A múlt hónapban három tippet adtam a jobb projektmenedzsmenthez, ideértve a megfelelő delegálást, az eszközök maximális kihasználását és a projekt értelmes lezárását. A projektmenedzsment azonban olyan sok egyedi kihívást jelent, egy hatalmas kutatási területtel, amely folyamatosan bemutatja az új megközelítéseket és perspektívákat, tehát nem tudtam segíteni, de további tanácsokkal követtem el.
Ezek a tippek arra összpontosítanak, hogy proaktívan kezeljünk néhány olyan dolgot, amelyek rajtad múlik, és kisiklják a sikerét. Néha úgy érzi, hogy a kis kudarc démonok sarokba szorulnak minden sarkon, arra várva, hogy jó „getcha-t” kapjon. Így javíthatja a siker esélyeit a kockázatkezelés, a változáskezelés és a hatókör-kezelés.
1. Nagyon figyeljen a kockázatokra
A kockázat olyan veszély, amely még nem valósult meg, és az első dolog, amit megtehetsz annak megvalósulásának megakadályozása érdekében, egyszerűen tudni kell, hogy létezik. Ha olyan új alkalmazást fejlesztett ki, amelyet az ügyfelek használhatnak számláik fizetésére, a kockázatok a kevésbé kisebb vagy közepes mértékűek lehetnek (a csapattagot átszervezik, így rövid személyzettel jár) a nagyokig (a mobil fizetési szabályok változásai megkövetelik, hogy teljesen más technológiát használjon). Nem akadályozhatja meg, hogy minden kockázat megtörténjen, de az elképzelhető kockázatok átfogó és átgondolt áttekintése segít kezelni a lehetőséget.
A projekt tervezési szakaszában dolgozzon ki egy kockázati naplót, ahol nyomon követheti minden olyan kockázatot, amely kihívást jelenthet az ütemtervre, a költségvetésre vagy a projekt befejezésének általános képességére. Számos különféle sablon érhető el online, ám ezek többsége javasolja a kockázat leírását, a felmerülés dátumát, a bekövetkezés valószínűségét és a következmények súlyosságát, ha fennáll. Minden kockázatnak meg kell jelölnie egy tulajdonosot annak ellenőrzésére, és ami a legfontosabb, egy értelmes intézkedéscsomag, amelyet meg lehet tenni annak kockázatának valószínűségének csökkentése érdekében (ha van ilyen). Például annak valószínűsége, hogy egy szerver meghibásodjon, és ezzel elveszítse az emberek adatait, alacsony valószínűséggel, de nagyfokú valószínűséggel teljesül egy biztonsági szerver telepítését célzó enyhítő tervvel. Annak ellenére, hogy alacsony a valószínűsége, a hatás oly nagy lenne, hogy a lehetőségei figyelembe vételének korai és biztonságos lépései megéri a költségeket és az erőfeszítéseket.
Ne felejtse el, hogy ennek élő, lélegző dokumentumnak kell lennie, és az új kockázatokat figyelembe kell venni és figyelemmel kell kísérni, amint azok a projekt során felmerülnek.
2. Fektesse meg a változás alapjait
A projektmenedzsment szükségszerűen azt jelenti, hogy valamilyen módon megzavarja a status quot. És nem titok, hogy sok embernek változások vannak, enyhén szólva, nehézek is. A Projektmenedzsment Intézetnek szóló fehér könyvben, Marge Combe tanácsadó a változásokra való felkészültség koncepcióját tárgyalja, mivel mind a főváros, mind az emberi és egyéb módon készen áll a változásokra való elkötelezettségre, és azon emberek pszichológiai hajlandóságát, akiknek az együttműködéshez szükséges végre a változást. Ha nem engedheti meg magának, hogy megváltoztassa, vagy ha minden alkalmazottja tiltakozási jelekkel van kiképezve, akkor nyilvánvalóan nincs túl sok helyzetben a továbblépéshez.
Tehát mit tehetsz, hogy megteremtsd az alapot a változáshoz, legyen az nagy vagy kicsi? A változáskezelés kézzelfogható szempontjai egy kicsit könnyebben kezelhetők. Ha egyértelmű, hogy nincs pénze, felszerelése vagy technológiai kapacitása a munka elvégzéséhez, akkor ezekkel a dolgokkal azonnal foglalkoznia kell.
A kulturális és pszichológiai munka gondosabb végrehajtást igényel. Ha az alkalmazottak vagy az ügyfelek ellenállnak a változásoknak, szánjon rá időt, hogy megértse, miért. Lehet, hogy van egy félreértés, amelyet tisztázhat, vagy olyan jelentős hiba a tervben, amelyet még nem vett figyelembe. Lehet, hogy egy irodai munkatársak aggódnak a papír nyomtatványok feldolgozásáról az elektronikus nyomtatványokra való átállásról. Ahelyett, hogy feltételeznénk, hogy a csapat ellenáll a változásoknak, a velük folytatott vitájuk során kiderül, hogy az elektronikus rendszernek nincs módja a kivételek kezelésére, ami végül diszorganizációhoz és két különálló folyamathoz vezet. Azon személyzet perspektíva megértése, amely nap mint nap használná ezt a napot, segíthet abban, hogy a változás az egész szervezet számára szolgáljon.
Azok a szervezetek, amelyek olyan emberekkel vannak nyitva, akik nyitottak a változásra, és akik megértik a változást és annak előnyeit, sokkal nagyobb valószínűséggel látják, hogy a változás zökkenőmentesen zajlik, mint azok, amelyek az emberek sötétben tartják.
3. Gondolj a Scope Creep-re, mint a halandóság ellenségére
Az alkalmazási kör kúszása - amikor a projekt paraméterei fokozatosan túllépik az Ön által létrehozott eredeti határokat - a projektek gyakori kiszerelése. És ez nagyrészt azért van, mert gyakran úgy tűnik, hogy van értelme kibővíteni az eredeti hatályát. Előfordulhat, hogy a „miért nem gondoltam erre a pillanatra” pillanatra vágja a homlokát, vagy ha az érdekelt felek meggyőzik arról, hogy egy extra harang vagy síp napi órákat takarít meg a munkavállalók számára.
Általános szabály, hogy ne - ismétlem, ne - ne vigyázzon ezekre a követelményekre.
Természetesen néha a követelmények megváltoznak, és manapság könnyebb megváltoztatni a játékot, mint visszatérni, amikor minden elhangzik és megtörténik. De ezek a kiegészítések gyakran összeadják, egyenesen a túlzott költségvetés és az ütemezés elégedetlen univerzumába juttatják Önt.
A hatástalanság megakadályozásának legjobb módja az, hogy több időt és energiát költenek az előzetes összegyűjtési igényekre, kimerítően megkérdezik a témában jártas személyeket, és felteszik a megfelelő kérdéseket, hogy megbizonyosodja arról, hogy hiányzik-e semmi. És az elkerülhetetlen esemény esetén gondosan mérlegelje a hatókörének megváltoztatásának költségeit és előnyeit. Ha szükséges, tartson fenn a második fázis fejlesztéseinek futó listáját, amelyeket újra meglátogathat, miután az eredeti projekt a földön van.
A kívánt eredményeknek a kívánt időben történő elérése ennyire proaktív lehet. Képzze meg magát, hogy érzékelje a problémát még azelőtt, hogy felmerülne, és érezzék magát a vontatóhajlás kúszásától, mielőtt elvezet egy figyelmeztető féreglyukba. Nem fog mindenre gondolni, de az előrelátás minden nap hátráltatja a figyelmet.
