Nem tudok rólad, de néha felébredek, és úgy érzem, hogy a napomat arra törekszem, hogy ne fulladj bele a postafiókba. Nyilvánvaló, hogy ez nem csak a probléma, amivel szembesülök; szinte minden olyan szakember, akit ismerek, küzd az üzeneteinek átgondolásával.
Van azonban néhány jó hír: Határozottan vannak módjai a beérkező levelek mappájának kezelhetőbbé tételére - és találtam néhányat, amelyek egyenesen a szakértőkhöz fordultak. Az alábbiakban bemutatjuk a világ legforgalmasabb emberének szokásait, hogy meghódítsák e-maileiket. Nézze meg, melyiket kezdheti használni a stratégia javításához.
1. Gyorsan reagálnak
Eric Schmidtnek, a Google ügyvezető elnökének van néhány látszólag ellentmondásos tanácsa: Válaszoljon gyorsan a beérkező levelek e-mailjeire. Elmagyarázza ennek indokolását a VentureBeaton :
Vannak olyan emberek, akikre támaszkodhat, hogy azonnal reagáljanak az e-mailekre, és akik nem. Arra törekszenek, hogy az egyik az előbbi legyen. A legtöbb legjobb és legforgalmasabb ember, akit ismerünk, gyorsan cselekszik az e-mailjeiben, nem csak nekünk vagy néhány kiválasztott küldőnek, hanem mindenkinek.
Bár nem feltétlenül kell válaszolnia minden e-mailt három percen belül, miután megjelenik a beérkező levelek mappában, jegyezze fel, mennyi ideig tartana ez az idő. Ha úgy gondolja, hogy egy üzenet csak 30 másodperces vagy kétszeres választ vesz igénybe, válaszoljon csak olvasás közben. Ha hosszabb választ igényel, küldjön egy gyors e-mailt, amelyben értesíti a személyt, hogy látta és mikor válaszol. Azonnal kapsz néhány utcai jóváírást tisztelettel és figyelmével.
2. Az e-mailt szórakoztatóvá teszik
A volt Facebook végrehajtó és a médiavállalat alapítója, Randi Zuckerberg néhány e-mail tanáccsal rendelkezik, amelyek arra késztetik Önt, hogy bontsa ki a chipeket és a guacamole-t: Rendeljen be egy bejövő postafiók-tisztító felet néhány kollégájával vagy barátaival.
Hozza ki a bort, robbant fel egy nagyszerű lejátszási listát, szellőztesse el, hogyan utálod az e-mailben történő fulladást -, majd a következő néhány órában a lehető legtöbb üzenet törlésére összpontosíthat, miközben megoszthatja a talált vicces üzeneteket vagy a felfedezett pro-tippeket. az út mentén.
A postafiók átnézéséhez nem kell csendben megtennie az irodában; valójában furcsán kollektív élmény lehet, amely potenciálisan összehozza Önt és kollégáit (mert ki nem szereti gyűlölni az e-maileket?).
Ó, és nyilvánvalóan hagyja ki az alkoholt, ha valójában üzenetekre válaszol, és nem csak a kukába dobja őket. Vagy vegye figyelembe Jen Dziura tanácsait, és írjon néhány nehezebb e-mailt, miközben tipikus -, de mentse őket piszkozatként, és olvassa el őket másnap, mielőtt ténylegesen elérné a „küldés” elemet.
3. Ütemezik a „Nincs e-mail” időt
Vessen egy oldalt a szabad világ egyik vezetõjének, Barack Obamanak az olvasókönyvébõl: Személyes ideje szent, tehát ne töltsön örökre azt a célt, hogy a postaláda nulla pontjára kerüljenek. A 99U szerint:
Az elnöknek az ütemtervében három olyan pillanat van, amelyek kétségkívül az övé: reggeli edzés, vacsora lányaival és éjszakai, miután családja elaludt.
Noha úgy tűnhet, hogy munkaidőben csak egy újabb e-mailt lehet kinyomtatni, tegye szokássá mondani, hogy nem. Mindig e-maileket fogunk válaszolni, és az emberek, akik azt állítják, hogy üzenetük sürgős vagy fontos. Ennek a vonalnak a húzása azt jelenti, hogy termelékenyebb lesz, amikor valójában üzleti vállalkozásra van szüksége.
4. Szerkesztésükre használják
Bár nem feltétlenül javasolnám a beérkező levelek mappának a teendők listájának használatát, a LearnVest alapítója, Alexa von Tobel kivételt képez e szabály alól, amelyet megosztott a Lifehackerrel:
Arra is szokásom, hogy e-maileket küldjek magamnak, mivel a beérkezett postafiókban élnek. Vasárnapi este leülök és összeállítom mindazt, aminek a következő héten meg kell történnie. Költök magamnak e-mailt, hogy könnyebben aludhassam (a feladatok ki vannak a fejemből), és biztos lehetek benne, hogy tudom, hogy a lista vár rám az AM-en.
Azáltal, hogy elkészíti a tennivalók listáját, amikor még mindig minden van a gondolataiban (a reggeli helyett, amikor álmos vagy kócos vagy), felszabadítja a nap egy másik részét a tényleges projektekre fordításra, ahelyett, hogy megtervezné meg fogod csinálni.
5. Délelőtt kezdődik
Számos elfoglalt ember, mint például az AOL vezérigazgatója, Tim Armstrong és a Virgin Money vezérigazgatója, Jayne-Anne Gadhia, kezdik a napokat, hogy átjuthassák a postafiókjaikat. Gadhianak jó oka van erre:
Az első dolog, hogy megnézem e-maileimet, és válaszolok minden kiemelkedő kérdésre. Nem bírom elviselni, ha még nem csináltam!
Nyilvánvaló, hogy a nap folyamán továbbra is időt kell töltenie e-mailek átkutatására, de a fejed kezdete megkönnyítheti a dolgokat, és tudatában lehet annak, hogy mit kell tennie, mihelyt belép az irodába.
Ennek oka lehet, hogy sok ilyen szuper elfoglalt ember olyan sikeres, és itt egy-egy kis e-mail termelékenységi tipp elcsúszik, és soha nem fáj!
