Nem feltétlenül tartom magam nagy multitaskernek. Valójában nagyon nehéz egyszerre több dolgot csinálni. Tegyük fel, hogy a fejem megdörzsölése és a gyomrom megdörzsölése nem az én buliban való trükk.
Ugyanakkor egy projekttartály? Ez egy jó hírnév, amelyet határozottan vállalok. Felvázolom egy cikket, válaszolok egy véletlenszerű e-mailre, majd elkezdem a projektet - mindezt mielőtt visszamegyek a postafiókomba, hogy újabb üzenetre válaszolhassak. Nem szisztematikusan foglalkozom egyszerre egy dolgokkal. Ehelyett inkább feladatról feladatra ugorok, hogy távol maradjak a látszólag soha véget nem érő tennivalók listámtól.
Nemrégiben azonban rájöttem valamire, ami arra késztette a módszereim megváltoztatását. Igen, munkanapjaim őrülten elfoglaltak voltak. De nem feltétlenül érzik magukat produktívnak . Az esti órákkal nagy, fenyegető projektekkel érkeztem, amelyek továbbra is lógnak a listámon. Tudtam, hogy az elmúlt nyolc órát lázas gépeléssel töltöttem a számítógépemen. Szóval, hogyan nem sikerült elkészítenem ezeket a dolgokat? Hová ment az időm?
Ez az oka annak, hogy úgy döntöttem, hogy kipróbálom a „batching” nevű módszert. Ez egy vicces szó, de hihetetlenül egyszerű fogalom. Alapvetően azt jelenti, hogy hasonló feladatokat csoportosít össze, majd egy lépéssel vigyáz rá. Ez a módszer állítólag növeli a termelékenységet azáltal, hogy segít elkerülni a fogaskerekek őrült váltását, amely mindig előfordul, amikor egy projektről a másikra ugrik. Ehelyett koncentrálhat és megoszthatja magát a feladatokkal, csökkentheti a figyelmezetlenségét, és stratégiailag meghódíthatja ezeket.
Mondanom sem kell, hogy olyan taktika volt, amelyet csak nekem terveztek. Tehát kipróbáltam ezt a rendszert egy szilárd héten, hogy kiderüljön, vajon ez valóban hozzájárult-e ahhoz, hogy a termelékenységem és a koncentrációm nagyon szükséges rúgást biztosítson a nadrágban. Kíváncsi, mit gondoltam? Hadd ragaszkodjunk a „csoportosítás, mint a dolgok együtt” témához, és nézzünk meg néhány előnyt és hátrányt.
Előnyök
Tényleg kevesebb időt pazaroltam
Miközben a Pomodoro Technikának sikerült engem kissé megcáfolnia, szkeptikusnak tartom magam, amikor különféle termelékenységi csapdákról van szó, amelyek a munkaidő maximalizálását ígérik. Tehát haboztam ezt a kísérletet. Feltételeztem, hogy bármi drága időt pazarolok arra, hogy kitaláljam, hogyan lehet ezt hatékonyan megtenni.
Végül meglepődtem, hogy ez a taktika mennyi időt takarított meg engem. Először is, a hasonló feladatok azonos időbeni elvégzése segített engem sokkal kevésbé összetört és stresszes helyzetben érezni. Ráadásul még azt sem tudom megfelelően megmagyarázni, hány percet takarítottam meg azzal, hogy nem kellett folyamatosan megnyitnom és bezárnom egy csomó különböző dokumentumot és böngészőfüzetet. Ehelyett megismertem volna a szükséges dolgokat, elvégeztem az összes releváns feladatot, amelyeket elvégeztem, majd egy egész dolgot elhagytam a listámból. Valójában okos módszer volt a működésre!
Kevésbé félt meg a nagy projektek
Mindannyian ismertek vagyunk azokkal a nagy projektekkel és megbízásokkal, amelyek állandó otthont találnak a tennivalók listáján, főleg azért, mert túlságosan elárasztottak vagyunk és megfélemlítettünk ahhoz, hogy elkezdjük őket.
De ezt a batching technikát alkalmazva úgy döntöttem, hogy a nagyobb feladatokat kisebb, harapós méretű akcióelemekre bontom. Például korábban már írtam volna a „Cikk írása a Múzeumnak” elemet a listámon. Annak érdekében, hogy a dolgokat valóban hatékonyabban lehessen csoportosítani, ezt a feladatot több kisebb lépésre osztottam, például összegyűjtöttem a kutatásaimat, felvázoltam a darabomat, elkészítettem és szerkesztettem, majd benyújtottam.
