Amikor felkérik ajánlólevél írását, el kell hízelkednie és remélhetőleg izgatottan kell segítenie munkatársának vagy régi munkatársának. Ez a forgatókönyv ugyanakkor idegesítő is lehet - elvégre segít valaki jövőjének eldöntésében! Hogyan illesztheti be az összes nagyszerű tulajdonságát egy apró oldalra? Mi van, ha nem mondja helyesen?
Szünet és lélegzetet. A levél írása nem rakétatudomány, különösen akkor, ha pozitívan érzi magát az ajánlott személy iránt. Naponta rengeteg emlékeztető levelet írtam, sőt még a különféle társaságok vezérigazgatói számára is írtam szellemeket (igen, a vezetők delegálták ezt a feladatot), és az út során megtanultam néhány dolgot, amelyek egyszerűsítik a folyamatot. Kövesse ezeket a lépéseket egy levél írásához, amely segít kollégájának felvételi helyzetében.
1. Végezze el a háttér-kutatást
Az ajánláslevelek egész sor oka miatt kérhetők - álláspályázat, odaítélési jelölés, elfogadás az iskolába vagy a testületbe, és még sok más. Tehát, még ha mindent tud is, a tudnivalókról a jelölt jelenlegi helyzetéről, a munka etikájáról és a múltbeli sikerekről még mindig nem rendelkezik az összes szükséges információval. Tudja meg, miért kéri az ajánlója levelet, és mit fog olvasói keresni benne.
Mielőtt elkezdené írni, feltétlenül kérdezze meg a következőket:
Ezek a kérdések segítenek irányítani a levél tartalmát, és biztosítják, hogy a lehető legjobb módon állítsa be a jelöltet az állásra vagy a díjra.
2. Kövesse a képletet
Az ajánlóleveleknek három kérdésre kell vonatkozniuk: a jelölttel fennálló kapcsolataira, az ön munkájának értékelésére, valamint arra, hogy miként hasonlít más személyekhez, akikkel már hasonló pozíciókban dolgozott (más néven: miért emelkedik ki). Tehát, miközben ír, strukturálja a levelet a következő területekre:
Magyarázza el kapcsolatait
Először magyarázza el a jelölttel végzett munka jellegét a levél eleje felé. Ez egy egyszerű nyilatkozat, amely megadja, hogy mikor dolgozott vele, mennyi ideig és milyen minőségben. Például: „Jane 2010 és 2013 között a vállalataimnál volt ügyvezető, ahol öt legnagyobb ügyfelünk marketingstratégiájának megtervezéséért, fejlesztéséért és végrehajtásáért volt felelős. Menedzserként tanúja voltam … ”
Értékelje a jelentkezőt
Miután elmagyarázta a kapcsolatát, a következő prioritás a kollégája munkájának értékelése. Ennek meg kell felelnie a levélnek, bár a pontos tartalma attól függ, hogy mit ajánl neki. Például, ha tudja, hogy vezetői pozíciójára pályázik, érdemes arra koncentrálni, hogy mennyire jól dolgozott a csapatán belül, és természetes képességére, hogy kiváló vezető legyen. Ha az általa pályázott álláspont inkább technikai, vagy esetleg írásbeli, inkább arra összpontosít, hogy képes-e egyidejűleg több projektet zsonglőrizni, miközben eredményeket hoz.
Mindenesetre el szeretné magyarázni, mit látott a munkájában, és rámutatni a kézzelfogható eredményekre, amelyeket ő hozott. Ne feledje, hogy mindig jobb megjeleníteni, nem elmondani. Ha azt mondod, hogy képes fejleszteni és végrehajtani kifinomult marketingstratégiát, mutasson olyan dolgokra, mint az általa kezelt teljes marketing költségvetés és az értékesítési csapat százalékos növekedése hivatali ideje alatt. Bármely szám vagy statisztika, amelyre hivatkozhat, erős képet alkothat arról, hogy pontosan mit ért el.
Hasonlítson össze az ajánlat lezárását
A jelölt összehasonlítása más emberekkel, akikkel már dolgozott, hatékony módszer lehet egy erős ajánlás nyújtására. Azt mondhatja, hogy valaki „a leghatékonyabb projektmenedzser, akivel valaha is dolgoztam”, vagy „az egyik a három legfontosabb alkalmazott közül, akit valaha is vezettem.” Természetesen csak olyan kijelentéseket használjon, amelyekbe igazán hisz!
Ez arra is szolgálhat, hogy kiküszöböljük a bérbeadással foglalkozó menedzser esetleges aggályait. Például, ha olyan fiatal jelöltet javasol, aki fiatal, vagy akinek nincs nagy tapasztalata, mondhatjuk, hogy „érettsége és stratégiai gondolkodása jóval meghaladja az éveit és tapasztalati szintjét”.
Ha lehetséges, használjon történetet vagy anekdotát a fenti területek egyikének bemutatására. Könnyű beolvasni egy levelet, és látni, hogy a jelöltnek erős tulajdonságai vannak, de végül dobja félre, mert nem volt valami figyelemre méltó vagy kézzelfogható emlékezet, amelyre emlékezett volna rá. Másrészt nehéz elfelejteni valakit, aki nyilvánvaló hatással volt és valódi kapcsolat volt volt munkatársaival.
3. Helyezze be a Záró Érintkezőket
Most a logisztika: Először is, az ajánlóleveleket gyűjtő és olvasó személy valószínűleg elfoglalt, és rengeteg más oldalt olvas el. Annak érdekében, hogy a legnagyobb hatást érje el, gyorsan tartsa rövid levélben (legfeljebb egy oldal) és pontot. A hangzás szempontjából hivatalos és profi kell lennie, de lelkes is. A langyos ajánlás szintén rossz lehet, ezért győződjön meg arról, hogy mennyire tetszik a jelölt.
Használja cégének fejlécét, és írja alá aláírását és elérhetőségi adatait alján. Adjon meg egy dátumot, vegye fel a címzettet név szerint (ha lehetséges), és érintse meg a nyilatkozatot arról, hogy hajlandó-e a jelöltet tovább megvitatni, például: „Ha további kérdése van, kérjük, ne habozzon felhívni.”
A betűk csak a különféle ajánlások kezdete, amelyeket fel lehet kérni, de ezek a lépések bármilyen formában segíthetnek. Függetlenül attól, hogy egy volt alkalmazott referenciaként szolgál telefonon keresztül, vagy egy kollégát ajánl a LinkedIn-en, végezzen kutatást, kövesse a formátumot, és maradjon lelkes. Önnek (és kollégájának) jónak kell lennie, hogy menjen!
Végül ne feledje, hogy ha egy kolléga ajánlást kér, akkor hatással volt rá, és örökké hálás lesz, ha segítesz a sikerhez vezető úton. A levélírás folyamat stresszesnek tűnhet, de ez valóban megtiszteltetés.
