Az e-mailekkel kapcsolatban általában nagyon szavak vagyok.
Nagyon félek attól, hogy túl közvetlennek vagy hidegnek mondjam el, és van valami azokkal a szavakkal, szépítésekkel és (kínos) felkiáltójellel, amelyek kissé melegebbnek és barátságosabbnak tesznek hangot.
De itt van a helyzet: végül pazarolom a saját időmet - azzal az idővel, amikor az ember elolvassa az üzenetet.
Senki sem akarja eltölteni értékes mentális energiáját a pelyhekön keresztül azért, hogy pontjára érkezzen. Tehát, ha van egy kedves pont a szívedben a kicsi beszélgetés és a virágos nyelv számára, mint én, akkor hogyan tudod megbontani a saját üzeneteidet a ténylegesen fontos dolgokról?
Íme négy kivitelezhető tipp, amelyek segítettek:
1. Vágja ki a kitöltő szavakat és kifejezéseket
Nagyon valószínű, hogy kitöltő mondatokat szór az e-mailekbe.
Nem hiszel nekem? Írjon be egy e-mailt egy kolléga számára, és nézd meg, hányszor szerepeltetett a “Azt hiszem” szavakat. Noha ez segíti a nyelv puhítását, ez teljesen felesleges. Feltételezzük, hogy erről gondolsz, mivel te írtad az üzenetet.
Ugyanez a szabály vonatkozik egy olyan szavakra is, mint a „igazságos”. De a legtöbb esetben teljes egészében kivágható volt.
Ha bármilyen más rejtélyt kiszűrünk, amely esetlegesen rejtőzik, van még egy tipp az egykori újságírói oktatómtól, amely továbbra is ragaszkodik hozzám: Keresse meg, hol vesszőket helyezett. Sokszor olyan minősítőt követnek, amelyet törölhet. Tudod, olyan dolgok, mint „Mondanom sem kell”, „Azonban”, „Valóban” vagy akár „Tudod”, hogy ezt a mondatot elkezdtem.
2. Használja a Bullet Pontokat
Az egyik dolog a szükséges kontextus felvétele. De különösen az e-mailekben, kísértésnek tűnik a fedélzeten tartózkodni, és az üzenetét mindenféle irreleváns részlettel megtölteni.
Ezért lehet olyan hasznos a golyópontok használata - arra kényszerítik, hogy sokkal tömörebb és közvetlenebb legyen az írással. Kihívja magát, hogy megtalálja-e olyan bekezdéseket, amelyeket jobb lenne rövidített listává tenni.
Noha nem akarja, hogy az egész e-mail látszólag végtelen gömbök legyen, a néhány nagyobb szövegrész lebontása elősegítheti, hogy a jegyzet rövidebbé váljon (és sokkal jobban szervezett).
3. Nézze meg az embereket a vonatkozó dokumentumokban
Időről időre az az információ, amelyet kétségbeesetten megpróbál bejuttatni az e-mailbe, már máshol rögzült - akár egy dokumentumban, egy prezentációban, egy weboldalon, akár valami másban.
Nincs szükség a kerék újra feltalálására. Tehát, ha ki tud választani egy olyan további erőforrást, amely már megosztja az összes szükséges tudnivaló információt, utalja a címzettet erre - nem pedig az összegzésére.
4. hagyja ki a kis beszélgetést
Ha valami olyan vagy, mint én, megnézte ezt a tippet és azt gondolta , viccelsz velem? Ezeket az örömöket kihagyva minden bizonnyal irodai szörnyré válhat!
Eljutok oda, ahonnan jössz - az üzeneteim barátságos kérdéssel történő felvetése tűnik udvarias dolognak. De legtöbbször teljesen megválaszolatlanul marad. Ez a teljesen szükségtelen rész, amelyre a legtöbb ember csak átvilágít.
Nyugodtan tartson egy gyors és kellemes „Remélem, hogy jól teljesítesz” lehetőséget. De valószínűleg a legjobb, ha rákattint a visszajelző gombra.
Ezek a trükkök működésben
Szeretne bizonyítékot arra, hogy ezek a tippek valóban működnek? Vessen egy pillantást az alábbi példákra, hogy megtudja, hogy a második e-mail pontosan ugyanúgy merül fel, mint az első - sokkal kevesebb szóval.
- E negyedév eladási száma alacsony. Hogyan tudjuk bemutatni ezt nem túl negatív módon?
- Az előadás erősebb lehet, ha megfordítjuk a megrendelést. Mit gondolsz?
Az első e-mail 198 szó. A második? Ez egy tömör és korszerűsített 93 szó, azaz az elsõ üzenet több mint kétszerese a második hosszának.
Figyelmeztetni kell, hogy egyes üzeneteknél könnyebb lesz alkalmazni ezeket a taktikákat, mint másoknál. És valószínűleg nem lesz képes minden felét felére szeletelni.
De ne hagyd, hogy ez elriasztja Önt. Ehelyett ne felejtse el, hogy a legfontosabb az a puszta cselekedet, amely az írásbeli kommunikáció hatékonyabbá tételére irányul. Mindaddig, amíg ez tudatosan tudatában van, az e-mailjei folyamatosan javulnak.
