Az e-mail váltotta fel a csigaüzeneteket sok üzleti és személyes kommunikációra. A legjobb e-mailek küldéséhez néhány szabályra figyelni kell. Az e-mail etikett rendőrség nem jön utána, ha nem követed őket, ám iránymutatások, amelyek segítenek elkerülni a hibákat, például ha megsértenek valakit, ha nem akarsz, és félreértéseket találsz, ha megsérted, ha nem .
Ezek az alapvető szabályok az e-mail etikett segítségével mindannyian jobban kommunikálnak e-mailben, és megéri ezek ismerete.
01/25Vegyen egy második pillantást, mielőtt üzenetet küldene
Írja be egyszer, kétszer megnézni, és ne tévesszen meg olyan rossz e-maileket, amelyeknek rossz a szövege a rossz címzettnek vagy címzetteknek. Így:
- Szüneteltessen egy pillanatot, miután befejezte az e-mailt.
- Nézd meg a címzett (ek) nevét.
- Olvassa el az e-mail üzenetet.
Csak akkor válasszonElküld. A megelőzés egy oka egy font gyógyulást ér.
A Gmailben és néhány más e-mail szolgáltatásban engedélyezheti a nem továbbkölt funkciót, amely pár másodpercet ad arra, hogy a károsodást még egy téves e-mail elküldése után is megszüntesse. Ha ez nem áll rendelkezésre, próbálja meg üresen hagyni a Címzett mezőt, vagy megadnia saját e-mail címét, ezért emlékeztetni kell arra, hogy végső véleménye legyen az elküldés előtt.
02. szám 25Ne legyen alapértelmezett a Válasz mindenkinek
Ha a "Válasz" jó, akkor a "Válasz mindenkinek" legyen jobb. Igaz ez?
Ne feledkezzen meg a címzettek postaládájáról, és ne küldjön választ olyan embereknek, akiknek erre nincs szüksége.
03/25Az e-maileket rövid ideig tartsa
A címzetteket nem szabad túlságosan sok szöveggel megfélemlíteni. Készíts egy rövid és könnyen megérthető üzenetet.
04. oldal, 25Használja az Idézet funkciót Judiciously
Gondolod, hogy az e-mail üzenetek eredeti szövegének idézése sok munka? Nem az. Néha fontos a folytonosság szempontjából. Előfordulhat, hogy a címzett nem tudja, hogy mire válaszol, de ha a válaszában felszólítja a feladó üzenetét, a szándéka egyértelmű.
A legtöbb esetben átmásolhatja a feladó e-mail címének részét, majd a válaszban válassza a "Beillesztés idézetként" lehetőséget (vagy hasonló szóhasználatot). Ha a feladó üzenete hosszú volt, általában nem kell idéznie a teljes dolgot.
05., 25Írjon hatékony e-mail tárgysorokat
Furcsa hibákat okoz az e-mail tárgyaiban? Az a kulcs, hogy elolvassák az üzeneteket, kiderül, nem lehet okos. Ehelyett inkább az üzenet alsó sorának megadására vagy az üzenet összefoglalására összpontosítson. Ne légy szó, és hagyj ki felesleges szavakat. Ha azt szeretné, hogy a címzett lépéseket tegyen, mondja meg a tárgysorban.
06/25Tisztítsa meg az e-maileket, mielőtt továbbítja őket
Az e-mailek továbbítása kiváló módja az ötletek megosztásának, de győződjön meg róla, hogy az eredeti ötlet nem veszíti el a zavarodottságot. Teljesen rendben van egy nehéz kéz használata az e-mail lánc egyes részeinek szerkesztésében, amelyek nem vonatkoznak a továbbító címzettre - mindaddig, amíg a törölt részek nem változtatják meg az üzenet szándékát.
07/25Ha kétségei vannak, küldjön egyszerű szöveges e-mailt, nem gazdag HTML-t
Nem mindenki tudja megkapni a formázott e-maileket. Néhányan akár bosszúsak is lehetnek. Annak érdekében, hogy megbizonyosodjon ahelyett, hogy sajnálja, egyszerű szöveges e-maileket küldjön kétség esetén. Ez különösen fontos az üzleti környezetben, ahol az idő korlátozott lehet.
08. 25-bőlNe küldj továbbküldés e-maileket
Valószínűleg gyanús, amikor túlságosan elképesztő-e-ig-ig az e-mailes csalást látsz a bejövő postafiókban. Ne tévedj azzal a hibával, hogy e-mailben továbbítasz minden olyan történetet, amelyet még nem vizsgáltál meg, és megerősítette, hogy igaz.
09/25Ne terjedjen ki a vírusok
Ügyeljen arra, hogy ne terjessze a férgeket és vírusokat e-mailen keresztül, vagy ne terjesszen el spameket. Mindezeket rosszindulatú e-mailek okozhatják. Szerencsére van védelem: Használja az anti-vírus szoftvert, frissítse és frissítse az egyes fájlokat ingyen.
