Ha nonprofit szervezeteknél dolgozik, akkor valószínűleg részt vett egy adománygyűjtő eseményen, akár extravagáns gála volt, akár egy egyszerű boldog óra a sarkon lévő bárban. Sok szervezet, különösen a kicsi szervezetek támaszkodnak ezekre az eseményekre, hogy rövid idő alatt sok pénzt szerezzenek.
De amikor bekerül a tervezőbizottságba (vagy akár teljesen meg kell terveznie az eseményt egyedül), ez már nem csak egy szórakoztató estéje, amelyen részt vesz. Most már minden részletet ki kell dolgoznia, hogy felejthetetlen estét készítsen - egy, amely arra készteti a résztvevőket, hogy csepp egy kis pénzt dobjanak a kalapjába.
Természetesen a szervezet mérete és az adományozói szint határozza meg a rendezvények legjobb fajtáját, és ez minden bizonnyal befolyásolja a tervezést. De függetlenül az adománygyűjtő méretétől vagy méretétől, tapasztalataim szerint, találtam néhány kulcsfontosságú tényezőt, amelyek ezeket az eseményeket működik. Ha elkezdi az első adománygyűjtő eseményt, győződjön meg arról, hogy megvan ez az öt szükséglet.
1. Költségvetés
Hallotta már a mondást: „pénzt kell pénzt keresni” - és ez 100% igaz az eseményekre. Persze, ha elég meggyőző, akkor valószínűleg kap néhány alapvető dolgot, amelyeket ajándékozhat az eseménye számára - például egy rendezvényhelyet, booze-t, ételt és akár szórakozást is. De a nagylelkűség ellenére továbbra is készpénzre lesz szüksége sok más kiadáshoz, például szállításhoz, étkezéshez a személyzet és az önkéntesek számára, valamint tippekhez.
Annak érdekében, hogy meg tudja fordítani, hozzon létre egy költségvetést, mielőtt megkezdi a részletek tervezését. Pénzügyi helyzetének megfelelő megértésével könnyedén kiderülhet, hogy van-e pénze az ülő vacsora megtervezéséhez, vagy ha csak alkalmi, kizárólag italokat fogadó fogadásra van szüksége. Ezután, amint elkezdi az adományok fogadását és szilárd tervek készítését, ellenőrizze szorosan költségvetését. A váratlan költségeket új adományokkal kell egyensúlyba hoznia, vagy a terveket szükség szerint módosítania kell.
2. Bajnokok
A sikeres rendezvény érdekében az embereknek adományokat kell adniuk és meg kell mutatniuk. De ahhoz, hogy elegendő adományt szerezzen a részvételre, nem lehet egyedüli személy, aki előmozdítja az eseményt. Szüksége lesz egy olyan csoportra más emberekre, akik hajlandóak az adománygyűjtőt barátaik, munkatársaik és hálózataik felé fordítani - és természetesen ösztönözni őket adni.
Ez az úgynevezett „fogadó bizottság”, amelyet általában olyan emberek alkotnak, akik pénzükkel vagy idejükkel már támogatják a szervezetet. Amellett, hogy jól ismeri a szervezetét, a bizottság minden tagjának széles körű kapcsolatokkal kell rendelkeznie, amelyeket ösztönözni fognak a részvételre.
Bár minden szervezet kissé eltérő módon alkalmazza a fogadó bizottságokat, akkor a legsikeresebb voltam, amikor közvetlenül bevontam a csoportot a tervezési folyamatba. Természetesen a részvételük mértéke az egyénektől függ, tehát használja az ön megítélését: Egyesek szívesebben szívesen vesznek csészéket a Costco-nál, vagy főbb vállalati szponzorokat kérnek, mások inkább csak neveik szerepelnek a meghívón, és néhány telefonhívás a barátainak.
