Megfontolhatja az automatikus válasz beállítását a Gmail vagy az Outlook számára, ha nem tud válaszolni e-mailekre olyan gyorsan, mint általában (például, ha konferencián vagy, szokatlan időben dolgozik, vagy vakáción van) .
És az üzenetek valódi áthaladásához engedélyezheti és megismerheti néhány billentyűparancsot a Gmail vagy az Outlook számára.
A tisztítás után megszabadulhat attól a szomorú érzéstől, amikor elmulasztott egy üzenetet, vagy az a süllyedő érzéstől, hogy minden reggel teljes beérkező levelekkel kell szembesülnie. Valójában valószínűleg készen áll arra is, hogy továbblépjen a továbbfejlődő e-mail szervezetek felé, például kihasználhatja az új Gmail előnyeit, használhatja a Chrome kiterjesztéseket, vagy kipróbálhatja ezt a Beérkező levelek AI-eszközét.
Vagy a fedélzeten, ha úgy találja, hogy még sok tennivaló van - kezdje el heti 20 percet fektesse félre ezen lépések egyenkénti kezelésére. Néhány hétig ezt tegye, és olyan beérkező levelekkel találja magát, amelyek valójában megkönnyítik az életét.
