Előfordult már valaha a késői délutáni rettegés érzése, amikor átnézi az eddig elvégzett munkát, és gondolkodik: „Miért tart engem sokkal hosszabb ideig, mint kellene?” Akkor, amikor a nap csak egy Egy-két órával később megdöbbent, hogy nem töltötte el termelékenyebben. Ott már voltam. Néhány nap úgy éreztem, hogy olyan keményen dolgozom, de nagyon kevés munkát végeztem el.
Aztán, egy nap ez rám ütött: Nagy a különbség a lefoglaltság és a termelékenység között. Igen, igen, mindannyian hallottuk ezt korábban. De valóban átgondolta-e és elgondolkodott-e azokban az időkben, amikor egész nap a számítógépnél ült, de nem ér sok mindent megmutatni érte?
Igen? A következő leggyakoribb okok történnek veled (újra és újra):
1. probléma: Túl sok prioritást állított be
Ki nem válaszolta a „Hogy vagy?” Kérdésre a „Foglalt!” Kérdést, nem annyira a prioritások hiánya (ami sokkal inkább tétlenséghez vezet), hanem az, hogy túl sokuk van. Amikor ugyanolyan hangsúlyt fektet a munkára, a családi életre, az ebédre, a testmozgásra, a barátokkal való együttlétre, az önkéntességre, a szociális média profiljának frissítésére, minden reggel három újság elolvasására - sok projektet indít, és nagyon kevéset végez.
Megoldás: Vágja ki a listáját
A „prioritás” szó azt jelenti, hogy úgy döntöttél, hogy valami sokkal fontosabb, mint minden másnál. Fordítás: Nem lehet 20 „prioritása”. Ha csak három vagy négy fontos elem van a listán, akkor sokkal többet tud elérni. El fogja látni, hogy a termelékenységet az a tény határozza meg, hogy mennyi valós munkát végez egy pár projekten, nem pedig az, hogy mennyi felületes haladást hajtanak végre. Nehezen tud azonosítani, mit kell először helyeznie? Ez a cikk kiváló kiindulópont.
2. probléma: Megpróbál beilleszkedni az összes találkozóra
Mindig késik, és az utolsó pillanatban megváltoztatja a találkozók idejét (vagy teljesen megszakítja őket!)? Valószínűleg azért van, mert túlságosan elkötelezi magát, és megpróbálja kiegyensúlyozni azáltal, hogy az elkötelezettségeket reális időrésekbe préseli. Tudod, hogy mire gondolok: Három egymással párhuzamos állapotmegbeszélést, amelyek mindegyike között csak öt perc van, annak ellenére, hogy a beszélgetések átfuthatnak, és az iroda egyik végéről a másikra megyek. Úgy tűnik, hogy a legtöbbet hozza az idejéből, de végül annyira elfoglalt vagy, hogy elfoglalt, és elveszíti értékes lehetőségeit a projekt előrehaladásához.
Megoldás: Mondjon többet „Nem”
Az első lépés annak felismerése, hogy a „nem” nem a legrosszabb, amit mondhat. Valójában rosszabb benyomást kelt az „Igen, ott leszek”, majd a „Sajnálom, 20 percet késlek!” Követése. Ha az egész napot az egyik találkozóról a másikra cserélve tölti, és azért pazarolja az időt, hogy bocsánatot kérjen és magyarázzon, kimerülten érzi majd a délutánt, és úgy érzi, mintha nem teljesített volna mindent, amit kitűzött.
Legyen őszinte magával a határidőkkel, a szükséges időkötelezettséggel, a készségkészlet illeszkedésével kapcsolatban és hasonló részletekkel annak meghatározása érdekében, hogy mire fordítson időt. Megtanulja, hogy stratégiailag igennel mondjon, mintsem inkább igennel.
3. probléma: Folyamatosan elvonja az internetet
Mennyi idő telt el az e-mail vagy a Facebook ellenőrzése alatt? Legyen őszinte: Nyílnak-e az oldalak egy másik lapon ebben a pillanatban? Valójában az átlagos embernek öt közösségi médiafiókja van, és szinte két órát tölt ezen a hálózaton minden nap. Figyelembe véve azt a tényt, hogy a legtöbb ember nyolc órás munkát végez, az a napod csaknem egynegyede!
