A költségjelentések benyújtása ott van, ahol gyökércsatornák vannak a szórakoztató skálán. Annak ellenére, hogy a vállalkozásom jogszerűen nagyon sok pénzt tartozik nekem, szinte mindig félek, hogy ezeket a jelentéseket be kell nyújtanom.
Ennek valószínűleg a főiskolán kívüli első munka során gyökerezik, amikor néhány fő iránymutatást kértem a főnökömtől arról, hogy a kiadások miként felelnek meg a közelgő üzleti útnak. Egyszerűen azt mondta: "Használd meg a legjobb megítélésed".
Ööö, köszönöm. Mivel soha nem voltam üzleti úton, úgy éreztem, hogy a legjobb megítélésem valószínűleg különbözik az övétől.
De azt hiszem, ez volt a lényeg. Amikor igazgatóvá váltam, és az alkalmazottaim ugyanazt a kérdést tettték fel, rájöttem, hogy ugyanazt a homályos választ adom. Próbáltam kipróbálni munkatársaimat, hogy megnézhessék, hogyan viselkednek maguk felügyelet nélkül - ha vadon mennek, és egy éjszaka több száz dollárt fújnak haza, megkérdőjelezem döntéshozatali képességeiket (és igen, átadhatom őket promóció azon személy helyett, aki ésszerűen kezeli a kihívást).
A történet erkölcsi? Amikor a főnöke azt mondja: „Használd meg a legjobb megítélésed”, amikor a társaság fillére tölti, akkor ezt jelenti. A költségek kezelésének módja sokat fog mondani rólad, mint alkalmazottként, és ez befolyásolhatja a főnöke hírnevét is.
Szerencsére néhány trükköt kidolgoztam az évek során - és ezek hasznosak, hogy segítsenek ellenőrizni magamat, amikor bevételeket gyűjtök.
Figyelj és tanulj
A legjobb módja annak, hogy felmérje, mennyit kell költenie, ha figyelte a tapasztalt kollégáit. Valószínű, hogy megeszsz, inni fogsz és ugyanabban a helyen maradsz, tehát rengeteg esélyed van arra, hogy leálljon, és megnézze, mit csinálnak előbb.
Íme egy példa: Amikor Ön és kollégái vacsorára indulnak, előbb hagyja, hogy mindenki más rendeljen, és ügyeljen az egyes személyek megrendelésének költségeire. Amikor jön a sor, győződjön meg arról, hogy választása a legolcsóbb, vagy ugyanabban a tartományban található, mint a csoport legolcsóbb rendelései. Nem, csak azért, mert a főnöke megrendelte a mignont, nem feltétlenül jelenti azt, hogy követned kell a példát. De amikor a veterán utazók mindenki Cobb-salátát rendelnek, kövessék az ő vezetésüket, és a főnöke soha nem kérdőjelezi meg étkezésének költségét.
És mi van, ha nem lesz senki más az utazásában? Próbáljon meg előre kutatni. Tegye fel kérdését más kollégáitól, például: „Chicagóba tartok - javasolhat néhány étkezési helyet?” Tudja meg, hol általában a csapat többi tagja látogat, és lesz néhány olyan hely, amelyről tudod, hogy biztonságosan megfizethető.
Ne légy kapzsi
Ez valószínűleg nyilvánvalónak tűnik, de a tapasztalatból elmondhatom neked, könnyű érezni, hogy kicsit élhetsz, amikor irodája körbejár, fizet a szállodáért, és elkíséri önt divatos vacsorákra az ügyfelekkel. És bár előfordulhat, hogy más emberei élnek azzal, mert tudják, hogy valaki más fogja felvenni a lapot, jobb fogadás, ha a lehető legkevesebb a kiadása.
Hüvelykujjszabály: Ha nem a saját pénzével vásárolná meg, akkor ne tedd rá. Egy pohár bor vacsorával? Bírság. Egy pohár bor, plusz három koktél, pár alkalmazás és desszert? Ennek szükségességét nem könnyű igazolni.
Ne légy olcsó
Ésszerűnek tűnik, hogy ne töltsön túl sok pénzt a vállalati pénzért, de mi lenne a legolcsóbb termékekkel? Fizethet-e a reggeli latte-t és a bagel-t, amikor munkába utazik? Technikailag biztosan kérheti cégét, hogy térítse meg neked azt a 4, 67 dollárt, amelyet fizetett egy kis kávéért és bagelért, de garantálom, hogy nem fog nyerni egyetlen pontot sem, ha a főnöke ezt látja az Ön tételes jelentésben.
Például, egy alkalmazottomnak benyújtania kellett egy költségjelentést az 1 dolláros parkolási díjért egy ügyfél-találkozótól. Tréfálsz velem? Visszaadtam neki dollárját, de azóta mindig úgy éreztem, hogy mindent megtesz, hogy megpróbálja elmenekülni a társaságból.
Igen, a vállalkozásnak kifizetnie kell az ésszerű költségeket, amikor Ön távol tartózkodik és képviseli a céget, de a nikkel-és-csökkentés révén a kiadások szakszerűtlennek és éretlennek fognak tűnni, nem is beszélve rosszkedvről. Ez egy jó tárgyalás: Ha ez egy olyan dolog, amelyet általában egy rendes munkanapon vásárol magának, ne költöztesse rá (hanem őrizze meg a bevételeket, az esélye alatt, amit a főnöke felkínál a kisebb dolgok fizetésére is).
Mindig kérjen bevételeket
Ezen a feljegyzésen a kiadások ésszerű korlátokon keresztüli megtartása mellett a bevételek megőrzése a legfontosabb dolog, amelyet figyelembe kell venni, amikor az irodán kívüli megbízásra tart. Még azt sem tudom megszámolni, hogy hányszor adtam az alkalmazottaknak költségjelentéseket a kiadások bizonyítéka nélkül. Nem számít, mennyire gondolja, hogy a főnöke bízik benned, nem tudja csak megszólalni, mert 256 dollárt költött az utolsó üzleti útjára.
Amikor egy munkavállalótól megkérdeztem, hogy miért nem tartalmazza viszonylag kis kiadásaihoz egy igazán kicsi kiadást - egy teljesen jóváhagytam volna - bevallotta, hogy aggódik, hogy esetleg nem hagyom jóvá a tételt, ezért csak "elfelejtette" kérni a nyugtát. Igaza volt: én nem hagytam jóvá. De nem azért, mert kifogásoltam a vásárlást - mert nincs bizonyítékom, hogy valóban történt.
Gyors tipp: Húzza a helyhez kötött szálloda borítékát a szobájából, és tartsa a pénztárcájában vagy a táskájában. Tekerje egy nagy gumiszalagot a pénztárcájára, hogy emlékeztesse Önt a számla kérésére - majd dobja azt a borítékba, amint megkapja. És ha van valami szokatlan a kiadással kapcsolatban, írja le hátuljára, mielőtt elküldené.
Minden társaság és minden főnök eltérő módon kezeli a költségeket, ami azt jelenti, hogy nincs olyan kemény és gyors szabály, amely minden helyzetre érvényes lesz. Tartsa be ezeket az irányelveket, és a főnökének soha nem lesz oka megkérdőjelezni a legjobb megítélését.
