Az adománygyűjtő rendezvények kiválóan alkalmasak pénzszerzésre és tudatosságszerzésre a szervezetében. De ha egy kis nonprofit szervezetnél dolgozik, nehéz lehet megtalálni az alkalmazottakat (és az időt!) Az ilyen események tényleges megtervezéséhez.
Itt jön be a fogadó bizottság.
Egyszerűen fogalmazva: a fogadó bizottság egy önkéntes csoport, amely felelősséget vállal egy esemény megtervezéséért. A tényleges felelősségi kör változhat szervezetenként (vagy akár rendezvényenként is), de általában számíthat arra, hogy vendégeket hív meg, előmozdítja az eseményt és jegyet vásárol a részvételre.
Mint minden önkéntes esetében, a fogadó bizottságnak általában valamilyen iránymutatásra van szüksége a szervezeti célok legmegfelelőbb kiszolgálásához. Íme néhány tipp a fogadó bizottság irányításához, hogy a következő bash összetörjön.
1. Válasszon bölcsen
A jó fogadó bizottsági tagoknak két kulcsfontosságú tulajdonsággal kell rendelkezniük: Nagy és befolyásos kapcsolattartójukkal kell rendelkezniük, és nem szabad félniük, hogy elérjék őket.
A leghatékonyabb végrehajtás érdekében azonban ezeknek a bizottsági tagoknak már rendelkezniük kell bizonyos tapasztalattal a szervezetével kapcsolatban, és ismerniük kell az elvégzett munkát. Ez lehetővé teszi számukra, hogy több hatalommal bíró potenciális donorokkal beszéljenek, és tapasztalataikból beszéljenek, ami mindig hatékonyabb. Ezt szem előtt tartva vizsgálja felül donorlistáit és önkéntes listáit, hogy megnézhesse, kinek megfelelő.
Ha azon túl segítségre van szüksége - például az esemény logisztikájának megtervezéséhez -, válassza a bizottság azon tagjait, akiknek tapasztalata van a szervezeted más rendezvényein való megjelenés és eredményes elvégzés érdekében.
Mivel én vagyok az egyetlen elkötelezett adománygyűjtő a jelenlegi szervezet munkatársainál, csak a fogadó bizottság tagjait vonom ki a fő adományozók és kilátások listájából. Ezzel képesek vagyok az esemény megtervezésére és az adományozók egyidejű fejlesztésére.
Amikor egy nagyobb szervezetnél voltam, amely több sajtóközleményt adott eseményeinkről, megpróbáltuk azonban hírességneveket szerezni a fogadó bizottságunkban. Általában nem tudtak segíteni (és néha nem is vettek részt!), Ám a társadalom és a szórakoztató írók figyelmét felhívták erre, akik majd az eseményt fedik le.
2. Legyen tisztában a kötelességekkel
Sok önkéntes állással járó kihívás az, hogy kevés konkrét elvárás vagy módszer létezik az emberek elszámoltathatóságára.
Noha ne felejtse el emlékezni arra, hogy az önkéntesek a saját szívük jóindulatán teljesítik feladataikat, a legtöbb önismert önkéntes inkább egyértelmű utasításokat és iránymutatásokat részesít előnyben abban, hogy mi lesz a leghasznosabb az esemény végrehajtásában. Szeretek minden egyes rendezvényemhez „munkaleírást” készíteni, amely felvázolja a fogadó bizottság tagjainak felelősségét - így tudják, mit várhatnak el, tudom követni őket, és mindannyian ugyanazon az oldalon maradunk.
A felelősségi körökig a fogadó bizottságok mindent megtehetnek az ételek és a készletek felvételétől kezdve a meghívók megtervezéséig és a nagy adományozásig. Egyszerűen találja ki, amire szüksége van, és kérje meg önkéntes leírásában.
A legjobb leírás, amelyet eddig láttam, az Equality Hawaii-tól származik, amely nemcsak a fogadó bizottság feladatait írja elő, hanem adományi űrlapot is tartalmaz, amely megkönnyíti az önkéntesek számára a fogadó bizottság tagságához szükséges ajándék hozzájárulását. Ez a fajta megállapodás nem megfelelő minden szervezet számára, de nagyszerű inspirációt jelent a növekvő nonprofit szervezetek számára.
3. Mondj köszönöm
A rendezvényt követõ napon elsõként felhívja, e-mailen írja vagy írja az eseményt követõ napon. Valójában, amint megerősítem a fogadó bizottságomat, köszönőlapokat adok hozzá, tehát egy kevesebb dolgom van a reggelit követő reggelit követően.
Azt is meg akarja nézni, hogy miként ment végbe az esemény - ha van valami, amit a következő alkalommal jobban meg tudsz csinálni, ha valamelyik vendégük érdekelt abban, hogy jobban részt vegyen a szervezetben, és ha általánosságban élvezik magukat. Ez az értékes információ biztosíthatja az események hatékonyságát a jövőben, és a szervezete kihasználhatja az új lehetőségeket.
A legfontosabb, hogy biztosítani szeretné önkénteseit, hogy amikor ilyen nagy időt és pénzügyi elkötelezettséget vállalnak veled, őszintén értékelik.
A boldog önkéntesek - különösen a jól összekapcsolt és potenciálisan gazdag boldog önkéntesek - talán a legjobb erőforrás, mint kicsi nonprofit szervezet. Ha bölcsen és jól bánik velük, akkor nem csak a nagyszerű esemény megtervezéséhez és végrehajtásához szükséges segítségre lesz szüksége, hanem a következő szintre is növelheti az adománygyűjtést.
