Tudod, hogy a lehető leghamarabb vissza kell térnie valakihez, amikor elküldi a „sürgős” feliratú e-mailt. Elképzelheti, hogy a másik személy a képernyőjére bámul, nem villog, vagy rögeszmésen frissíti beérkező leveleit, mert rád vár a végső számok, a jóváhagyás, a továbblépés, a válasz vagy a következő lépések.
De tudta, hogy nem ez az egyetlen alkalom, amikor a visszaírást prioritássá kell tenni? Igaz: Ha hagyja, hogy egy üzenet néhány napig üljön a következő forgatókönyvek egyikében, akkor kockáztathat, hogy elég érzéketlen vagy szakszerűtlennek tűnik.
Ez egy nagyon nehéz egyensúly, mert minden esetben a helyes dolgot is meg akarod mondani. De fontos, hogy szánjon időt a válaszadásra.
1. Ha korábban már büntettél
Ismeri az e-mailek büntetését a beérkező levelek kezelése érdekében? Amint a Muse társalapítója és ügyvezető igazgatója, Alex Cavoulacos elmagyarázza:
Küldjön egy rövid „Köszönöm, hogy gondolt rám - lefoglaltam a hónapban, de ha belépsz, szívesen segítenék, amennyire csak tudok.” Sok ember soha nem követi nyomon - akár azért, mert elfelejtették, akár azért, mert már nincs szükséged idejére és tanácsadásra -, így biztos lehet benne, hogy a nyomon követőkre van szükségük a legjobban.
Noha ez a stratégia megment, hogy nem válaszoljon minden olyan emberre, aki soha nem érkezik vissza, addig a kompromisszum az, hogy ha valaki úgy tesz, ahogy kérdezi - várjon sokáig, majd kövesse nyomon -, valóban tartozik neki, hogy válaszol. Tiszteletben tartja, ha később kapcsolatba lép veled, és ezért ugyanazt az udvariasságot szeretné mutatni neki.
Természetesen lehet, hogy továbbra is túl elfoglalt ahhoz, hogy segítsen (és az rendben van). De ne legyen túl elfoglalva, hogy hasznos választ küldjön - még akkor is, ha rövid választ ad, valaki más felé mutat, vagy linket ad egy erőforráshoz -, ha lehetséges, 24 órán belül. Ezenkívül egy valódi válasz elkészítése megkímélheti Önt a soha véget nem érő, később visszatérő hozzászólási e-mail lánc elindításától, amelyet úgy fog tekinteni, hogy a másik személyt vezeti.
2. Amikor elmondtál valami személyes dolgot
Sok embernek nehéz megosztania a személyes információkat munkatársaival. Tehát, ha valaki időt vesz igénybe, hogy e-mailen keresztül megoszthassa Önnel a zavaró híreket, mindig a gyors visszahívásra van szükség.
Nem kell hosszú válasznak lennie, és rendben van, ha nem vagy 100% -ban biztos abban, hogy helyes mondani. Szinte mindig vezérelhet az „Annyira sajnálom, hogy hallom…” elemmel, majd elgondolkozva címezze az e-mailben szereplő összes műveleti elemet (feltételezve, hogy van egy, ami általában is van) valamivel, például: „Kérem, szánjon időt” vagy "Nyugodtan érjen vissza, ha visszatér."
És ha van olyan időérzékeny kérdés, amely megköveteli, hogy valami kézzelfogható dolgot kérjen, várjon néhány percet a legkisebb kérdés kitalálására, mielőtt válaszolna.
Például így válaszolhat egy munkatársra, aki azt mondja, hogy a család halála miatt nem fog befejezni a fórum előadását ezen a héten:
Még akkor is, ha nincs pontosan a megfelelő szavakkal - és senki sem -, a válaszadás gyorsan azt mutatja, hogy törődik. Ez teszi aggodalmát valódinak, és egyértelmûvé teszi, hogy nem szellõzött el ezen a hírnél, vagy nem adta hozzá a listához, mint bármely más üzenettel.
Igen, mindannyian jó harcot folytatunk a postaláda nulla elérése érdekében; és teljesen megértem a vágyat, hogy el akarom halasztani az erre a kemény e-mailre való válaszolást, mert 10 alapvető válaszolhat ugyanolyan idő alatt. De nem érdemes másokat jelentéktelennek érezni - vagy kockáztatni a figyelmes ember hírnevét. Tehát szánjon időt arra, hogy válaszoljon egy üzenetre a következő kategóriák egyikében: Nem te vagy az egyetlen, aki örül, hogy megtetted.
