A legjobb esetben az e-mail a kommunikáció egyik leghatékonyabb formája - rövid, édes és útközben is elküldhető, hogy kérdéseire válaszoljon, vagy üzenetét átadja.
Ugyanakkor a beérkező levelek több problémát okozhatnak, mint amennyit megold, ha egy non-nonsense, rövidített válasz helyett egy mondattal válaszolsz, amely lényegében semmit sem jelent. A telefonhívástól eltérően - ahol az ebb és a beszélgetés folyamatát felhasználva ugyanazt a kérdést új módon is felteheti - nehéz lehet új információkat kérni e-mailben.
A jó hír az, hogy a rejtélyes e-mailek általában két kategóriába sorolhatók, és létezik egy stratégia az egyes típusokra való válaszadáshoz. Olvassa el az általános bűnelkövetőkkel kapcsolatos információkat és mindegyikük számára a legjobb megközelítést.
1. A „Nem olvastam az e-mailt” válasz
Az első típusú rejtélyes e-mail az, amely elgondolkodtat azon, hogy miért zavarta az írást. Ön e-mailt küld a főnökének, hogy repülése megalapozott, és visszaírja, hogy „néhány órán belül” találkozik az irodában. Vagy kérdezzen egy választócsoporttól frissített címeket, és feleik mindannyian elküldik az összes adataikat, a másik fele pedig csak a telefonszámot küldi el neked.
Huh. Mennyire nehéz olvasni egy e-mailt?
Valójában ez a kiindulási pont. Mint mondják, könnyebb megváltoztatni magad, mint mások megváltoztatása. Tehát az első dolog, amit meg kell tennie, az e-mailek objektív áttekintése. Képzi-e az embereket, hogy ne olvassák el őket, ha eltemetik a kérdést egy öt bekezdést tartalmazó e-mailben? A fenti példára gondolva megemlítette az üzleti késés kétoldalas összefoglalójának végén a késleltetett repülést (amelyet a főnöke később valószínűleg tervezett áttekinteni)? Próbálja ki irányelveinket, és győződjön meg arról, hogy e-mailjei olvashatóak-e és válaszoltak-e.
De miközben a világosabb e-mailek írása rendben és jó a következő alkalomra, hogyan reagáljon most a nem olvasóra? A legjobb megoldás az, ha a kulcsfontosságú információkat „új információként” mutatják be (ez magyarázza, miért írsz vissza).
A fenti példák esetében kipróbálhatja: „Új információ a légitársaságtól: a járat valószínűleg csak reggelig indul. Úgy tűnik, Chicagóban töltöm az estét ”vagy„ Köszönjük, hogy elküldte telefonszámát; elküldheted-e egy frissített címet, amikor lehetősége van? ”Tartsa a lehető legrövidebbnek (egy vagy két sor, így semmit nem szabad kihagyni), udvariasan megismételve, amire szüksége van.
2. A „Ez számomra nem prioritás” válasz
Elrendez egy olyan helyzetet, amikor egy vezető munkatárstól kérdezi, hogy kell-e az A vagy B megközelítést választania, és a válasz: „Sok szerencsét”. Vagy kérdezzen egy új kapcsolattartót, mikor lehet megfelelő idő a kapcsolatba lépni, és azt mondja, hogy szeretne to - de elhanyagolja, hogy tartalmazza a valós időket.
Ismerős? Van néhány rossz hír: Az a személy, akivel megfelel, csak nem az, hogy most válaszoljon.
Természetesen különbség van egy e-mail között, amely elbocsátja az ön elbocsátását, és egy olyan e-mailt, amely megadja az időt, amikor elérhetősége elérhetőbb lehet, például: “Szeretnék találkozni kávét keresni, de átáramoltam a a hónap vége ”a természetes körforgás nyomon követésére szolgál néhány hét alatt.
De az elutasító válasz további információk nélkül - pl. „Mikor láthatok néhány számot?”; „Persze.” - azt sugallja, hogy a szükséges információk megszerzése az olvasó számára nem prioritás.
Ha ez határozottan prioritás az Ön számára, ideje felhívni a figyelmét. Próbálkozzon a következő képlettel:
- A szükséges információk
- Határozott határidő
- Megerősítés egy kérdésen keresztül.
Például: „Tudom, hogy van néhány rendezvénye ezen a hétvégén, de szerdára szükségem van a felülvizsgált vendéglátási becslésre - képes lesz-e addig biztosítani?” Vagy „Ügyfél-találkozómat péntek reggel 10-ig tervezzük; megvalósítható-e rövid ismertetés az előadásaimról korábban? ”Ha arra törekszik, amire szüksége van, az olvasót összpontosítja; megadva egy konkrét dátumot („a következő kedden”, szemben a „az elkövetkező pár hétben”), felveszi a prioritási listát; és egy kérdéssel végződik, tehát a címzettnek vissza kell írnia téged.
Frusztráló lehet, ha valaki időt vesz igénybe a válaszadásra, de nem törekszik arra, hogy megadja a szükséges információkat. Használja a fenti tippeket a probléma kiderítéséhez, és válaszoljon oly módon, hogy elősegítse a munka elvégzését.