3. Több lehetőséget adni
Az adománygyűjtés első szabálya, hogy kérdezzen. És biztos, hogy amikor rendezvényt rendez, akkor mindenki tudja, hogy várhatóan felfüggeszti a jegy árát. Ugyanakkor beépíthet más lehetőségeket is, amelyeket a résztvevők adhatnak.
A leggyakoribb típusú kérés sorsolás vagy csendes aukció formájában érkezik (és igen, mindkettőt megteheted). Rendkívül könnyű díjakat szerezni az ilyen típusú tevékenységekért, ha felkéri a helyi vállalkozásokat a hozzájárulásra; csak azt kell ellenőriznie, hogy a díjak megfelelnek-e a közönségnek. Más szavakkal: egy spa napcsomag nagyon jól fog működni az Anyák napi témájú ebédjén - nem annyira a golfversenyen. Időnként ez a díjak teljes kikerülését jelentheti, ehelyett az adományozók ajánlatot tehetnek a program elemeire: például 100 USD egy téglaért az új közösségi központban, vagy 1000 USD az ösztöndíj felé.
Ha tudod, hogy a vendégek nem arra törekszenek, hogy több pénzt keressenek, kérje meg őket, hogy regisztráljanak önként önként a közelgő programokra és kezdeményezésekre. Ez bevonja őket a küldetésedbe, és valószínűbbé teszi őket, hogy a jövőben ismét adják át - és elmondják maguknak a barátaidnak.
4. Teljes élmény
Az eseményekre adományozást sok ember egyenlő csereként látja - ad nekik pénzt, és élményt ad nekik. Akkor az Ön feladata, hogy az eseményt olyan lenyűgöző élménnyé tegye, hogy ahhoz, hogy tisztességes legyen, még több adományt kell adniuk.
Egyes szervezetek ezt magas rangú vendégekkel és szórakoztatással teszik. De ha nincs Beyonce vagy Bill Clinton a gyorstárcsázón, érdemes megfontolnia egy exkluzív rendezvényhelyszínt, egy szokatlan tevékenységet (táncmaraton, bárki?) Vagy egy magas osztályú vacsorát. Ennél is fontosabb, gondoljon arra, hogy miként tükrözheti küldetését az eseményen. Ha közvetlen szolgáltató szervezet, felhívhatja az ügyfeleket, hogy beszéljenek. Az iskolák vagy a művészeti programok bemutathatják diákjaik munkáját. Azzal, hogy a vendégeknek élményt nyújt, amely tükrözi a szervezet egyediségét, olyan tapasztalatokat kínál, amelyek nem replikálhatók. És ez valóban felbecsülhetetlen.
5. Követés
Meglepő módon az adománygyűjtő legfontosabb eleme az esemény utáni nyomon követés. Ne kísértsen pihenni a babérjain (vagy ápolni a másnaposságot); felveheti a telefont, küldhet e-maileket és frissítheti webhelyét. Szeretne személyesen felvenni a kapcsolatot minden adományozóval (vagy potenciális adományozóval), akivel tegnap este találkozott, és megköszönni a támogatásukat. Ez tökéletes alkalom lehet arra, hogy annyi követő ülést hozzon létre, amelyben lehetősége van - először léphet fel a következő adományozás céljából.
És ne felejtsd el a szállítókat és az önkénteseket! Köszönöm nekik, hogy segítettek abban, hogy az éjszaka sikeres legyen. Megértik, hogy kimerült vagy, tehát a gyors e-mail rendben van, de bárki számára, aki tényleg túl és túl adta meg, a kézírásos jegyzet különösen ízléses. (Hidd el nekem, ők emlékezni fognak háládra, amikor a következő esemény körbemegy.)
Minden esemény sok időt és energiát igényel a siker érdekében. A fenti tippek betartásával azonban olyan rendezvényeket is rendezhet, amelyek létrehozzák és növelik a következőket, amelyek több embert és pénzt hoznak a szervezetbe. És ki tudja? Lehet, hogy jó ideje is van!
