Sajnos a teendők listája nem lesz nulla a halál napjáig. Tehát ha azt gondolta, hogy csak akkor érheti el a termelékenység nirvánáját, amikor a listák üresek, és a naptár nyitott vászon, nos, ez valószínűleg nem fog megtörténni - legalábbis amíg van munkája, családja, barátai, és egy életet kezelni.
Ha olyan vagy, mint a legtöbb ember, akkor elég csomó listája van a tennivalókról, valamint egy majdnem állandó új feladat-elárasztás és az elnyomó érzés, hogy mindezt most el kell végezni.
Sokan megkísérelik megoldani a személyes feladataik hegyét, prioritások szerint rendezve és a tetején kezdve. Logikusnak tűnik, de valójában megszerezték. A valóságban, mielőtt átgondolná a prioritásokat, három tényezőt kell figyelembe vennie, mivel ezek mindegyike korlátozza az Ön választását abban, hogy mit kell tennie (és akár meg is tehet).
Tehát ha túlterhelten érzi magát, és nem biztos benne, hol kezdje - tegye félre a „legfontosabb prioritások” listáit, fontolja meg ezt a három tényezőt, és használja őket, hogy segítsen rendezni a lehetőségek feleslegét egy kezelhetőbb döntéseket.
1. korlátozás: háttér
Ha nem a megfelelő helyen vagy, nem rendelkezik a megfelelő eszközzel, vagy ha nem a megfelelő személy előtt áll, akinek a cselekvéshez szükséges, akkor nem tudja megtenni. Gondolj bele - voltál már munkahelyen, egy értekezleten, és hirtelen emlékszel, hogy sampont kell vásárolnod? Ha nem hagyja el a találkozót, akkor a „sampon vásárlása” akkor nem történik meg. Ez az „Errands” nevű listán szerepel, amikor idejött vagy. (Hacsak nem olyan, mint a férjem, aki úgy gondolja, hogy a sampon élettartama meghosszabbítható örökké, ha vizet ömlött bele és hígítja, amikor már majdnem üres.)
A kontextus mindig az első korlátozás. Biztosan megváltoztathatja a kontextust, hogy a megfelelő helyre, eszközre vagy személyre kerüljön, hogy megtegye az éppen eszébe jutott műveletet. De ha nem teszel meg, akkor döntéseit először ez a tényező korlátozza.
David Allen „Getting Things Done” módszer javasolja, hogy a teendők listáját elsősorban kontextus szerint rendezzék, mint például a @Computer, a @Home, a @Errands. Ez időmegtakarítást jelent azáltal, hogy megakadályozza, hogy olyan döntésekkel blokkoljon, amelyeket még nem is meghozhat - mert Ön nem a megfelelő helyzetben van.
2. korlátozás: Elérhető idő
A második tényező, ami a játékba kerül, az, hogy mennyi idő van ideje. Ha nagy projekted van, amelyen dolgozik, de el kell lépnie a következő találkozóra, vagy 10 perc alatt fel kell vennie a gyerekeket, akkor valószínűleg nem megfelelő az erőfeszítése, hogy elindítsa. Időbe telik, amíg bekerül a ritmusba, mielőtt le kell nyitni.
Tehát amikor az idő tényező, keressen olyan lehetőségeket, amelyek megfelelnek a rendelkezésre álló időnek. Talán azon a 10 perc alatt a legjobb, ha nem ellenőrzi a beérkező levelek mappáját, és félig elolvassa egy csomó e-mailt, amelyeket egyébként újra el kell olvasnia. Lehet, hogy inkább az lesz, ha kiment és friss levegőt lélegez, vagy ha gyorshívást kezdeményez, ahol tudod, hogy valaki hangpostaját fogja használni, akkor többet fog profitálni.
3. korlátozás: Erőforrások
A harmadik tényező, amelyet figyelembe kell venni, milyen az energiád. Nem tudok rólad, de péntek délután egy hosszú, elfoglalt munkahét után nem az az ideje, hogy belemerüljünk valamibe, ami sok mentális sávszélességet igényel. Ehelyett olyan döntéseket hozok, amelyek megfelelnek a szellemi és fizikai energiámnak. Nem azt kell mondanom, hogy nem olyan esetekben kell „felcsavarodnom” és bejutnom, de szeretek tudatában lenni annak, amit választom, és ezt hozzáigazítani ahhoz, amikor azt gondolom, hogy a legjobbakat hozom, amikor csak Meg tudom csinálni.
A prioritások beillesztése
Az elején azt mondtuk, hogy tegyük félre a „prioritást” - de most itt jön vissza. Míg a kontextus, az időbeli rendelkezésre állás és az erőforrások korlátozzák a választást, hogy melyik feladattal kell a következőt kezelnie, ezek általában még mindig nem elégségesek annak eldöntésében, hogy melyik hozza a legnagyobb értéket. Itt ragyog a prioritás - ez lesz a stratégia.
Ha azt gondolja, hogy a prioritás alapján történő döntés azt jelenti, hogy az életében és munkájában „mindent kitaláltam”, megkönnyítem számodra. Csak annyit kell tudnia, hogy elkötelezte magát - teljesen. Először is rögzítse a listákba mindazt, amellyel személyesen és szakmailag megállapodást kötött, megköthetne, megtenne, vagy meg kellene tennie, hogy bízhasson abban, hogy döntést hoz a teljes leltár ellen, amit elkötelezett.
Ezután tegye fel a következő két egyszerű prioritási kérdést:
Gyakran rájönnek, hogy az általad elfogadott projektek és feladatok fele valóban nem valósul meg a meglévő idő alatt, és nincs értelme annak, hogy ezeket most elvégezzük, vagy kevés kockázatot jelent a jövőbeni parkolás. Ezek a fajta dolgok szerepelnek számomra a „Valaki talán” listán. Nem adtam fel az ötletre - csak azt mondom: „nem most”.
Próbálkozzon feltenni ezeket a két kérdést a következő e-mailben, amelyben megkér valamit. Vagy a következő könyvet, amelyet elmondsz magadnak, el kell olvasnod. Vagy a következő ülésen, amelyen felkérték a részvételt. Ez csak segíthet abban, hogy könnyebben elgondolkodjon a választásain, tudva, hogy csak annyit tehet, és hogy a lehető legjobb választást hozza.