- A legelső Windows Anti-Virus szoftver
- A legfontosabb Mac víruskereső szoftver
- VirusTotal a fájlok és URL-ek online beolvasásához
Magyarázza el, miért továbbít
A jobb kommunikáció jobb kapcsolatokat teremt. Az e-mailek és linkek olyan módon történő továbbítására, amely a releváns információkat megosztja és elősegíti a kapcsolatokat, az e-mail tetején írja le, miért gondolja úgy, hogy a címzett meg fogja találni az érdeklődést megosztó információkat?
11, 25Hagyja, hogy az emberek tudják, hogy megkapták e-mailjüket
A szûrõszûrõk kedvesek az e-mail szolgáltatások kiegészítéseként, de ezek nem tökéletesek. Esetenként fontos e-mailt kapnak. Másoknak ez a zavaró aggodalom, és tudassa velük, hogy megkapta az e-mailjüket.
12/25Kérdezd meg, mielőtt hatalmas csatolmányokat küldesz
Ne zárolja az e-mail rendszereket hatalmas csatolmányok küldésével, vagy csak engedéllyel.
13/25Beszélgessen egy témáról egy e-mailben
Világosabbá tegye a világot. Próbáljon csak egy témáról beszélni egy üzenetben. Másik téma esetén indítsa el az új e-mailt.
14/25Írásjelek
Vessző, kettőspont, kötőjel és pontosvessző - minden okból létezik: könnyebb megérteni egy mondat szándékolt jelentését. Ne tegye nehezebbé, és kevésbé érdekesnek az e-mail címzettjeit. Ügyeljen a központozásra.
15/25A rövidítések használata korlátozottan
DYK? Nem mindenki ismeri minden betűszót, és ezek a rövidítések egyébként nem takarítanak meg ilyen sok időt. Tehát csak néhány rövidítést használjon, és csak akkor, ha biztos benne, hogy a címzett ismeri a jelentésüket. Kíméletlen, hogy valaki keresést végezzen valami az e-mailben.
16/25A képek átméretezése az e-mailek kézi arányaira
Amikor a fotói jól néz ki az e-mailben, akkor jól nézel ki. A csatolt e-mail képeket ne tartsa nagyobb méretben, mint a képernyőn, méretezéssel stílusban - online és ingyenes.
17/25Az összes sapka írása kiált
Ne írj ki e-mailedben, hacsak nem akarsz. A nagybetűkkel szedett szöveg úgy hangzik, mint kiabálás, és az is nehéz olvasni.
18/25Legyen óvatos az irónia e-mailben
Nem igazán! Úgy értem. Őszintén!
Olyan közeg, amely kevés környezetet kínál, például az e-mailt, nem illik jól az iróniához és a szarkazmushoz, még akkor is, ha ismeri a címzettet.
19/25Fogási hibák az e-mailek nyomtatásával
Fontos, formális, karrier-billenő e-mailek vagy szerelmes levelek nyomtatása előtt nyomtasson kiElküld.
Egy nyomtatott példányban és egy kézzel megfogott ceruzával gyakran megtalálja a helyesírási vagy félreértett vesszőket, amelyeket sem Ön, sem a helyesírási ellenőr nem kap. A mentett munka / kapcsolat lehet a saját.
20/25Állítsa be a rendszer óráját
Ügyeljen arra, hogy ne küldjön üzeneteket 1981-es vagy 3078-as évekből.
21/25Amikor a Doubt, End e-mailek a "Köszönöm"
Ha nem tudod, hogyan búcsút mondhatsz egy e-mail végén, van egy dolog, ami szinte mindig megfelelő lesz. Kösz.
22/25Hol kell aláírni?
A "bejelentkezés itt" feliratú vonal nélkül, hogyan döntesz el az e-mail aláírásának helyét? Helyezze el közvetlenül a szöveged vége felé.
23/25Mi a kérdés, hogy hogyan tedd ezt az írást? Az "Ez"
Észrevetted, hogy az emberek, akiket tökéletesen értesz, amikor meghallgatod őket, rejtélyesnek és szeszélyesnek válnak, amikor elkezdik írni?
Ne légy velük. Mondja el, hogy tetszik és mondja azt ugyanúgy, mint egy személyes beszélgetést. Most nem az idő, hogy lenyűgözzük őket az angol nyelv elsajátításával. Menj rövid és édes.
24/25Fájlok tömörítése
A kicsi szép, legalábbis az e-mail mellékletek esetén. A fájlok kisebb méretűvé válnak, mielőtt elküldené őket e-mailben.
25/25Kerülje az "Én túl" üzeneteket
"Én is" nem elég tartalom ahhoz, hogy garantáljam az e-mailt. Bosszantó. Várjon, amíg valamit hozzáfűzné a beszélgetéshez, hogy válaszoljon.
