A legtöbb e-mailünk valószínűleg fontosnak számít, de biztosan nem mindegyikük. Ha meg tudjuk különböztetni a fontos üzeneteket másoktól, például a levélszemétektől vagy olyan üzenetektől, amelyek nem igényelnek azonnal figyelmet, drasztikusan befolyásolhatják az e-mailek szitálásának időtartama alatt.
A legtöbb e-mail szolgáltatás és program használja a hívást üzenetek prioritásai kijelölni, mi a fontos és mi nem fontos. Az üzenetek prioritásait kétféle módon lehet használni: manuálisan és automatikusan, és bár ez furcsának tűnik, még akkor is megjelölheti az üzenetet, hogy az alacsony prioritású vagy kevéssé fontos.
Hogyan működik
A használt e-mail szolgáltatástól és programtól függően lehet, hogy kézzel jelölheti meg az üzenetet fontosnak vagy nem fontosnak. Ha készen áll az e-mail küldésére, ha ez egy mellékelt szolgáltatás, akkor azt mondhatja meg, hogy az e-mail fontos, és a címzettnek ilyen módon kell megjelölnie, vagy csökkentheti annak fontosságát, hogy ne érezze kötelességének a címzést az e-mailt azonnal.
A legfontosabb fontossággal bíró e-mailek félkövérűek lehetnek a Beérkező levelek mappában, vagy pirossal jelölhetők, míg a kevésbé fontos üzenetek szürkén jelenhetnek meg vagy a listán lefelé mozoghatnak. A specifikumok a vevő e-mail programjától függnek.
Egyes e-mail szolgáltatók automatikusan beállítják az e-mailek prioritását, még akkor is, ha a fontossági szintet a küldő nem határozta meg. Elsőbbségi szintet feltételez, és beírja a Beérkező levelek "Fontos" szakaszába. Ez a szolgáltatás az előre jelzett viselkedésen alapul, és a szolgáltatás folyamatosan változik az e-mailen alapuló szolgáltatás alapján, és hogy az üzenet automatikusan generált vagy egy valódi személytől származik-e.
Más e-mail kliensek lehetővé tehetik az e-mailek fontossági állapotának megváltoztatását. Ez gyakran szükséges, ha a címzett mindig magas / fontos prioritású zászlót használ, ha nem, de ugyanúgy hasznos, ha úgy szeretne, hogy az egyik feladójának minden e-mailje fontos legyen, így soha nem veszítheti el őket.
Miért számít
Melyik inkább szeretne: olyan e-mail programot, amely figyelmezteti Önt minden egyes alkalommal, amikor üzenetet kap - akár spam is -, vagy amely automatikusan kiszűri azt, ami nem fontos, és elhagyja a legfontosabb e-maileket egy külön mappában, vagy még jobb, a Beérkező levelek legfelső részén?
Ha kevesebb időt töltesz a jelentéktelen e-maileken keresztül, akkor több időt tölthetsz, vagy válaszolhatsz e-mailekre, amelyekre a figyelmet és figyelmet kell éppen most igénybe venni. Ez az egyik legjobb módja annak, hogy ne csak jobban kommunikáljunk és gyorsabban halljunk, hanem egyszerűen megnézzük, mi fontos, ha naponta több tucat vagy több új üzenetet kapunk.
A használt alkalmazástól függően az e-mail kliens csak akkor küldhet értesítést egy új e-mailről, ha fontosnak tartja az üzenetet. Könnyedén láthatja, hogy mennyire hasznos ez az értesítések nem kritikus e-mailjeinek eltávolítása anélkül, hogy ténylegesen törölné azokat.
Az üzenetek fontosságának kommunikálása olyan fontos, mint az e-mail, mert közvetlen kapcsolat, és ez nem sokkal nehezebb. Mindössze annyit kell tennie, hogy az e-mail küldésekor magas vagy alacsony prioritást választ.
Hogyan kell csinálni
A legtöbb e-mail kliens lehetővé teszi az üzenet prioritásának beállítását az e-mail összeállításakor. Normális esetben a kompozíciós mezőben található, mivel a fontos szintet egy e-mail alapon állíthatja be.
Megváltoztathatja az üzenet prioritását, vagy engedélyezhet egy speciális, szűrtet Fontos mindenféle e-mail kliens és webmail szolgáltatásban. Néhány példa a Mail, az MS Outlook, a Thunderbird, a Gmail, az Outlook.com és a Yahoo Mail.
