Y generáció tagjaként (remélhetőleg) már ismeri az e-mail etikett legfontosabb szabályait: Tartsa rövidesen és édesen, és ne írjon semmit olyan e-mailbe, amelyet nem szeretne továbbítani a nagyanyjának, a főnökének, vagy a másik jelentős.
De néha az e-mailek írásának legtapadóbb része egyáltalán nem a tartalom - meg kell kezdeni és befejezni. Különösen a munkahelyen, ez nem mindig olyan egyszerű, mint a „Kedves Joe” -nel kezdve és a „Köszönöm, Kelly-vel” jelentkezve.
Tehát, amikor üzenetet készít egy felvételi menedzsernek, egy ügyvezetőnek vagy akár a főnökének, itt megtudhatja, hogyan lehet előrehozni a legjobb számítógépes lábát - az elejétől a végéig.
1. Ki egy e-mailt?
Az első dolgok először: Itt az ideje, hogy megszüntessük a „[email protected]” e-mail fiókot. Igazán. Nem aranyos vagy kreatív, nem hivatásos. Ha e-mail fiókot más célokra használ, mint a kollégium barátaival folytatott csevegést, akkor használjon egy címet, amely tartalmazza az első és az utolsó kezdőbetűt vagy a nevét, és hagyja itt. Legyen óvatos, ha az e-mail címében a 0 vagy az 1 számot használja; nehéz lehet megmondani őket, kivéve az O nagybetűket és az L kisbetűket
2. Kerülje a Gaffes üdvözletét
Az e-mail első szót választani könnyű - mind a „kedves”, akár a „hello” szinte bármilyen helyzetben működik. De ez után trükkös lehet. A munkahelyi rendszeres kommunikáció során az ember keresztnévvel történő megkeresése általában rendben van, és a címek használata túlságosan formális, eldugott vagy fiatalkorúak lehetnek.
De vannak kivételek: néhány felsőbb szintű végrehajtó inkább a „Mr.” -et vagy az „asszonyot” részesíti előnyben, ezért érdemes figyelmen kívül hagyni a hallgatót, hogy meghallgassák, hogyan mások általában fordulnak hozzá. És ez egy biztonságos fogadás, amikor először találkozik orvossal vagy professzorral, ha inkább „Dr.” -ként szólítják őket.
A munkakereséshez e-mailek küldésekor a legjobb a címek használata. De ha nem ismeri annak a személynek a nemeit, amellyel kapcsolatba lép, ne hiszem - csak az utónevet vegye fel. Igen, Christina “Chris” Brown megbocsáthat neked, hogy Mr.nek hívta, de az utolsó dolog, amit meg akarsz csinálni, az az, hogy szégyenkezze magát, mielőtt az e-mail középpontba kerülne.
Végül, ha nincs konkrét neve a címzettnek (pl. Munkakeresést küld egy központi HR címre), akkor elegendő egy egyszerű „hello”.
3. Zárja be az udvariasságát
Lehet, hogy megvan a kedvenc e-mail záróvonalad, de a kijelentkezéskor mindig figyelembe kell vennie a kapcsolattartót és a levél okát. Itt egy gyors pillantás néhány gyakran használt címkevonalra és az általuk közvetített üzenetre:
Üdvözlettel: Ez egy univerzális záró érzés, amely a legtöbb helyzetben 100% -ig megfelelő, de úgy tekinthető, hogy kissé unalmas vagy elhúzódó levél a levelekkel valakivel, akit jól ismersz.
Üdvözlettel: Ez a kifejezés professzionális, de némi melegséggel. Általános az üzleti e-mailek esetében, amelyek kevésbé formálisak, például olyan munkatársak között, akik kissé gyakran dolgoznak együtt. Ezt tovább rövidítheti a "Üdvözlet" címre, ha e-mailben értesít valakivel.
Legjobb: Ezt a lemondást széles körben vitatják, és mindazoknak tekintik, amelyek őszintektől a csalógá válnak, a címzett szűrőjétől függően. Ez egyszerűen a "Üdvözlet" rövidített változata, és pozitív érzéseket idézhet elő. De tévesen is értelmezhető hitelesnek, ha korábban nem áll kapcsolatban egy-egy-kapcsolattal az e-maillel.
Tisztelettel: Ez egy formális kiküldés, amely megfelelő, amikor e-mailt küld az ügyvezetõ igazgatónak, az igazgatóság elnökének vagy egy magas szintû vállalati vezetõnek.
Fondly: Ez határozottan társadalmi bezárás, nem profi. A barátság és a valódi érdeklődés üzenetét küldi el, de olyan szakértelemmel, amelyet a professzionális levelezéstől el lehet távolítani.
Meleg üdvözlet: Ez a "kedvesebben" hivatalosabb változata, de ez még mindig a leginkább megfelelő közösségi e-mailekhez.
Tisztelettel: Ezt az e-mailt gyakran kissé eldugottnak tekintik, ezt a lezárást leginkább hivatalos levelezéshez, például nyomtatott levélhez lehet felhasználni.
4. Használja aláírását hasznossá
Győződjön meg arról, hogy az aláírási sor felsorolja az alapokat: teljes nevét, címét, cégnevét és elérhetőségi adatait, beleértve a telefonszámokat és az e-mailt. A vállalati embléma esztétikailag is kiegészítő lehet.
Munkakereséssel kapcsolatos e-mailek küldésekor használja a nevét és elérhetőségét. Vigyázzon azonban arra, hogy milyen kapcsolattartási információt ad meg - ha nem akarja, hogy a potenciális munkáltatók hívják a vonalt, amelyet az Ön recepciósja időnként felvesz, akkor ne adja ki ezt a számot. És ha profi módon használja a Facebook-ot, a Twitter-et és a LinkedIn-t, akkor jó, ha ezeket az információkat is tartalmazza.
Az aláírás részeként e-maileket láthat idézetekkel vagy szellemes oldalokkal, de óvatosan járjon el, mielőtt úgy gondolja, hogy a sajátja ilyen típusú frissítést igényel. Az üzleti e-maileknek csak ezt kell tartalmazniuk: üzleti. Az aláírása nem az a hely, ahol a személyes meggyőződéseit vagy érdeklődését megcélozhatja.
Amikor e-mailt készít, ügyeljen arra, hogy annyi figyelmet szentel a nyitó és záró sornak, mint a többi tartalmat. Ne hagyja, hogy az elkerülhető csomagolás zavarja vagy elvonja a figyelmet a címzettől, mielőtt eljut az e-mail legfontosabb részéhez - az üzenethez.
