Akár megpróbálja lenyűgözni az új főnökét, akár előléptetést szerez, nehéz lehet nemet mondani a további munkára. Végül is azt akarja, hogy mindenki látja a szorgalmas, kihívást elfogadó és mindenki számára felkészült hozzáállását. Sajnos minden új projektnek, amelyet vállalsz, hogy vállalsz, egy előre látható határidővel jár - és mielőtt megismerné, alig tudja tartani a fejét a víz felett.
Amikor úgy érzi, mintha a projektek elkezdenek átjutni a repedéseken, vagy egyszerűen nem tudják adni a legjobbat, mert túl vékonyak vagytok, tegyen egy kis időt a helyzet kezelésére, mielőtt a teendők listája a legjobbakat kelti. Íme néhány módszer a lenyűgöző munkaterhelés kezelésére és a pályára való visszatérésre.
1. Készítsen ütemezést
Tartsa be az összes végleges határidő általános ütemtervét azáltal, hogy naptárt készít az iCal-on vagy a Google Naptárban, vagy egy jó tervező segítségével (szeretem a Moleskine heti notebookjainak felállítását). Mindent egy helyen látva segíthet az idő prioritásainak meghatározásában, mert pontosan tudja, mi jön elő, napokkal és hetekkel előre.
De ne álljon meg itt: az idő szervezésének trükk az, hogy a projektjeit olyan mini célokba bontja, amelyeket könnyebben lehet elérni. A kicsi, elérhető célok segítenek a nehéz projektek végrehajtásában és a pályán maradni.
Például egy nagy munkaesemény megtervezéséhez számos csoport összehangolását igényli, mind az irodában, mind azon kívül. Ahelyett, hogy egy nagy határidőt határozna meg az esemény időpontjára, ütemezze azt kisebb feladatokra az eseményt megelőző hetekben, például: ellenőrizze, hogy étkeztetője rendelkezik-e az Ön menüjével, véglegesítse a résztvevők helyes létszámát, és ellenőrizze és nyomtassa ki az anyagot. Ezeknek a mini-céloknak az út mentén történő teljesítése biztosítja, hogy semmi ne maradjon az utolsó pillanatban.
2. Figyelmeztetés maradjon
A fő ütemterv beállítása csak a csata fele - a másik fele valójában ezt használja. Ha nem szokott napi szinten ellenőrizni a naptárát, akkor szüksége lehet egy kis lépésre a helyes irányba, ezért a határidők meghatározása után állítson be néhány figyelmeztetést. A számítógépén vagy a telefonján megjelenő felugró ablak gyors emlékeztetőt jelenthet a felmerülő eseményekről (nézze meg az olyan alkalmazásokat, mint a 2Do, a Wunderlist és a Todoist), vagy ha papírtervezőt használ, beállíthat vizuális figyelmeztetéseket a Post-Its segítségével. arról, hogy mi történik a következő héten.
Ezek a figyelmeztetések tartalmazhatják a nagy határidők ellenőrzési pontjait (pl. A projekt esedékességének felénél lehet riasztást beállítani annak biztosítására, hogy megkéri a felettesét, hogy vizsgálja felül a jelentés tervezetét), vagy csak általános napi emlékeztetőket. (például riasztások beállítása hétfőre és szerdára, így ellenőrizheti, hogy a pályán van-e, mielőtt elfogy az idő a munkahét végén).
3. Szervezze meg
Ha egyidejűleg több projekten dolgozik, a beérkező levelek gyorsan felrobbanhatnak egy hatalmas információs rendetlenséggé. És bár nem tudja megállítani a beérkező e-mailek áramlását, legalább meg tudja őrizni a megbízásokat és elválasztani egymástól.
Próbáljon meg mappákat és színkódot adni a beérkező levelek mappájához, hogy segítsen megtalálni a fontos információkat, amikor erre van szüksége. Például hozzon létre külön mappát minden egyes konkrét feladathoz, amelyen dolgozik, amely lehetővé teszi a szükséges beszélgetések vagy fájlok keresését.
