Múlt pénteken, 16.30-kor leállítottam a számítógépet, megtisztítottam az asztalomat és hazamentem. Az egyik elem, amelyet azelőtt eldobtam a kukába, mielőtt távoztam volna, a hét teendőinek listája volt: 150 tétel, mind bekerülve. Azon a héten egyetlen késő este vagy kora reggel nem dolgoztam. És még otthon is volt időm, hogy tisztességes vacsorákat készítsek, barátokat találjak, kutyát sétáljak, és túl sok tévét nézek.
Most, mielőtt bármiféle feltételezést tenné a feladatlistám tartalmával vagy általában a munkám fontosságával kapcsolatban, megemlítenem kell, hogy azon a héten vezettem az igazgatótanács bizottsági felhívását, ötletesen kidolgoztam az USDA támogatási javaslatát, találkoztam egy nagy alapítvány ügyvezetõ igazgatójával, egy Microsoft vezetõje bemutatta a vezetõ vállalkozónak, három támogatási javaslatot nyújtott be, és megkaptam az éves teljesítmény-áttekintést (ami egyébként nagyon pozitív).
Röviden: hetente sok munkát végezek. Hogyan csinálhatom anélkül, hogy idegösszeomlás lennék - és időt szabadítsunk fel? Íme néhány tipp.
1. Tudja meg, hogy mit kell tennie
Noha nyilvánvalónak tűnik, a dolgok, amelyek az embereket leginkább stresszlik, általában azok, amelyek nem tudták számítani. Tehát a hét elindításához olvassa el részletesen mindent, amit meg kell tennie. Tegyük fel például, hogy tudja, hogy a javaslat pénteken esedékes, és a te feladatod a narratív feladat elvégzése, de a költségvetésért a pénzügyi csapat felel. Annak érdekében, hogy a teljes projekt időben befejeződjön, feltétlenül adja hozzá a „Jelentkezzen be a pénzügyi csapattal a költségvetésről” feliratkozási listáját.
Nagyon aggódó vagyok a teendők listájának eszközeiről; az írásbeli listák ugyanúgy működnek számomra, mint az elektronikus megoldások, mint például az Evernote vagy az Asana. De van egy szabályom, hogy a teljes listának egy helyen kell lennie. Azokat tetszőlegesen szegmentálhatja és átrendezheti, de mindent látnia kell egy pillantással.
2. Tudja meg, hogy mi az első lépés
Amikor kevésbé tapasztalt munkatársakat felügyeltem, azt tapasztaltam, hogy számukra a legnagyobb akadály az volt, hogy nem tudják, hogyan kell a napjaikat rangsorolni és megszervezni.
Például, ha nagyszabású projekt várható a következő héten, akkor teljes gőzzel haladtak előre a határidő felé, annak ellenére, hogy először információt kellett gyűjteniük egy másik osztálytól - olyan információt, amely valószínűleg megszakíthatja az összes munkát megtettem. Időközben voltak más, kisebb projektek is, amelyekkel valódi előrelépést tehettek volna.
A prioritások az Ön hangulata vagy ütemterve alapján is változhatnak. Például, ha egy különösen kreatív napom van, akkor tudom, hogy sokkal hatékonyabb lenne az adatprojekt prioritása. Ha a nap nagy részében találkozókon vagyok, a hívásokra és az e-mailekre válaszolok a találkozók között, ahelyett, hogy ilyen rövid időn belül megpróbálnék valami nagyobbba lépni.
Sokkal hatékonyabb lesz, ha a prioritásokkal és korlátozásokkal dolgozik , ahelyett, hogy megpróbálna ellenállni nekik.
3. Kérjen segítséget
Ha semmi mást nem szereztem a nonprofit szervezetekben való munkából, megtanultam, hogy ha nem kérdezi, akkor nem kap. Senki sem tudja elvégezni egy szervezet munkáját egyedül. Ha nincs elég készsége vagy ideje valami hatékony elvégzéséhez, a kötelessége, hogy segítséget kérjen.
Szerencsére nonprofit szervezeteknél dolgozom, általában találok önkéntes munkát, hogy segítsen nekem sokkal hétköznapiabb feladatok elvégzésében. Ha magasabb szintű szakértelemre van szükségem, kihúzom a címjegyzéket, és megnézem, ismerek-e bárkit, aki javasolhat megoldást. Az utóbbi időben például aggodalommal töltöttem el egy donorra vonatkozó időközi jelentést. Útközben álltunk egy új programmal, így bár tudtam, hogy sokat tettünk, nem tudtam, hogyan kell ezt a jelentés formájában továbbadni. Tehát elvittem az egyik kommunikációs kedves barátomat kávéra, és javasolta, hogy a teljes jelentést az ügyfelek történetére és az új program értelmezésére összpontosítsák.
Áttörés volt - egyik, amiben soha nem lennék egyedül. Az adományozó tetszett neki, és felvette a kapcsolatot a kommunikációs osztályával, hogy még inkább nyilvánosságra hozzák a programot. Miután ötlettem rá, egy hétbe telt, hogy elkészítsem a jelentést - ugyanannyi időt töltöttem azzal, hogy aggódtam, mielőtt találkoztam a barátommal.
4. Csukja be a hurkot
Tudod, hogy kielégítő érzés ellenőrizni valamit a teendők listájáról? Nem csak jól érzi magát; ez egy fontos módja annak jelzésére, hogy befejezte a feladatot, és most továbbmehet valami másra.
Mielőtt továbblépne, meg kell győződnie arról, hogy van valahol nyilvántartása az elvégzett feladatokról, így nyomon követheti, ha - nem - a többi nem olyan hatékony, mint te. Például amikor elkészítem egy támogatási javaslatot, mindig emlékeztetőt teszek a naptárba, hogy nyolc héten belül nyomon kövessem a finanszírozót. Addigra a legtöbb finanszírozó meghozza döntését, és ha nem, akkor érdekli, hogy kicsit többet megismerjen a szervezetről. Ugyanígy, a főnöke néhány hétig nem kaphat vissza neked egy projektet, ha bízza rá, de néhány nap múlva a kérés hamarosan megnézheti.
Meggyőződésem, hogy okosabban dolgozom, nem pedig keményebben. A munkám túlságosan fontos számomra és az emberek számára, hogy szervezetem azért szolgáljon, hogy bármi jobbat elfogadhasson. De a tapasztalatból tudom, hogy a heti 60 plusz munkaórával rohadt magam végül nem fog segíteni senkinek. A hatékonyabb munka jobb eredményeket és hétvégi utazást jelent - mi lehet jobb ennél?