Megoldás: Gyakorolja az önellenőrzést (vagy, Realisztikusabban telepítse az alkalmazásokat a használat megfékezésére)
Az online ellenőrzés elkerülése érdekében a végső módszer az önkontroll gyakorlása. Ha a munkája nem követeli meg, hogy folyamatosan hozzáférjen e-mailen keresztül, állítson be egy kijelölt időt ellenőrzésükre, lehetőleg ne az „aranyóra” alatt. Számomra ez délután van, amikor elfáradtam az írástól és küzdöm a maradjon motivált. Ekkor töltöttem körülbelül 30 percet olyan nem alapvető fontosságú e-mailek megválaszolására, amelyeket korábban figyelmen kívül hagytam, a közösségi hírcsatornáimra fecsegtem és néhány blogbejegyzést olvastam.
Természetesen néhány nap csak azt akarom, hogy üljön az e-mailen, és ellenőrizze a Facebook, és nem csinál semmi mást. Ezen a ponton olyan blokkoló rendszert fogok használni, amely megakadályozza számomra, hogy bizonyos webhelyekhez hozzáférjék a megadott napszakokban. Tetszik a Focus böngésző plugin, de számtalan más blokkoló rendszer is működik, mind ingyenes, mind fizetett módon.
4. probléma: Ön többfeladatos
A feladatok közötti ugrás, a hosszú feladatlisták bámulása és egyszerre több feladat elvégzése mind elfoglalt élethez vezet. Nehéz bármit megtenni, ha egyszerre mindent meg akar próbálni. Amikor annyira zajlik a körülöttetek, nem csoda, hogy úgy érzi, hogy fullad.
Megoldás: Próbáljon ki egy másik stratégiát
Míg néhány plusz percig tart az előlapon, az egyes feladatokra összpontosítva és egyértelműen közelítve jobb eredményt eredményez. Ha úgy érzi, kísértés van, hogy továbblépjen egy másik feladatra, kérdezze meg magától: érdemes most átváltani az üzemmódokra? Szükségem van egy kis szünetet? Vagy most a zónában vagyok, és csak hagyom, hogy zavarjanak az egyre növekvő tennivalók listám?
Figyelembe véve azt, amit tudunk a többfeladatos időveszteségről, valószínűleg jobb kipróbálni egy olyan termelékenységi módszert, mint a Pomodoro technika vagy a Műveleti módszer, ha úgy érzi, hogy néhány óra alatt sok különböző dolgot kell elvégeznie.
5. probléma: A termelékenységre számít, hogy csak megtörténjen
Sajnálom, de ez nem olyan egyszerű. A munkába lépés és a termelékenység hamisan tűnik szinonimáknak. Az emberek feltételezik, hogy amikor bejárnak az ajtón, varázslatosan motiváltak lesznek a dolgok elvégzésére.
Megoldás: Keressen egy Önnek megfelelő rendszert
A tennivalók listájának egynél több módja is lehet. Még a különböző ütemező alkalmazásoknak is eltérő céljaik vannak (más néven: nem csak a Wunderlist használata minden egyes dolog írására az agyán, az nem a leghatékonyabb módszer az összes projekt kezelésére).
Annak kiderítéséhez, hogy egy új rendszer működik-e, tartson egy termelékenységi naplót, ahol nyomon követheti, melyik napszakban dolgozott a legjobban, mi segített a különböző feladatok elvégzésében, és hogyan érezte magát, amikor elhagyta az irodát. Az idő múlásával visszatekinthet, mintákat találhat, és meghatározhatja, hogy hol kell javítani. Olyan sok rendszer és alkalmazás van odakinn, hogy csak nekik kell lennie. Akár olyan alapvető, mint a környezeti zaj lejátszása a zajt blokkoló fejhallgatón, vagy olyan összetett, mint a több böngésző kiegészítői.
A termelékenység csak annyira jó, mint az az erőfeszítés, amelyet hajlandó beletenni. De ahogyan John Wooden kosárlabda edző azt mondja: „Ne tévesszen el tevékenységet az eredmény érdekében”. Ahogyan azt a munkát végezte, hogy produktívabb egyénré váljon, szem előtt tartsa a végcélt: időt és erőfeszítést kell tennie az összes tippek és trükkök, amelyekről hallott, dolgoznak az Ön számára.
