45 Termelékenységi tippek rendkívül elfoglalt emberek számára - a múzeum

Az üléstől a találkozóig futsz. A beérkező levelek magukkal töltik a szarufákat (és máris készen állsz vele). Napi órákat töltene munkával, és még mindig nem érzi magát úgy, mintha egy foga lett volna a teendők listáján.

Értjük. Mi már ott vagyunk. És tudjuk, hogy egyszerűen soha nem lesz elég óra a napban. Összeállítottuk a legfontosabb termelékenységi tippek listáját, amelyek segítenek a lehető legtöbb időt kihasználni.

A napi támadás megtervezésétől kezdve az e-mailektől kezdve a megakadályozásig, azáltal, hogy foglalkozunk azokkal a zavaró kérdésekkel, amelyek mindig felbukkannak, mi segítünk mindent a lehető leghatékonyabban elvégezni, hogy végre maradjon ideje más dolgokra (például, tudod, aludj).

Az önfeladatok tervezése

Ne becsülje be túl sok dolgot, amelyeket egy nap alatt megtehet. Ahelyett, hogy hatalmas listát készítne a feladatokról (és csalódottan érzi magát, ha még nem fejezi be), próbálja ki az 1-3-5 teendők listáját: Tervezze meg egy nagy feladat, három közepes méretű és öt minden nap elvégzett apró feladatok.
„Ha már elkészítettem valamit, akkor leírom és ellenőriztem a listáról. Mindig jó érzés látni, hogy valami megtörténik. ” Michael Peggs, @michaelpeggs
Próbáljon hozzá érzelmeket a feladataihoz: Emlékeztesse magát arra, hogy ha egy nagy ügyfélkör befejeződik, „diadalmasan” fogja érezni magát, vagy ha az adóbevallás becsomagolása „hatalmas megkönnyebbülést” fog nyújtani, akkor ez csak az a lendület, amelyet meg kell hatalmaznia rajta.
Soha ne hozzon egy hatalmas projektet, mint egyetlen feladatot a listájába. Ehelyett osztja szét a kisebb feladatokra, hogy segítsen a pályán maradni a végső cél elérésében.
„Az Evernote-nak köszönhetően szervezeti rendszerem a notebook-oldalak, a cetlik és a szövegszerkesztés fájljainak masszív mash-up-jéből átalakult egy szorosan szőtt, integrált Evernote rendszerbe, amelyet szinkronizáltam a laptopom, a mobiltelefonom és a táblagépem között. Az ügyfelek megjegyzéseitől a blogtervezetektől a beszédszkriptekig minden elérhető. ” Michael Terrell, @michaelterrell
Ahogy végiggondol minden dolgot, amelyet meg kell tennie - mind a munkában, mind az életben -, fontolja meg, mely feladatokat távolíthatja el a lemezéből, ha kihelyezi őket.
Végezzen el először mindazt, amit szeretsz csinálni. Ez arra ösztönzi majd, hogy gyorsabban hajtsa végre, hogy jobban megismerje azokat a feladatokat, amelyek jobban élvezik, és ezáltal a nap többi részét kissé jobbá teheti.
Végezzen el egy jelentős feladatot ebéd előtt. Ha egy nagy dolgot korán kívül hagy az útból, vehet egy újjáélesztő ebédszünetet, és frissen indíthatja a délutánt anélkül, hogy pánikba esne a listán szereplő hatalmas tennivalókról.
„Minden vasárnap elkészítek egy listát arról, hogy mit kell tennem azon a héten. Egy nap blokkolok, hogy elkészítsem az elemeket. Megtakarítom az egyes munkanapok utolsó 30 percét, hogy elkészítsem a következő napra vonatkozó tervet három prioritási feladattal. Az utóbbi 30 percet arra is felhasználom, hogy bezárjam a feladatokat és ellenőrizzem az e-maileket. Ez sokkal könnyebbé teszi a kora reggelt! ” Anna Runyan, @classycareer
Rengeteg feladatkezelő rendszer létezik odakint, tehát végül arról van szó, hogy megtalálja azt, ami működik az Ön számára, és ragaszkodik hozzá. Az új rendszerek folyamatos kipróbálása hosszú távon pazarolja az idejét, ezért töltsön el egy hónapot kísérletezéssel, majd vállalja el magát. Tipp: A végső rendszer lehet több kombinációja!