Ezt az összes cikkhez vagy nagyobb projekthez megtettem, amelyen azon a napon dolgoztam. Ezután mindegyiküket megvizsgálom, mielőtt tovább lépnék a következő lépéshez - ahelyett, hogy egyszerre csak egy teljes cikket foglalkoznék.
Ez azt jelentette, hogy valójában haladtam azokon a dolgokon, amelyeket általában hajlamosak elmozdítani. De az egész folyamat sokkal jobban kezelhetőnek tűnt.
Kevesebb hibát követtem el
Nézzünk szembe a tényekkel - ha folyamatosan átugorjuk a munkanapot, akkor ez zavaró és zavaró lehet. Természetesen senki sem tökéletes. De azt tapasztaltam, hogy a munkámnak ez a szétszórt megközelítése túlságosan sok hibát és áttekintést eredményezett, ideértve a hibás embereknek küldött cikkeket és e-maileket is.
Adagolással azt tapasztaltam, hogy kevesebbet csináltam ezekből a csúszásokból. Nem vagyok tudós, de megyek előre, és becsülöm azt a tényt, hogy teljes hangsúlyomat a teljes feladatomnak tudtam szentelni. A gondolataim nem voltak olyan szétszórtak, ami azt jelentette, hogy proaktívan képes voltam felismerni ezeket a kis hibákat és hibákat.
Hátrányok
A teendők listájának létrehozása tovább tartott
A kiegyensúlyozott és becsületes érdek érdekében nem próbálom úgy tenni, mintha ez a termelékenységi technika teljesen mentes lenne hátrányaival. A legnagyobb, amit újra és újra találkoztam, az volt, hogy a tennivalók listája sokkal hosszabb időt vett igénybe, hogy reggel összegyűjtsem.
Vizuális ember vagyok. Tehát tudtam, hogy ha kibírom ezt a szakaszos eljárást, akkor a listámat ugyanúgy kell felépíteni - különben csak újra végiguglok. Gyorsan megtanultam, hogy a stratégiai próbálkozás komoly gondolatokat és felülvizsgálatokat igényel.
Végül általában így készítettem:
- Egy óriási listába feljegyeztem az összes dolgot, amelyet azon a napon elvégeztem.
- Megragadtam a kiemelőket, hogy színkódot és a hasonló tételeket csoportosítsam.
- Ezután, mivel a felkarcolódott és kiemelt rendetlenségre egyenesen a széle felé vettem volna, egy teljesen új listát írtam - figyelmet fordítva az elemek csoportosítására a színkódom alapján.
Mint biztos vagyok kitalálni, ez azt jelentette, hogy mindennap felkészültem arra, hogy munkát végezzek, majdnem kétszer olyan hosszú időt vett igénybe. De őszintén szólva azt hiszem, hogy ez a pár extra perc nagyon megérte!
Nem mindig volt fenntartható
Véletlen értekezletek és vészhelyzetek felbukkannak a munkanap során - olyan dolgok, amelyekre még nem is terveztek gondot fordítani, hogy hirtelen prioritássá válnak. Mindannyian tudjuk, hogy megy ez.
Tehát, bár ez a módszer rendkívül jól működik azokban a napokban, amikor minden a tervek szerint megy, ez nem mindig kezelhető, ha hirtelen váratlan találkozó vagy munkahelyi válság áll fenn. És bár nyilvánvalóan módosítania kell és vigyáznia kell a tennivalókra, minden bizonnyal kissé frusztráló és zavaró lehet, ha egy csavarkulcsot dobnak a legjobban elkészített tervekbe. Végül is nem igazán tudja „kötegezni” az időigényes vészhelyzeteket.
Szóval folytatom a tennivalók listájának összeállítását?
Mint bármi máshoz, vannak bizonyos előnyök és hibák, amelyek ezzel a módszerrel járnak. De összességében azt mondanám, hogy ez határozottan valami, amit továbbra is végrehajtok. Ez valóban hozzájárult a koncentrációm növekedéséhez, és arra ösztönözte, hogy egy kis stratégiával meghódítsam a teendőim listáját.
Persze, voltak olyan dolgok, amelyek felbukkantak, amelyekre nem tudtam tervezni. Mindaddig, amíg hajlandó fenntartani egy kicsit a rugalmasságot ezzel az időkezelő rendszerrel, azt hiszem, nagy sikert fog elérni vele.
Megpróbálta a csomagolást? Vegye fel a kapcsolatot velem a Twitter-en, és tudassa velem, hogy működött az Ön számára!
