Biztos vagyok benne, hogy a legtöbb ember valószínűleg elég egyértelmű az e-mail címkén. Tudja, mikor kell továbbítani egy emlékeztetőt egy kolléga számára, és mikor kell a főnökét egy szálakon átadni. Azt is tudja, mikor kell végrehajtania a néha zavaró BCC opciót (vagy te?). És attól függően, hogy kivel felel meg, valószínűleg azt is tudja, mikor kell válaszolni, mikor nem.
És mégis, kiderül, hogy a CC / BCC / Reply All még mindig embereket bocsát ki - és nem csak a legutóbbi osztályosok, akik csak a dolgok forognak. Miután meghallgatta kollégáim beszédet a kínos e-mail „hoppá” pillanataikról, felvettem a kapcsolatot a hálózatommal, hogy megnézzem, milyen egyéb események történt az évek során. Kiderül? Nos, ezek a kis e-mail címkék nagy hatást gyakorolhatnak, mind jót, mind pedig teljesen katasztrófát okozhatnak - és nagy tanulságokat tehetünk a többi számára.
Indítsuk el ezzel az anekdotával Felipe-től, egy webfejlesztőtől, akinek munkatársa megtanulta keményen, hogy az ön gondolkodása, mielőtt a CC és a sajtó elküldése nemcsak körültekintő, hanem karriert takarít meg is:
Judd munkatársam, a szeptember 11-i egyéves évforduló alkalmából elmentek a munkából. Mivel szeptember 11-én volt, egyik kollégája, Larry, rajzfilmet ábrázolt, amelyben Juddot ijedt, gyermeket félõ terroristát ábrázolták. Ez azt mutatta, hogy Judd az ágya alatt rejtőzik, és egy mackót szorongat. Larry viccként elküldte a munkatársak egy kis csoportjának és a menedzsernek. Furcsa okokból a szálkezelő e-mailben elküldte a rajzot, és megkísértette az egész társaságot . A társaságnak több mint 500 alkalmazottja volt. Néhány órával később a CC-igazgatót kirúgták és jó kísérettel kísérték az épületet. Hoppá!
Tehát, az első lecke: Ha egész csomó embert fogsz CC-ra venni, ügyeljen arra, hogy jól fogadja.
Danielle, a felsőoktatás karrier-szolgáltatójának igazgatója éppen ezt teszi. A CC mezőt használja kollégáinak teljesítésének megünneplésére. "Az egész campusra e-mailek küldése, ahol szükség esetén kiáltásokat adunk, jó a morál szempontjából" - mondja Danielle, aki azt is szereti, ha a CC lehetősége az, hogy segítsen valakinek a hurokban maradni, és proaktív módon ösztönözze őt.
Figyelem: A figyelmeztetés azonban: Míg a kiabálás általában malacka hátsó kiabálást eredményez, néha elég. Amanda, a tehetségszerzés koordinátora emlékszik egy banki munkára, ahol „volt ez egy srác, aki hírhedt volt, mert mindenkire válaszolt, hogy“ kösz ”vagy“ nagyra becsülve ”… mindenkit. Egyetlen. Email. Még akkor is, ha 50 ember lenne CC. Volt egy futó vicc róla, és valóban bosszantotta az embereket ”- magyarázza. Végül az egyik csalódott munkatársa kihívta a sértő választ, és elmagyarázta az e-mail alapjait.
James, a másolat-szerkesztő, túl jól ismeri azokat a problémákat, amelyek felmerülhetnek, ha túl sok ember üzenetet küld. Emlékeztet egy egyetemi években bekövetkezett eseményre, amikor a campuson kívüli hallgatói tanács véletlenül üzenetet küldött a teljes listájának, nem pedig a BCC összes tagjának. Az eredmény? Egy hét válasz - minden káosz 3000 hallgató számára. „Jó idők” - mondja James, és megrázta a fejét, kétségtelenül eszébe jutott a legmagasabb szintű postafiók.
