Már nem tekintik őrültségnek, hogy farmernadrágot viseljen a munkahelyen, vagy órák után italokat vegyen a főnökével, de amikor a hangulatjeleket e-mailben használja, a vonalak kissé elmosódnak.
Nehéz lehet a professzionális e-mail etikett be- és hátrahagyása. De valószínűleg ez a fő módja annak, hogy kapcsolatba lépjen a főnökével és munkatársaival (emellett, tudod, személyesen is). Ez azt jelenti, hogy minden elküldött üzenet jó benyomást kelthet … vagy rossz üzenetre.
Íme a munkaellenőrzés kilenc szabálya, amelyeket be kell tartania - ha az online hírnevét sértetlennek szeretné tartani.
1. Indítsa el a szilárd tárgy sort
Ha e-mailt küld az egyik felettese számára, ne feledje, hogy valószínűleg több száz üzenet van a beérkező levelek mappájában.
Tehát mit csinál a főnöke legtöbbjükkel? Vagy nyomja meg a törlés gombot, vagy csillaggal később (és soha ne olvassa el őket). Ez azt jelenti, hogy csak egy esélye van rá, hogy felhívják a figyelmüket: Egy csábító tárgysor segíthet abban, hogy valóban megnyitják.
2. Vigyázz a szavaira
Kapott már olyan szöveges üzenetet, amely egy időszakkal zárult le? Ha igen, akkor valószínűleg azt gondolta, hogy az a személy, aki elküldte neked, mérges rád (bár valójában csak a helyes írásjeleket próbálták használni).
Ennek oka az, hogy a használt szavak azonnali megnyugtatása vagy felborulása lehet. Kerülje a "hé" vagy a "sürgős" szavak használatát, és inkább "te" vagy "ma" szót használjon. (Zavaros? További magyarázat az alábbiakban.)
3. Írj mint szerkesztő
Lehet, hogy nem ír főiskolai tanulmányokat, de ez nem azt jelenti, hogy nem lesz besorolva. A rossz nyelvtan, a helyesírási hibák, és még a bevezetés, a szöveg és a következtetések hiánya úgy érzi, hogy úgy hangzik, mintha megpróbálná elérni a beérkező levelek mappáját, és nem lenne felelős alkalmazott.
4. Legyen udvarias a személy idejével kapcsolatban
Ha e-mailt küldesz valakinek, mondd el neki, miért küldted el.
Például, ha egy prezentációt csatol, mondja el pontosan, hogy mi lesz a következő lépéseik (Szüksége van-e jóváhagyásra? Szeretné, ha diák hozzáadnának?). Ha elkísérelsz valakit mondani, mondd el nekik, miért vették fel őket.
5. Óvatosan használja az hangulatjeleket
Itt van a hangulatjelek dolga: nem mindenki rajongja őket. Még ha alkalmi környezetben is dolgozik, továbbra is a dolgozó népesség jelentős százaléka látja őket szakszerűtlennek. Ne kockáztasson, ha nem biztos benne, hogyan fogja megkapni.
6. Helyezze vissza a mellékletet
Nyilvánvalónak tűnik, de mindannyian bűntudatot szenvedtünk az e-mail megsértésében többször is.
Ellenőrizze, mielőtt megnyomná a küldést: csatolta-e azt a mellékletet, amelyet azt mondta, hogy csatol? (Mondja ezt tízszer gyorsan.)
7. Körözze meg a kijelentkezését (a szokásos "legjobb" nélkül)
Az e-mailjét lemondással kell befejeznie, de ez nem jelenti azt, hogy minden üzenet végén mondani kell a „legjobbat” vagy a „köszönetet” (különösen, ha valójában nincs olyan dolog, amiért hálás vagyok).
Ehelyett válasszon egy olyan tiszteletet, amely profi, ám mégis funkcionális. Próbálkozzon az „üdvözlettel”, „tisztelettel” vagy „hamarosan beszélni fogok veled”.
8. Használjon professzionális aláírást (még a telefonján is)
Ha éppen professzionális, jól megírt e-mailt készített, miért akarja azt befejezni a „Sent from my iPhone” címmel? Ehelyett válasszon egy egyszerű, vonzó aláírást, amely tartalmazza a címet, a közösségi média profilját, a webhelyét, és talán még az arcát is.
9. Tudja meg, mikor ne küldjön e-mailt
Természetesen, függetlenül attól, hogy milyen jó az Ön etikettje, teljesen felesleges, ha olyan e-mailt küld, aminek nem kellene lennie.
Például, ha szupergyors válaszra van szüksége valakitől, hívja fel helyette. És ha a főnökét akarja emelni, ütemezze a találkozót (nem akarja, hogy e-mailben beszélgetjen).
Mindaddig, amíg betartja ezt a kilenc szabályt, szinte mindig elolvassa az e-maileket és válaszol rá. És hé, csak jó benyomást kelthetsz főnökére, amíg rajta vagy!
