Találd ki, hány e-mailt kap az átlagos irodai alkalmazott naponta? 121.
És ez a szám 2018-ra várhatóan 140-re emelkedik.
Rosszul érzi magát és pánikba esik, csak gondolkodva rajta? Nem vagy egyedül. Az e-mailek árama arra ösztönzi a szakembereket, hogy folyamatosan - szinte rögeszmésen - egész nap ellenőrizzék az e-maileket, akár munkába állnak, akár egy értekezlet közepén, akár egy kollégával ebédelnek. Ez a szokás ellenőrizni és újra ellenőrizni a postaládáját, mint egy függőség.
Sőt, ami még rosszabbá teszi, hogy az e-mail felhasználók pulzusszámát nyomon követő új kutatások igazolják, hogy az e-mail rendkívül stresszes. A stressz növeli a kortizolszintet, amely többek között zavarja a szervezet emésztését és immunrendszerét. Ez azt jelenti, hogy amikor stresszbe merül, az energiája zuhan, a fókusz szétszóródik, és a termelékenység elsüllyed.
Alsó sor? Az e-mailek röviden ellenőrzése stresszt okoz. A stressz káros az egészségére és a termelékenységre. Ez egy zavaró ciklus. És meg kell állnia.
De hogyan?
Kezdje az alapokkal
Bár nagyon kísértő, hogy a postaládájába csak egy frissítést (majd egy és még egy) frissítse, fontos a termelékenység és a hangsúly, hogy átalakítsa magát az egészségesebb kapcsolat érdekében az e-mailekkel. (Egyes pszichológusok ezt a „függőség megszüntetését” nevezhetik. A legtöbb esetben nem mennék túl messzire, tehát ragaszkodjunk a „szokás megváltoztatásához”.)
Az induláshoz végezzen apró kiigazításokat a napi rutinban, amelyek segítenek az állandó fókusz elvonásában az e-mailben:
- Távolítsa el a push értesítéseket a telefonjáról, hogy ne kapjon értesítést minden alkalommal, amikor e-mailt kap
- Ne hagyja nyitva e-mailjét, ha valami mást csinál a számítógépen. Hasznos, ha arra törekszünk, hogy csak egy lap legyen nyitva.
- Megállapodást köthet azzal, hogy csak bizonyos számú alkalommal, óránként vagy naponta ellenőrzi a beérkező leveleket. Ez mindenkinek különbözhet - egyeseknek azt jelenthetik, hogy 15 percenként ellenőrzik az e-maileket; mások számára ez azt jelentheti, hogy naponta egyszer, kétszer vagy ötször ellenőrzik. A lényeg egy napi e-mail rutin beállítása, amely növeli a termelékenységet és a teljesítmény érzését.
- Ha igazán fókuszálnia kell, és nem akarja, hogy zavarjanak, próbáljon meg ideiglenesen blokkolni az új üzenetek megjelenését a beérkező levelek mappájában (a Beérkezett üzenetek szünet nekem működik!).
Az ilyen típusú logisztikai kiigazítások rövid távon valóban segíthetnek - ezek apró lépések, amelyeket azonnal végre lehet hajtani. A termelékenység hackei és az alkalmazások azonban addig nem hoznak létre tartós változást, amíg nem foglalkoznak a mögöttes érzelmi tényezőkkel, amelyek táplálják az e-mail megszállottságát.
Menj a probléma gyökeréhez
Ha állandóan meg akarja változtatni a negatív szokást, akkor az első - és legfontosabb - lépés annak felismerése, hogy miért és hogyan alakult ki ez a szokás.
Ezt kitalálhatja, amikor legközelebb érzi a késztetését, hogy ellenőrizze e-mailjét, és tegye fel magának a következő négy kérdést:
- Mit érzem most?
- Miért szeretném most ellenőrizni az e-mailemet?
- Úgy érzem, hogy most ellenőriznem kell az e-mailemet?
- Tényleg ellenőriznem kell e-mailemet?
Mi a válaszai alapján, mi az igazi motivációja annak, hogy ellenőrizni, ellenőrizni és újra ellenőrizni szeretné?
Általános motivációk, amelyeket ügyfeleim gyakran leírnak, a következők:
- Félelem a kihagyástól: "A nap folyamán folyamatosan ellenőriznem kell az e-mailemet, különben nem tudok időben válaszolni - ami miatt elmulaszthattam egy lehetőséget."
- Aggódik amiatt, amit mások gondolnak: „Ha nem válaszolok azonnal, akkor a főnököm úgy gondolja, hogy nem vagyok lelkiismeretes, hogy nem vagyok a munkám tetején, vagy hogy egész nap elvagyok. ”
- El akarom vonni a figyelmet az unalomtól vagy a stressztől: „Unatkozom, túlterheltem vagy vagyok telve annak, amit csinálok. Az e-mail időtúllépést jelent számomra, amit tennem kellene. ”
- Szeretnék kitölteni egy érzelmi űrt vagy keresek az emberi kapcsolatot: “Kicsit magányosnak érzem magam. Jó érzés tudni, hogy valaki üzenetet küldött nekem. ”
Miután felfedezte az alapjául szolgáló motivációt, amely arra készteti Önt, hogy rögeszmésen ellenőrizze a postafiókját, van néhány hatékony információ, amely segít megváltoztatni szokásait.
Indítsa el az új döntéseket
Ezzel az információval új döntéseket hozhat, és új módon kielégítheti érzelmi igényeit - anélkül, hogy az e-mailre merítne.
Például vágyakozik arra az emberi kapcsolatra? Egyszerűen álljon fel az ebédszünet alatt, menjen egy barátságos munkatárs asztalához és mondja: "Szia, hogy megy a napod?"
Ha stressz érzi magát, és zavarásra szorul, tartson öt perces szünetet egy érdekes cikk elolvasásához, majd térjen vissza dolgozni.
Aggódik, hogy hiányzik? Emlékeztesse magát: „A munkámra koncentráltam. Ha valami igazán fontos, akkor is ott lesz, egy vagy két órával később vár rám. Most nem kell megszakítanom a jelenlegi projektem. ”
Ha attól tart, hogy a főnöke úgy gondolja, hogy lazít, ha nem válaszol azonnal az e-mailekre, akkor nyugodj meg magadról: „A főnököm tudja, hogy lelkiismeretes és szorgalmas vagyok. Ha nem válaszolok egy e-mailen azonnal, a főnököm azt fogja feltételezni, hogy más fontos munkával foglalkozom - és ez jó dolog. ”
Az e-mail nem természetéből adódóan jó vagy rossz; ez csak egy eszköz. Fektessen egy kis időt az önreflexióra, és győződjön meg arról, hogy ezt az eszközt oly módon használja, amely támogatja az egészségét, termelékenységét és karrierjét - ahelyett, hogy szabotálja.
Akár ma egy, két vagy 60 alkalommal ellenőrzi a beérkező levelek mappáját, a megfelelő okokból csinálja.
