Bólintál, amikor körülötted mindenki arról beszél, hogyan érik el a beérkező levelek nulláját. De az igazat megvallva, soha nem érzed magad odajutni.
És védekezésedben az az oka, hogy olyan üzeneteket kap, amelyek hosszadalmas vagy átgondolt válaszokat igényelnek. Valaki kérte a véleményét, és szeretne időt szánni annak megfogalmazására. Vagy van egy ötoldalas melléklet a felülvizsgálathoz - és ezért felül kell vizsgálnia. Vagy egy bizonyos módon meg akarja mondani a válaszát, és szeretne várni, amíg friss lesz.
A szokásos megoldások erre a helyzetre mindenféle szopás. „Meg tudja erősíteni a kézhezvételt”, de ez szuper formálisnak hangzik, és nincs szó arról, hogy a másik személy mikor fog megtenni egy feljegyzést, amely nagyjából lefordít: „És…?” ez valószínűleg nem az Ön stílusa - és még mindig nem ad konkrét választ. Vagy csak szánjon időt, de hagyta, hogy a másik ember elgondolkodjon és várjon.
Van egy trükk, amelybe nemrég beleestem, hogy megoldotta ezt a problémát számomra. Arra törekszem, hogy 24 órán belül válaszoljak (ha nem sokkal hamarabb) egy olyan vonallal, amely némi időt vesz nekem. Elégedett a másik emberrel, hogy rajta vagyok, időt ad nekem, hogy kövessem nyomon, amikor az ütemterv szerint működik, és ennél sokkal közelebb hozok a beérkező levelek mappájához. Itt van három kedvencem.
1. „Körülbelül kapcsolatot fogok venni”
Volt egy korábbi főnököm, aki mindig is hangsúlyozta az elvárások kezelésének fontosságát. Az emberek tájékoztatása a kezelőfelületről lehetővé teszi a zavar és a frusztráció elkerülését. És a legjobb módja ennek - a népszerű mondás szerint - az ígéretek alulteljesítése, túlteljesítése.
Ha egyszerűen csak egy hetet vár, hogy visszatérjen valakinek, akkor azt fogja feltételezni, hogy alacsony prioritásnak tekinti - és ez nem okoz senkinek jó érzést. Ha azonban azonnal visszaírja, hogy tisztázza, mikor fog kapcsolatba lépni, akkor valószínűleg fontos az Ön számára, hogy időben megadja a lehető leghamarabb az emberiséget.
Azáltal, hogy elvárja, hogy mikor várható el alapos válasz, átgondolt lesz. És ha legyőzi ezt a dátumot, akkor már nem az a személy vagy, aki öt napot igényelt a válaszadásra: Te vagy az a személy, aki azt mondta, hogy hetente lesz szüksége, de két nappal korábban válaszolt.
2. „Egy határidőt állok szemben”
Amikor elküld egy kérést, az emberek gyakran szeretnék tudni, miért. Gondolj bele: Ha valaki az asztaltól megáll, hogy ötletgyűjtést végezzen, valószínűleg eldobja, ha „nem” mondani fog, majd visszafordul a billentyűzethez. De kevésbé valószínű, hogy megsérti, ha azt mondja neki, hogy nem tud, mert elfoglalt vagy egy találkozóra (vagy más teljesen érvényes kifogásra, például a projektek csomagolására a nyaralás előtt).
Ez a válasz hasonló logikát követ. Azáltal, hogy megosztja a tányéron levő tartalmakat, lehetővé teszi a kapcsolatok megértését a munkaterheléssel kapcsolatban. Tudni fogja, hogy nem hagyja figyelmen kívül őt; inkább elfoglaltságot igényel, és néhány napra van szüksége ahhoz, hogy teljes figyelmét felhívhassa e-mailre.
Kipróbáltam ezt a megközelítést, és azt tapasztaltam, hogy az emberek nagyra értékelik, hogy még időt szántam arra, hogy visszatérjek egy ilyen időigényes állapotba. Ahelyett, hogy csalódott lenne, vagy egy-két nappal később ismét e-mailen válaszokat keressen, választ kívántak, és sok szerencsét kívántak, és azt mondták, hogy térjenek vissza, amikor számomra működik.
3. „Szeretném ezt egy kolléga irányítani, aki nincs az irodában”
Ez egy másik vonal, amire egyszerűen az igazság elmondásával botlottam. Csapatom nagy része néhány héttel ezelőtt ki volt az irodából, ezért el kellett halasztanom a belső visszajelzést vagy jóváhagyást igénylő válaszokat.
Ahelyett, hogy úgy válaszoltak volna, mintha elkísértem volna őket, az emberek - ismét - nagyon megértettek. Mindannyian voltunk azok a munkanapok, amikor a kezünk össze van kötve, és mivel megosztottad azzal, hogy nem tudod meggyorsítani a válaszadást, nincs oka a másik személynek arra, hogy nyomást gyakoroljon visszaírására.
Az e-mailekre való időben történő válaszadás minden résztvevő számára érdemes. Segít eltávolítani a beérkező levelek mappáját, és elősegíti a másik személy számára, hogy bármilyen információt megkapjon. És bár nem mindig lehet teljes választ adni, szinte mindig lehetséges valamit mondani. Tehát hagyja ki a félig átgondolt vagy sietős választ, és válasszon egy sort, amely egy idő alatt meg fog vásárolni. Ez úgy fogja érezni, hogy kapcsolattartója igazán törődik vele, és lehetővé teszi, hogy szánjon rá időt, ami jó munkát igényel.
