Nem vagyok matematikus, de becslések szerint napi 100–4 milliárd e-mailt kapok. És amennyire szeretnék válaszolni minden egyesre, ez egyszerűen nem lehetséges. Nem akkor, ha más dolgokat akarok tenni az életemmel, mint például átjutni a tennivalóim listáján, és szemkontaktust létesíteni embertársakkal.
Szóval, hogyan dönthetem el, hogy ki kap választ, és ki örökre elveszik a postafiókomban? Nos, felvettem az Istenem jelmezét, becsukom a szemem, és megnézem, mi történik.
Gyerek, ez a termelékenységi hack teljes mellszobra vált. Ehelyett a legjobb szándékokkal dolgozom az üzeneteimet. Hangsúly a legjobb szándékokkal, mivel az elemek csúsznak át a repedéseken. És ha igen, általában a következő okokból:
1. Nem vette figyelembe a rendelkezésre állásomat
Látom ezt a felbukkanó képet, és azt gondolom: „Persze!”. Megnyitom a mellékletet, és látom, hogy 65 oldal van. És ez körülbelül 64 oldal több, mint amennyit el tudok olvasni a mai 10 szabad perc alatt.
Ideális világban tisztáznám az ütemtervemet, fejleszteném az olvasási sebesség kétszeresére való készséget, és megkapnám a legvilágosabb visszajelzéseket. Sokkal valószínűbb azonban, ha feltételezem, hogy egy időben „találok időt”, aztán nem lesz képes rá, és nem emlékszem, hogy megkaptam a feljegyzésed, amíg a találkozóod régóta véget nem ér.
Amint megtudja, hogy valaki „gondolatait” akarja várni, küldje el ezt: Szeretném, ha a jövő péntek előtt megkapná a visszajelzést a 65 oldalas előadásaimról. Tudom, hogy ez nagyon sokat olvasható, ezért tudassa velem, mikor lenne jó ideje, hogy átadjam.
2. Egyáltalán nem kérdezett semmit
Azt mondta, itt van a jövő heti előadása. És valóban itt van, az üzenethez csatolva, ahogy ígérte.
De nem vagyok biztos abban, hogy mire van szüksége tőlem. Szeretne általános visszajelzést? Megerősítés, hogy láttam? Talán egy kacsintott arc hangulatjelek?
Minden egyes e-mailnek tartalmaznia kell egy következő lépést (még akkor is, ha erre „nincs válasz szükséges”). Soha nem akarja hagyni, hogy a címzett gondolkodjon: "Ööö, rendben, köszönöm?"
Próbáld ki ezt a méretet: Itt lesz a következő pénteki bemutatóm. Szeretném, ha tudnád kiválasztani a megfelelő SFW mémet. Tudassa velem, ha van ötlete!
3. Nem egyértelművé tette, hogy miért hívtak meg a CC pártba
Helló, szia, miért vagyok itt? Bár mindig nagy megtiszteltetés, hogy belekerülünk ahhoz, amely feltehetően véget nem érő e-mail láncrá válik, amely kísérti az álmaimat, ezt látom, és azonnal zavarban vagyok. Ez az első alkalom, amikor hallom a projektről, és bármilyen összefüggés nélkül megközelítőleg semmit nem tudok levonni arról, hogy miért vonulnak be én.
Ahelyett, hogy „behúzza az embereket”, és abban a reményben, hogy kitalálják, mutassa meg, mit szeretne mindenkinek: Jenni: Az alábbi idővonal működik-e a csapatod számára az SFW mémek létrehozásában? Tom: Kétszer ellenőrizheti, hogy valóban biztonságban vannak-e a munka?
4. Nem használt határidőt
Bár minden szándékomban áll erre reagálni, valószínűleg nem fogok. És nem azért, mert arra kértél, hogy kölcsön vesz egy macskát, nincs teljesen összefüggése. De inkább azért, mert mielőtt még válaszolni tudnék, vissza kell jutnom mindenkinek, aki egyértelmű határidőn belül esett a postaládámba. Tehát ez a továbbiakban nem fog szerepelni a listámon, amíg el nem felejtem, mit is jelent a „Dave macska adatainak küldése”.
Tegyen egy szívességet, és dobja be azt az időpontot vagy időpontot, amelyre válaszra van szüksége. Olyan egyszerű, mint tudod, csütörtök délután értesíthetsz nekem, ha van macskád, amelyet kölcsön tudok kölcsönözni pénteki bemutatómhoz?
5. Nem használt elég szavakkal, amelyeket ismerek
Nem válaszolok erre, mert nem tudok válaszolni.
Részben azért, mert még a válaszomban sem tudom, hol kezdjem, és részben azért, mert nem vagyok biztos abban, hogy ennek végrehajtása vírust eredményez-e bármilyen robot által, amely feltörte a postaládáját.
Adja meg gyorsan az e-mail címét, és győződjön meg arról, hogy minden szónak legalább egy magánhangzó van. Oké, rendben, elfoglalt vagy - ellenőrizze, hogy a legtöbb szó megtörténik-e.
A nagyon ritka kivételével a munkatársak nem gondolkodók. Sem tökéletesek. Olyan emberek, mint te, akik megpróbálják a postaládájuk tetején maradni, miközben munkájukat elvégzik, miközben megvitatják, mit fognak vacsorázni, mert az ebéd egy órával ezelőtt volt, és már éhesek is voltak (ó, csak én?).
Bár nem tudom garantálni, hogy az összes javaslatom 100% -os válaszadást eredményez, sokkal jobb képet nyújt Önnek. És ha ezt néhány extra szó beírásával érheti el, akkor miért nem veszi be?
Elhagytam valamit? Mondd el a Twitter-en!