E-mail kezelése

Ellenőrizze az e-maileket csak a nap folyamán, meghatározott időpontokban, és próbálja meg korlátozni azt a napi 4-5 alkalommal. Ha még nem rendelkezik ennyire önszabályozással, használjon olyan eszközt, mint a Beérkezett üzenetek szüneteltetése, hogy az e-mailek ne jelenjenek meg a beérkező levelek mappában, amíg készen nem állsz rájuk.
Ha az e-mail valóban lerontja Önt, próbálja ki a Time Management Ninja rendszerét, hogy csak naponta kétszer ellenőrizze azt.
Sietve kell válaszolnia az e-mailekre? Adja hozzá az oldal aljára a „Sent from my iPhone” aláírást - még akkor is, ha e-mailt küld a számítógépről. Bár nem szabad ezt folyamatosan csinálni, ez egy gyors módja annak, hogy néhány mondatról adott válaszokat ki tudjon törni anélkül, hogy az emberek azt gondolnák, hogy durva vagy.
Az e-mailekhez vegye figyelembe, hogy mennyi időbe telik, míg válaszolsz rájuk. Ha kevesebb, mint három percig tart a válasz, csak most készítsen rá. Ha ennél több eltart, akkor tegye félre. És akkor, ha van egy nagy darab ideje, kezelje ezeket először.
Minél gyorsabban válaszol, annál rövidebb a válasz, és annál kevesebb időt kell pazarolnia a „Elnézést a késleltetett válaszért” magyarázatokkal. Tehát, ha 48 órán belül nem tud válaszolni egy e-mailre, válaszoljon legalább egy gyors válaszokkal: "Hamarosan megismerem ezt!"
Negyedévente hajtson végre egy hatalmas beérkező levelek mappáját, és archiválja az összes két vagy három hónapnál régebbi üzenetet. (Komolyan véve, ha ezen a ponton válaszolsz, akkor csak kínos lenne.) Mivel az e-mailek, amelyekre feliratkozol, hogy bekerülnek a postaládájába, döntsen el egy pillanat alatt arról, hogy valóban elolvassa-e őket, vagy le kell-e iratkoznia.
„Kerülje el az első e-mailek ellenőrzését reggel. Túl könnyű elkerülni az üzeneteket. Azt várom, hogy várom, amíg elkészítem néhány prioritást élvező elemet a feladatlistámban, és nagyobb figyelmet tudok szentelni az e-maileknek, és azt is érzem, hogy elvégeztem a munkámat is. ” Hannah Morgan, @careersherpa
Használjon konzervált válaszokat, hogy elkerülje ugyanazon dolgok újra és újra beírását. Minden rendszeresen küldött e-mailhez - vagy akár csak az e-mail egy részéhez, például a befejező bekezdéshez - hozzon létre egy konzerv választ, amelybe bármikor felbukkanhat, amikor szüksége van rá. Soha nem hallottam a konzervált válaszokról? Tudjon meg többet itt
Állítsa be az automatikus szűrőket, hogy az e-maileket azonnal kihúzza a beérkező levelek mappájából és a megfelelő mappába. (Ez nagyszerű lehetőség olyan hírlevelekhez, mint például a hírlevelek, amelyekre saját időben szeretne visszatérni.)
A Boomerang használatával húzza ki az e-maileket a postaládájából, amíg készen áll velük foglalkozni. Ez két okból hasznos: Először is, elkerüli az üzenetet a szeméből és a fejéből, és lehetőséget ad arra, hogy más dolgokra gondoljon. Másodszor, automatikusan emlékezteti Önt az e-mailre később, így egy kevesebb feladatot jelent a saját nyomon követése miatt.
Szeretne kevesebb e-mailt szerezni a beérkező levelek mappájában? Próbáljon meg létrehozni egy automatikus választ, amely a kapott gyakran feltett kérdésekre ad választ. Ha lehetséges, mindig válaszoljon az e-mailekre nyilatkozatokkal, nem pedig kérdésekkel, hogy elkerülje a túlzott oda-vissza túlságot.

