Ahogy növekszik az általunk küldött és fogadott e-mailek száma, ezzel együtt új probléma merül fel: egy adott üzenet vagy egy adott információ megtalálása a hatalmas archívumban.
Szerencsére néhány átgondolt billentyűleütéssel és néhány speciális keresési know-how-val könnyebben, mint valaha, lekérheti az e-mailből a szükséges információkat.
1. trükk: Írjon most, hogy később keressen
Az egyik első dolog, amit az e-mail küldése előtt teszek, az olvasható a kereshetőség szempontjából. Gondolkodom azon, amit keresnék, hogy később megtalálja ezt az e-mailt, majd ellenőrizze, hogy vannak-e ezek a szavak az e-mailben.
A legtöbb esetben nem változtatom meg egy dolgot, de időről időre azt tapasztalom, hogy „a partnerséget, amelyet ma reggel megvitattunk”, a „Mashable partnerség helyett, amelyet ma reggel megvitattunk” vagy „A Jack ”helyett a„ Megjegyzések az Amazon-ról származó Jack Smith-szel való találkozásról ”helyett. Amikor ezt a szálat keresem a jövőben, tudom, hogy a„ Mashable ”vagy a„ Jack Smith Amazon ”kifejezést fogom keresni, és ezen gyors javítások nélkül találtak egy dolgot.
2. trükk: Használjon címkéket és mappákat
Ha Gmail-felhasználó, használhat címkéket - vagy dönthet úgy, hogy mindent csak egyetlen e-mailek óceánjába archivál. Úgy gondolom, hogy a címkék használatának megfontolása a legjobb.
Például: Kathryn társalapítómmal és viszonylag gyakran küldünk e-mailt Chicago városáról. Az e-mailek egy része a városba történő értékesítés kiterjesztésével kapcsolatos, mások teljesen függetlenek (például egy ott zajló konferencia vagy egy ott található jelölt). A „Kathryn Chicago” keresése a „Értékesítés” címkén belül sokkal gyorsabban fogja megtalálni, amit keresem, mint az összes e-mailben ugyanazon lekérdezés alapján.
Ugyanez vonatkozik más e-mail kliensek, például az Outlook mappáira is. Ha korlátozottabb e-mailek között kereshet, könnyebben megtalálhatja azt, amit keres.
3. trükk: Ismerje meg az e-mail keresési parancsokat
Végül ismerje meg a keresési lehetőségeket. A különbség a „Kathryn” -et tartalmazó e-mailek és a Kathryn által a Kathryn-hez küldött e-mailek, illetve a „Kathryn” a tantárgyban való keresése között. A Gmail esetében a következő legfontosabb tudnivalók a keresésről:
-
Egy adott személynek küldött e-mailek keresése: Címzett: XYZ és: XYZ
Pro tipp: Mindkét parancshoz választhat az e-mail cím, a keresztnév vagy a vezetéknév közül, például: [email protected], a következők közül: jane, a következők közül: smith. Ha valakinek több e-mail címe van, akkor az utónév és vezetéknév beírása mindegyik eredményét jeleníti meg. -
E-mail keresése a megadott szavakkal a tárgysorban: tárgy: XYZ
Pro tipp: Ha kifejezést szeretne keresni, feltétlenül idézőjelekbe tegye. Tárgy: A NYC travel e-maileket keres a tantárgyban található „NYC” betűvel, és a „test” valahol a testben történő utazásával - tárgyra van szüksége: „NYC travel”. -
Melléklettel rendelkező e-mail keresése: van: melléklet.
Pro tip: Kereshet bizonyos fájltípusokat a fájlnév: doc, fájlnév: ppt stb. Használatával is. -
Adott címkével rendelkező e-mail keresése: label: XYZ
Pro tip: Ha rákattint egy címkére a Gmailben, akkor már hozzáadja azt a keresősávhoz, így felhasználhatja azt a keresés kiindulópontjára. -
A keresés szűkítése az olvasott vagy olvasatlan e-mailekre: is: olvasatlan vagy:: olvasott
További információkért nézze meg a Digital Inspiration nagyszerű példáit ezekről a keresési parancsokról.
Használ más trükköket az e-mail kereshetőségének megőrzése érdekében?