Ha egy lépéssel tovább akarunk lépni, akkor még beállíthat egy olyan szabályt az Outlookban, amelyben bizonyos címekről vagy bizonyos kifejezésekkel a tárgysorban küld e-maileket a létrehozott meghatározott mappákba. A Gmail ugyanazt teszi, ha beállít egy szűrőt. Bármelyik módszer lehetővé teszi a beérkező levelek előzetes rendezését, így nem kell értékes időt költenie a rendetlenség szitálására!
4. Vegye ki a kis cuccokat az útból
Ön felel az ismétlődő jelentésekért vagy táblázatokért, amelyeket hetente vagy havonta kell kiadni? Időt és energiát takaríthat meg (és értékes helyet szabadíthat fel a már zsúfolt feladatlistán), hozzon létre sablont minden jelentéshez, ahelyett, hogy minden alkalommal a semmiből indulna.
Folyamatosan kap e-maileket, amelyek hasonló kérdéseket tesznek fel? Hozzon létre konzervválaszokat a Gmailben, vagy tartson egy Word-dokumentumot az asztalon, és válaszokat adjon a gyakori kérdésekre (pl. Hogyan használja az FTP-webhelyet, kihez forduljon az ügyfélszolgálathoz, vagy a közelgő kiállítások időpontjai). Ha van valami, amelyből könnyen kivághatja és beillesztheti, a rutin e-mailekre való válaszadás kevésbé időigényes.
Ha a apró cuccokat korán elkészíti, és a lehető legfrissebbé teszi, akkor több hely áll rendelkezésre a komplex projektek kidolgozásához.
5. Tartsa naprakészen
Tegye félre néhány perccel azelőtt, hogy elhagyja az estét, hogy visszatekinthessen az ütemtervre, és frissítse azt a napi előrehaladással (még ha ez a heti munka is nagy segítség!). Nem fejezte be egy feladatot? Vigye a következő napra vagy a következő időszakra, amelyet az adott projektre tervezett. Segít abban is, hogy minden egyes napra (vagy akár csak heti egyszerre) betervezhessen szabadidejét, amely lehetővé teszi, hogy rugalmasabbá váljon, ha nem teljesít mini célt, és át kell rendeznie az ütemezését.
A napi munkájának figyelemmel kísérése nemcsak a túlterheltség elkerülése érdekében segíthet felmérni, hogy mekkora időre van szüksége egy adott projekthez vagy egy feladathoz. És ezt tudva, pontosan meg fogja határozni, hogy mennyit vállalhat a jövőben!
6. Beszéljen a megosztásról
Ha rájössz, hogy néhány mini-célja nem teljesül, mert nincs elég idő, mert más projektek prioritást élveznek, vagy azért, mert az új feladatok továbbra is az asztalra szállnak, ideje lehet, hogy beszéljen a felügyelő a munkád egy részének újraelosztásával kapcsolatban.
Ez egy másik ok, amiért elengedhetetlen a napi és a heti tervezett projektek részletes ütemterve: Ha egyértelmű ötlete van arról, hogy mit kell tennie, és milyen időkereten belül, a főnöke könnyen láthatja, hogy mi van a tányérján. Ezután együtt meghatározhatja, hogy mi a legfontosabb az azonnali teendők listáján maradni, és mit lehet visszavonni vagy átruházni valaki másra.
Igen, nehéz lehet elengedni, de mindig fontos, hogy megosztjuk a munkaterhelést a többi csapattal, és meghúzzuk a határidőket, mint hogy megpróbáljuk bebizonyítani, hogy mindent meg tudsz kezdeni, és nem egészen odaértek.
Végül, amikor elkezdi érezni, hogy elveszíti, vegyen nagy lélegzetet. Ne felejtse el, hogy az ellenőrzés az, hogy megőrizze magát, és őszinte legyek abban, amit tud kezelni.