Az ülések vezetése

Ne ütemezzen több időt, amennyire szüksége van. A legtöbb ülést egy teljes órára tervezik, amikor legfeljebb 20 perc, 30 perc vagy 45 perc lehet.
Ne ütemezze a „frissítési találkozókat” - a frissítés szinte mindig e-mailben történhet. Ha az ülés célja nem egy döntéshozatal, vagy egy fellépés együttes elvégzése, akkor törölje azt (vagy szépen javasolja a főnökének, hogy esetleg nem szükséges).
Csoportosítsa az üléseit egymás ellen, hogy elkerülje, hogy túl gyakran váltson az értekezlet üzemmódról a munka üzemmódra, vagy foglalkozzon kellemetlen idővel az ülések között, ahol úgy érzi, hogy nem tud semmit tenni. Még jobb, ha ütemez egy ülésmentes napot, így van legalább egy napja, amikor valóban belemerülhet a koncentrált munkába.
Ha valakivel az irodán kívül találkozik, gondoljon arra, hogy valóban személyesen kell-e találkoznia. Meg lehet-e valósítani a célját telefonhívással vagy videokonferenciával?
Hihetetlenül proaktív légy az ülések nyomon követésében. Küldje el mindenkinek az egyes ülések napirendjét, és ha a beszélgetés tárgytalanná válik, ne félj újra belefoglalni. Egy egyszerű: „Időbe foglaljuk az időt, hogy később megbeszéljük, ha ez hasznos, mivel csak 10 perc van hátra, ”Tökéletesen működik.
Van egy-egy telefonos találkozó? Titokban törekszünk arra, hogy 19 perc alatt tartsa. Ez segít minimálisra tartani a barátságos csevegést és közvetlenül a lényegre jutni. És ha a beszélgetés folytatódik, adj egy szép ürügyet arra, hogy miért kell lefagynia (például kemény megállás vagy haldokló telefon).