Egyesek számára azonban a BCC csak rossz üzlet. Jessica, a brooklyni székhelyű korai gyermekkori szakember ezt mondja róla:
Nem szeretem a BCCing-et. Szeretem az átláthatóságot. Mindig azok az emberek, akik „mindenkinek válaszolnak” boldogok, tönkreteszik. Jelenlegi szerepkörben csoportos e-maileket kell küldenem az idő- és helyinformációk közlésére, valamint rendszeresen visszajelzést kérnem. Még ha az e-mail tetején is vastag, dőlt, dőlt betűvel írom: „Ne válaszolj erre az e-mailre”, elkerülhetetlenül valaki mindig megteszi. Sóhaj. Ezért mindenkit elviszem a BCCing-hez, és csak a csapatamat ellenőrzem. Ilyen módon, ha valaki „mindent megválaszol”, akkor nem mindenki lesz a gondolatainak, véleményének és érzéseinek kitéve.
Az író és a szerkesztő, Sara nem érzi olyan erősen a BCC használatát, mint néhány, ám ő hisz benne, hogy van egy trükkö:
Bármikor, amikor BCC-vel szeretne BCC-t látni, hogy másoknak szánt e-mailt mutasson, kérdezd meg magadtól: Küldhetem-e az e-mailt a címzettnek (BCC nélkül), és továbbadhatom a kiegészítő kapcsolattartónak? Sokkal őszintebbnek érzi magát, mivel ahelyett, hogy elrejti, kivel osztja meg az e-mailt, úgy tűnik, hogy szokás szerint küldte el, majd azt gondolta: „Ó, talán meg kellene osztanom ezt a főnökömmel érte referencia.' Ez inkább: "Hadd ellenőrizzem, hogy menedzseröm be van-e zárva", és kevésbé "Kém vagyok azért, hogy ilyen és ilyennel kommunikáljam", ami mindig szép. Plusz, így fedezhetők fel, ha a BCCer előhozza valaha!
Nem csak a CC és a BCC okozza a zavart. A megtévesztően egyszerű „Válasz” ismert, hogy többen is izzadnak. Rebecca, a számlavezető, beismeri, hogy megnyomja a „Válasz” gombot, amikor a „Tovább” gombbal akart állni. Mint egy egyetemi klub elnöke, amely nagy eseményt rendezett, Rebecca szégyentelte volt, amikor megtudta, hogy a klub által tervezett helyet kétszer kell lefoglalni. Sietve, hogy megosztja a haragját a végrehajtó csapat többi tagjával, Rebecca kivágott példákat adott ki a klubtulajdonosoknak, de csak a kollégák szemébe szánták, és továbbküldés helyett véletlenül válaszolt! Rebecca sok mindent megtanult erről az eseményről, köztük: „Győződjön meg róla, hogy üzeneteit a megfelelő személynek küldi”, „Ne küldjön e-maileket, ha dühös”, és ami a legfontosabb: „Ne légy éretlen idióta amikor e-maileket küld valós embereknek. ”
Ne feledje, hogy az üzeneteket a megfelelő személynek küldi, mivel Mark értékesítési menedzser azt akarja, hogy figyelmeztessen néhány hónappal ezelőtt, mielőtt visszavont szerződések szerkesztését küldte rossz személynek. Mikor észrevette a hibáját, és kiderült, hogy nem csak egy, hanem két üzletét vesztette el, Mark elnézést küldött és sietett feljavítani a gondatlanság okozta károkat. A két üzlet közül csak az egyiket adott le, és gyorsan kijelenti, hogy a költségvetési okokból kivonult társaság hibája miatt nem tette meg - „bár biztos vagyok benne, hogy ez nem segített”.
Noha eltérhet a vélemények arról, hogy melyik mezőt kell használni, van néhány lecke a következő színes anekdotákból. És ha szeretnéd a véleményem? Ne légy olyan kellemetlen válasz mindenki számára, kerülje a hatalmi CC-t, és ne felejtse el valójában mozgatni valakit a BCC-hez, ha azt mondja.
