Az emberek folyamatosan azt kérdezik tőlem, hogyan tegyék gyorsabban, jobban és hatékonyabban a dolgokat, és milyen eszközöket ajánlok, hogy segítsék őket abban. De van egy kérdés, amelyet sokkal kevesebbre kapok, ami ugyanolyan fontos: Hogyan tudok időt spórolni - kevesebb munkával?
Valójában, ha tudjuk, mit nem kell tennie, és mit kell abbahagyni, óriási változást hozhat a boldogságban és a termelékenységben.
Tesztelje magát ezzel a hét kérdés listájával, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jól befekteti az idejét.
1. Azt mondod, hogy nem?
A legtöbb embernek mélységes szeretetre van szüksége. Ennek eredményeként szinte mindent, amit tőlünk kérünk, igennel mondunk, ami lehetetlenné teszi mindent, hogy jól csináljuk, és ez időt és termelékenységet veszít. Vessen egy pillantást a legutóbb tíz kapott kérésre (figyelmen kívül hagyva a főnöktől kapott megbízásokat, amelyek valószínűleg nincs felettük). Ha több mint a felére igennel válaszolt, valószínűleg itt az ideje, hogy ösztönözze magát, hogy elmondja a nem-t (íme néhány módszer erre szépen megtenni).
2. Eleget delegál?
Függetlenül attól, hogy menedzser vagy, lehetősége van delegálni a kollégákra. Ha mindent csinálsz magaddal, és azt gondolod, hogy „nekem csak gyorsabb megcsinálni”, akkor lehet, hogy delegált fókusz. Vessen egy pillantást a múlt héten végzendő feladataira - ezek valóban a munkaköri leírás? Ha nem, nézd meg a sikeres küldöttségre vonatkozó tippjeimet, hogy elkezdhess néhány dolgot levenni a tányérjáról.
3. Szüksége van minden a tennivalók listájára?
Ne fontolja meg a végtelen feladatlista kihívást, hogy mindent elkészítsen, amikor valójában kihívás a prioritások meghatározása. Ha hetekben még nem hajtotta végre a feladatot, vagy mindig később dönti el, ez lehet annak jele, hogy valójában nem szükséges. Használja a menedzserét és a kollégákat hangfalakként a felesleges elemek eltávolításához a teendők listájából, így több időt fordíthat olyan prioritást élvező elemekre, amelyek előmozdítják a céljait. Pro tip: Problémái vannak a munkadarabok eltávolításával? Vizsgálja meg mindegyiket, és írja le, hogy milyen hatással lesz (pl. „Bevételi lehetőség” vagy „felhasználói növekedés”). Meg fog lepődni, hogy hány elem nincs összhangban a vállalat vagy a személyes célokkal.
4. Szüksége van-e a naptárában található összes ismétlődő találkozóra?
Törölje azokat, amelyek nem befolyásolják, vagy amelyek helyettesíthetők e-mail frissítéssel. A tartott értekezleteken értékelje újra, hogy a formátum, a hossz és a résztvevők hozzájárulnak-e hatékonyságukhoz. Ahogy Jim Belosic vállalkozó elmagyarázza, ez időt és pénzt takarít meg - egy órás találkozó 17 alkalmazottal, akik átlagosan évente 40 000 dollárt keresnek, 232, 88 dollárba kerül. Yikes.
5. Az egyszeri találkozók esetén túl hosszú az alapértelmezett hossza?
A legtöbb ember alapértelmezés szerint a 60 perces találkozókra számít, amikor a kezdeti beszélgetéseknek ritkán kell ilyen sok időt igényelni. Próbálja meg beállítani a naptár alapértelmezett értékét 30 vagy 20 percre. Visszahozod ezt az időt, és valószínűleg sokkal eredményesebb találkozók lesznek.
6. Szüksége van-e egy találkozóra?
Hírek villog: Nem kell minden olyan értekezlettel egyetértenie, amelyen felkérték a részvételt. Ez kétszeresen vonatkozik azokra az emberekre, akik anélkül, hogy kérdéseket tesznek fel a naptárba, - engedélyed van arra, hogy elutasítson minden olyan dolgot, amely nem kritikus az Ön munkája szempontjából. Állítsa be a magas sávot arra, hogy időt adjon az embereknek, és rájön, hogy több kérdést e-mailben vagy - gyakran még hatékonyabban - a telefon felvételével rendeznek.
7. Ön rabszolga a Beérkező levelek között?
Olyan dolgokról beszélünk, amelyeket nem kell tennie: Nem kell válaszolnia minden bejövő e-mailt. Engedélyezze magának az irreleváns hideg e-mailek és a FYI e-mailek archiválását, amelyekben cc: ed vagy bcc: ed. És amíg rajta tartózkodik, leiratkozzon bármire, amit nem olvasta (nem, nem kell elolvasnia minden e-kereskedelmi hírlevelet, amelyre feliratkozol). Ha nem válaszolunk e-mailen, akkor kulcsfontosságú az idő valódi munkához.
Időnként a termelékenység nem az ön által létrehozott rendszerekkel vagy a letöltött alkalmazásokkal kapcsolatos, hanem arról, hogy egy jó pillantást vegyen arra, hogyan tölti az idejét, és megszabadítsa az ütemezését a felesleges feladatoktól. Több óra a napban? Azt hiszem, hogy egyetértünk abban, hogy ez jó dolog.
