Az elmúlt néhány hónapban megpróbáltam összeállítani a szervezet 2015. évi ütemtervét. A legfontosabb dolog, amit tennem kellett, hogy megbizonyosodjak arról, hogy tudom, mikor történik minden eseményünk. De mielőtt beilleszthetem őket a naptárba, először meg kellett tudnom, hogy milyen eseményekre van szükségem ténylegesen.
A nonprofit szervezetek számára az Ön által szervezett események az elsődleges módjai annak, hogy a közösség hogyan működjön együtt a szervezettel. Szóval elengedhetetlen, hogy jól képviseljenek téged. Egy sietve összegyűjtött eseménynek ez fog kinézni - és úgy tűnik, hogy szervezete inkompetens. Annak érdekében, hogy a lehető legjobb rendezvényeket fogadja, fontos, hogy rendezze prioritásait és tervezze meg azokat a lehető leghatékonyabban.
Az elmúlt tíz plusz évben, amikor nonprofit szervezetekkel dolgoztam, négy kritikus kérdést dolgoztam ki, hogy feltehessem magam, mielőtt egy rendezvényt terveznék.
1. Mire van szükség szervezetünknek az eseményből?
Alapvetően miért fontolgatja elsősorban ezt az eseményt? Pénzt keresel? Ha igen, mennyi? Új támogatókkal akar találkozni, vagy új kapcsolatokat akar létrehozni? Ha nem adománygyűjtő, akkor új ügyfelekkel próbál új ügyfeleket vonzani vagy oktatni azokat, akik már tagjai a szervezetnek.
Ha ez az esemény nem tesz semmit érted, miért csinálod? Mielőtt időt és erőforrásokat fordítana rá, meg kell határoznia, hogy a szervezet milyen mértékben vesz részt a rendezvény kimenetelében. Ez segít abban is, hogy az eseményt az összes többi tevékenysége összefüggésében rangsorolja.
2. Mire van szüksége a vendégeinek ezen az eseményen?
Bár először az igényeit kell figyelembe vennie, az esemény valójában a vendégeire vonatkozik. Annak érdekében, hogy elérje céljait (amelyeket a fenti kérdés segítségével körvonalazott), a résztvevőket rá kell hívnia arra, hogy megfelelő módon lépjen kapcsolatba veled.
Beszéljen a múltbeli és a lehetséges vendégekkel arról, hogy mit szeretnek az eseményeidről, és mit szeretnének a jövőben. Szeretnek „bennfentesnek” érezni magukat, vagy nyilvánosan elismerik nagylelkűségüket? Egyesek azt mondhatják, hogy szereti a hangos, élénk eseményeket; mások inkább egy lágyabb éjszakát részesítenek előnyben. Ennek a stratégiának egy bónusz előnye, hogy az ön által megkérdezett emberek minden bizonnyal meg akarják nézni, hogyan vették a tanácsaikat a következő rendezvényen.
3. Hogyan fogjuk ezt megtenni?
Most, hogy megértette, hogy mi lesz a vendégeire, gondolkodnia kell arról, hogyan adhatja meg nekik azt, amit akar. Például, ha a vendégeknek jobban meg kell érteniük a programot, akkor esetleg úgy dönt, hogy egy ügyfél beszél az eseményen az adott programmal kapcsolatos tapasztalatairól, vagy videót mutat be, és eloszlatja a modelljét. Vagy ha nagy adománygyűjtési célja van és szórakoztató közönség, akkor valószínűleg egy élő aukció van.
Mivel ez csak egy vázlat, akkor nem kell túl mélyen belemerülnie a részletekbe, vagy mégis teljes mértékben elköteleznie magát. Ha azonban rájön, hogy nincs lehetősége olyan rendezvény lebonyolítására, amely megfelel a szervezet és a vendégek igényeinek, most itt az ideje, hogy kitaláld. Nem feltétlenül kell megsemmisítenie az ötletet, de ez a kérdés segít kitalálni, szükség van-e méret csökkentésére vagy további segítség felvételére.
4. Miben különbözik ez az esemény más rendezvényektől?
Nincs semmi rosszabb, mintha egy évben kétszer ugyanazon a rendezvényen járunk, és semmi sem drágulhat meg a házigazda számára. Ha úgy találja, hogy ebédre, vacsorára és golf kirándulásra készül ugyanazon adományozó csoport számára ugyanabban az évben, akkor számíthat az adományozók fáradtságára és a beruházások csökkenő megtérülésére. Ehelyett fontolja meg egy nagyobb kihívásos esemény megtervezését az adományozók számára, majd egy kisebb rendezvény megtervezését kilátásainak vagy a legjobb önkénteseknek.
Működésben
Az indulás megkönnyítése érdekében itt található egy mintastratégia egy eseményre, amelyet a közelmúltban összeállítottam a következő négy kérdés felhasználásával:
Mire van szükségünk?
- Emeljen 50 000 dollárt
- Frissítsen öt donort
- 10 új adományozót vonzhat be, hármat 5K vagy annál magasabb összeggel
- Új tőkekampány bevezetése
Mit kell a vendégek?
- Bízva abban, hogy pénzüket okosan fektetik be
- Esély arra, hogy a műsor első kézből megismerkedjen
- Indokolás a több megadására - a jegy árán túl
Hogyan fogjuk ezt megtenni?
- Az igazgatótanács bevonása új adományozók meghívására
- Állítson be esemény előtti ebédet a jelenlegi donorokkal a frissítéshez
- Hívja meg a program résztvevőjét, hogy beszéljen
- Béreljen fel új tervezőt a meghíváshoz és a programhoz
- Jól táplálja őket - érdemes megkérdezni a helyi szakácsokat
- Állítsa be a szöveges adás képességet
- Béreljen fel egy bandát
- Növelje a sajtóterjesztést
Miben különbözik ez az esemény?
- Az egyetlen ülő vacsora
- Csak a fő adományozóinkra (60-70-es évek, főként nyugdíjasok, többnyire korábbi vagy jelenlegi önkéntesek) irányuló esemény
- Csak az az esemény, amelyen általában az igazgatósági tagok vesznek részt
- Általában tavasszal tervezik, az ügyfelek elvégzésével egy időben
Az eseménytervezés kimerítő, időigényes feladat lehet - még inkább, ha az események valóban megfelelnek a céljainak. Tegye fel magadnak ezt a négy kérdést, és jobban meg tudja strateizálni az eseményeit, és meghatározhatja, melyik valóban szükséges és érdemes a szervezete számára.