Időkezelés elsajátítása

Készítse el ütemtervét a dolgok elkészítéséhez szükséges legjobb idő alapján. Tudja, hogy ponton vagy reggel? Tegye félre ezt az időt a fókuszált munkára, és próbáljon megmenteni az ülésektől és a figyelmektől. Mindig 15:00 körül érzi magát a szünet? Tervezze meg itt minden nap egy órát a gondatlan feladatokra.
„Ne becsülje alá a kis darabokat az idő alatt, hogy a dolgok elkészüljenek. Ahelyett, hogy az ülések között 15 percet pazarolna, állítson össze egy kis feladatot, amelyeket 15, 10 vagy akár öt perc alatt kieshet: Válaszoljon az e-mailekre, keressen fel egy kapcsolatot, és végezzen el néhány ipari olvasmányt. ” Gyors vállalat
Nem biztos benne, hogy mekkora ideje megy? Használjon olyan nyomkövetőt, mint például a Rescue Time vagy a Toggl, hogy a lapjain figyeljen arra, hogy mit csinál a nap folyamán. Egy vagy két hét alatt megismerheti, hogy mi az időben szoptató bűnös - és meg tudja tervezni a támadását, hogy megszabaduljon tőlük.
Nem szabad egész hétvégén dolgoznia, hanem próbáljon meg néhány órát találni, hogy kitisztítsa a postafiókját, kiesjen a kisebb, tudatlan feladatokkal, és kezdjen el kezdődik a fenyegető projekteknél. Ha ezt vasárnap esti filmek nézése közben csinálod, nagyszerű módja lehet annak, hogy elkészítse anélkül, hogy úgy érzi, mintha túl sok munkát végezne.
Használjon határidőket és határidőket az Ön előnye érdekében. Még akkor is, ha technikailag nem rendelkezik határidővel egy feladathoz, állítsa be magának. Annak ismerete, hogy csak két órája van a dolgok elkészítéséhez, biztosítja, hogy egy órát ne pazarolja az interneten.
Ellentétesen hangzik, de ügyeljen arra, hogy rengeteg szünetet tartson a nap folyamán. A legproduktívabbak vagyunk, ha koncentrált munkadarabok vannak, amelyeket rövid szünetek követnek. Próbáljon meg egy online időzítőt alkalmazni, hogy emlékeztesse magát arra, hogy keljen fel az asztaláról, kapjon harapnivalót vagy vizet, vagy pár percig beszélgetjen munkatársával, mielőtt visszatérne a darálóra.
Költségvetés korlátozott ideig a kedvenc zavaró eseményekre. Annak ismerete, hogy 10 percet tölt az Instagram-on, miután pár órát dolgozott, segíthet elkerülni az idő pazarlását. Plusz, ha ezt jutalomként használja a kemény munka megszerzéséért, akkor motivációja maradhat.
„Ha problémád adódik egy projekt folytatásáról, induljon el egy robbantással. Más szavakkal, állítson be egy bizonyos időt vagy egy bizonyos munkát a projektnél, amelyet meg kell tennie, mielőtt bármi másra lépne. ” 43 Mappák
„Mindig végezzen biztonsági másolatot. Vannak idők, amikor az élet megpróbálja lerontani a termelékenységet: Egy olyan személy, akivel beszélgetni kell, nem érhető el, az internet nem működik, vagy egyszerűen nem tud összpontosítani a feladatra. Mindig rendelkezzen más lehetőségekkel, hogy valamit meg is csináljon, még akkor is, ha nem tudja befejezni az elsődleges feladatát. ” Időkezelő Ninja
A zavarások kezelése
„Kikapcsolom a számítógépet, és furcsa helyeken hagyom a telefont, amely megakadályozza, hogy azonnal megtaláljam. Ez biztosítja, hogy leválasztva vagyok és teljesen jelen legyek. És az az igazság, hogy tudom, hogy az agyamnak szünetre van szüksége, különben a vállalkozásom szenvedni fog. ” Christie Mims, @revolutionsclub
Szüksége van egy gyors javításra, hogy munkatársai megakadályozzák Önt? Pop a fejhallgatón. Ez nem bolond-biztos, de sokkal kevésbé valószínű, hogy az emberek nem sürgős kérdésekkel vagy pletykákkal fordulnak hozzád, ha csatlakoztatva vagy feladatként nézel ki.
Ha botlik érdekes cikkeken, ne hagyja, hogy azok elolvasása akadályozza a termelékenységet. Ehelyett használjon olyan szolgáltatást, mint a Pocket vagy az Instapaper, hogy elmentse őket, hogy később elolvashassák, amikor több ideje van (mint például az ingázásra).
Minden héten jelölje ki internet-mentes időpontokat. Míg munkánk nagy része az internetre támaszkodik, vannak még olyan dolgok, amelyeket anélkül meg kell tennünk, és ezek gyakran a legfontosabb feladatok, amelyeket leginkább elkerülünk. Kapcsolja ki a Wi-Fi-t hetente néhány órára, hogy belemerülhessen ezekbe a feladatokba.
Legyen agresszív a szociális média munkahelyi használatával kapcsolatban. Ideális esetben egyáltalán nem szabad használni. Ha szükséges, korlátozza azt a kijelölt „figyelmeztetési időre”, és tiltsa le az automatikus bejelentkezést, hogy minden korlátot jelenthessen, amikor felbukkan a Facebookra. Agresszívnek kell lennie? Próbáljon ki egy olyan alkalmazást, mint a SelfControl, hogy blokkolja a hozzáférést munkanapon.
Ne próbálkozzon a többfeladattal! Tényleg nem építettünk rá, és bár úgy érzi, mintha többet tennél, végül minden hosszabb ideig tart. Ha ez nehéz az Ön számára, töltsön el egy vagy két hetet agresszíven egyfeladatosan.
„Csakúgy, mint a multitasking, a rendetlenség túlterheli az érzékeit, és megnehezíti a dolgok elkészítését. Tehát ha úgy találja, hogy nehezen tud koncentrálni, nézz körül az íróasztalán (és a számítógép asztalán), hogy megtudja, vajon valamelyiküknek szüksége van-e egy kis takarításra. ” Ooomf
Nyugodtan kapcsolja ki magát a kollégáktól, ha koncentrált időre van szüksége. Ha belső csevegőrendszert használ, akkor tegye fel a „Ne zavarja” üzenetét, tudatva az embereknek, hogy valami munkán dolgozik, és hogy újra elérhető lesz. És ha van valódi irodája ajtóval? Zárja be, egy elülső szép jegyzettel, amely ugyanazt magyarázza.
A végső összpontosítás érdekében győződjön meg arról, hogy egyik eszközét sem állítja be úgy, hogy új üzeneteket érkezzen be. Még egy olyan apró üzenet is, mint a telefonról származó zümmögés, elegendő lehet a termelékeny folyamat megsemmisítéséhez.