Legtöbbünk számára a beérkező levelek magukban az ellenség - a fájdalom, a kétségbeesés és az értékesítési kuponok fenéktelen fekete lyukja, amelyből soha nem tudunk kijutni.
És bár megpróbálhatja automatikusan elküldeni a fájlokat, és leiratkozhat a szívéből, vannak olyan e-mailek, amelyeket nem lehet elkerülni. Nem tudja megakadályozni, hogy cége elküldje neked az összes csapatjelentést, vagy megakadályozza, hogy ez a bosszantó publicista csapdába dobja a sajtóközleményt.
De van egyfajta e-mail, amelyet megállíthat: Következő e-mailek.
Gondolj bele: Minél több e-mailt halmoz fel, annál hosszabb ideig tart válaszolni mindegyikre. Minél tovább válaszol, annál több nyomonkövetési e-mailt küld az emberek úgy, hogy csak azért küldi el az üzeneteket. Nem sokkal egy gonosz, örök ciklusba ragadtál. Ha sok ember küld neked „Hé, megkapta azt az üzenetet, amelyet tegnap küldtem?” E-maileket, el tudod képzelni, mennyi idő és idő vesztegeti el?
Szerencsére van egy rendkívül egyszerű módszer a kapott követő üzenetek (és potenciálisan csak az üzenetek általában) csökkentésére: Helyezzen a helyére egy automatikus e-mailt, nem csak amikor nyaral, hanem az összes idő.
Az ön automatikus válaszának nem kell hosszúnak vagy részletesnek lennie, de a gyors, „Üdvözlet, megkaptam az e-mailemet, és ha lehetséges, visszatérünk hozzá!” Üzenet tarthatja a lelkes hódokat.
Kell egy kis útmutatás az automatikus válasz formázásához? Próbálja ki ezt a sablont az induláshoz:
Ne feledje továbbá, hogy a legjobb, ha konkrétabban áll az automatikus válaszadóval. Adjon meg egy általános ütemtervet arra, mikor fog visszatérni hozzájuk („Megpróbálok három napon belül válaszolni az üzleti kérdésekre”), így tudják a különbséget azért, hogy elfoglalt vagy, és hogy önként válaszolsz a beérkező levelek teljes elkerülése érdekében (nyilvánvalóan nem javasoljuk ezt).
Ezenkívül az automatikus válaszadók nagyszerű módja annak, hogy más embereknek irányítsák a munkát, akik jobban megfelelnek („Ha marketing lehetőséggel kapcsolatba lép velem, nyugodtan e-mailt küldhet, marketing munkatársunk, at”).
Az automatikus válaszadója egy szokatlanabb lehetőség lehet az emberek bevonására. Érzi magát egy kicsit önreklámként? Adjon hozzá egy linket a közösségi média egyik oldalához. Szeretne elsőként választ adni néhány kérdésre? Adjon hozzá egy szórakoztató GYIK-ot arról, hogy miként kezelheti azokat a dolgokat, amelyekre az emberek leggyakrabban hozzád járnak. Kreativitást szeretne? Link egy nemrégiben érdekesnek talált cikkhez.
Mindenekelőtt azonban győződjön meg arról, hogy az automatikus válaszadót időmegvásárlási módszerként használja, nem pedig az e-mailek megválaszolásának alternatívájaként (mert meglepő: az automatikus válaszadók nem válaszolnak az üzenetekre, bármennyit is várnak).
De ezt a megközelítést használva felesleges e-maileket fog tartani. A kapcsolatait boldoggá teszi. És ami a legjobb: a postafiókok rettegnek attól, hogy a napodba becsússzanak.
