Néhány héttel ezelőtt a barátaimmal és én megbeszéljük a találkozók közös megvetését, és azt mondta: „Úgy érzem, hogy újra és újra ugyanaz a beszélgetés folyik. Ha nem csinálják helyesen, akkor ilyen időégetők lehetnek. "
Nem tudtam egyetérteni. Az előző munkáknál, amikor egy naptári meghívás megjelenik a beérkező levelek mappájában, gyakran hangos sóhajt adtam ki (ami mindig nagyszerű nyílt irodai környezetben). Ezután drága időt töltöttem azzal, hogy kitaláljam, hogyan kerüljük el az elfogadást.
Nem mondom, hogy az összes találkozó értéktelen. Néhány feltétlenül szükséges, keze lefelé. És néha ők csak az egyetlen módja a dolgok elkészítésének. De azt is gondolom, hogy hihetetlenül hatékonyságban lehet részünk, ha mindegyik előtt feltesszük ezt a három kérdést.
1. Kinek kell itt lennie?
Tipp: Valószínűleg nem olyan sok ember, mint gondolnád. Kulcsfontosságú, hogy tudatosítsuk, ki akarja, hogy ott legyen, így garantálhatja, hogy a lehető legtermékenyebb és értelmesebb legyen minden fél számára. Senki sem hagyhatja abba a gondolkodást: "Nos, ez korom óriási pazarlása volt."
Mert ez az érzés nem jó az egyén, a csoport vagy a társaság számára. Képzelje el az összes munkát, amely elvégezhető, ha tíz helyett csak négy ember tartózkodik a helyiségben. Egy 60 perces időrésnél ez további hat óra, amelyet munkával tölthetne .
Tegyük fel például, hogy ötletbörze a cég új logója kapcsán. A grafikai tervező biztosítja, hogy megértse a látomást. A márkaépítési igazgató ott van, hogy megbizonyosodjon arról, hogy betartja-e a vállalati irányelveket. De szükség van ott a HR menedzserre, mert minden logikára felteszi a logót? Dehogy. Miután elkészült, kérheti őt, hogy váltson a régira az újra. Egyelőre hagyja őt - munkája van még!
Ha nem Ön a szervező, akkor értékelnie kell, hogy jelenléte elengedhetetlen-e vagy sem. Időnként a munkatársak egyszerűen azért hívnak meg Önt, mert azt gondolják, hogy ott akarsz lenni. De visszautasíthatja, ha úgy gondolja, hogy megfelelő (azaz ha fogalma sincs arról, hogy mit kíván hozzájárulni, vagy ha csak túl elfoglalt vagy).
Ilyen helyzetekben valami ilyesmit mondom: „Üdvözöllek. Azt hiszem, képes lesz ezzel egyedül megbirkózni. Ha van egy konkrét ok, szeretné, ha jelen lennék, tudassa velem! ”
És akkor vegye be ezt a szabad órát, és térjen vissza a darálóba.
2. Melyek a célok?
Pontosan mit akar elérni? A célok előzetes azonosítása döntő jelentőségű. Ez feladatot tud tartani, és segítheti az egész beszélgetés kialakítását. Ellenkező esetben 45 percig üvölthetsz arról, hogy Leonard mindig zümmög a Titanic fődalán. (Minden alkalommal is meghív. Soha ne engedd el, Jack!)
„A hatékony menetrend egyértelmű elvárásokat fogalmaz meg arra, hogy mi történjen az ülés előtt és alatt” - magyarázza Roger Schwarz, az Intelligens vezetők, az Intelligens csapatok szerzője : Hogyan csinál Ön és csapata az eredményeket?
„Segít a csapat tagjainak felkészülni, bölcs módon osztja el az időt, gyorsan mindenkit felvesz ugyanazon témára, és azonosítja, mikor fejeződik be a vita. Ha az ülés során továbbra is problémák merülnek fel, akkor a jól megtervezett napirend növeli a csapat képességét a hatékony és gyors megoldásukra ”- mondja Schwarz.
Talán azt akarja, hogy mindenki biztosítsa a legfrissebb prioritással rendelkező projektek állapotának frissítését. Vagy döntést kell hoznia - ma - arról, hogy melyik számlavezetőt rendel egy hatalmas, új ügyféllel.
Kitalálja ki a rendeltetési helyét és odaér (És az is hasznos, ha megosztja a terveit a többi résztvevővel, hogy tudják, mire számíthatnak, és ha van valami, amit előre meg kell tenniük.)
És itt van egy tipp: Ha nem tud pontosan megválaszolni egy találkozási indokot, akkor kérlek, minden dolog csokoládéjának szerelme miatt, törölje azt .
3. Mit kell előkészítenem?
Egy volt kollégám blokkolta az időt, hogy felkészüljenek más emberekkel való találkozókra, és mindig kíváncsi lennék, miért. Aztán részt vettem egy csomóban, ahol vagy teljesen elfelejtettem, amit utoljára beszélgettünk, és át kellett csinálni, vagy pedig (zavarban) nem fejeztem be egy akcióelemet. Ezen esetek mindegyikében végül több időt kellett rátennünk a menetrendre.
Annak biztosítása érdekében, hogy ez ne történjen meg, fel kell készülnie. Lehet, hogy áttekinti a múlt heti ülés jegyzeteit, így friss a fejedben. Vagy talán felállítja a szükséges beszélgetési pontok és válaszok listáját. Bármi is legyen, tegye ideje erre. Nagyon kifizetődik.
Például felügyeletem az osztályom társaktatási programját, és keményen dolgozom annak átalakításán. Két hét múlva megbeszéljük a felettesemet, hogy megvitassam a javaslataimat. Visszajelzéseket gyűjtöttem a hallgatóktól és összeállítottam gondolataimat, és a következő lépés a papír szerkezetének és ütemtervének rajzolása.
Ha üres kézzel közelítem hozzá, akkor valószínűleg csak arra törekszünk az időt, hogy egymástól ötleteket szökítsünk, ami önmagában nem feltétlenül rossz , de nem is segít előrelépni.
Ígérem, hogy szeretek emberekkel dolgozni. De az egyik fő házi kedvencem a hatékonyság, különösen akkor, ha könnyen megelőzhető. Ha az ütemezése kissé túl tele van, vagy ha minden egyes találkozásánál visszaütések várnak, amíg a csengő megszólal a középiskolában, akkor ideje visszalépni, és elkezdenie feltenni magának ezeket a kérdéseket.
És hé - ha további kérdései vannak ilyenekkel, amelyeket feltesz magadtól, tudassa velem a Twitter-en!
