A spam szűrése, a helyes válaszok kidolgozása és a nyomon követést igénylő üzenetek füleinek megtartása között a beérkező levelek mappáján maradhat, és önmagában munka is lehet. Ezért választottuk a szakemberek agyát, akik kitalálták a hatékony, szervezett postafiókok titkát - annak ellenére, hogy naponta több száz e-mailt kapnak. Mivel a rendszer működése segít meghódítani még a leginkább bizonytalan beérkező leveleket is.
1. Csak azonnali fellépést igénylő e-maileket tartson a beérkező levelek mappájában
A Lehetséges, hogy a Beérkező levelek mappája túlságosan magas cél, de könyörtelen azzal, hogy mely üzenetek kapják meg az ingatlant a beérkező levelek mappájában, így közel kerülhetünk hozzá.
„A legtöbb napban az e-mail postafiókomban kevesebb, mint 25 üzenet található. Ez szándékos. Szeretném megnyitni a postafiókomat, és azonnal megnézem, mi a legsürgetőbb és amelyre szükség van válaszra ”- mondja Leigh Ann Newman, a nemzetközi kormányzati tanácsadó cég vezető programvezetője. "Ez a szokás arra készteti, hogy rendkívül időben cselekedjek az elemekkel kapcsolatban."
Nem ritka, hogy Newman néhány órán belül több mint 100 e-mailt kap, amelyek közül sok sürgős és magas szintű vezetőkkel foglalkozik. 2008-ban lehetősége volt a nulláról indulni, amikor vállalata az akvizíció során új e-mail rendszerre váltott. „Olyan volt, mint a tavaszi takarítás a postafiókomban. És azóta egyszerűen nem tudok működni olyan beérkező levelekkel, amelyek megválaszolatlan e-mailekkel vannak elöntve ”- mondja.
2. Hozzon létre egy „Várakozó mappát” a függőben lévő e-mailekhez
Tehát hova kerülnek az e-mailek, ha nem a beérkező levelek mappája? Hozzon létre egy „várakozó mappát” az e-mailekhez, amelyekhez valaki mást igényel, mielőtt válaszolhatna. „Ez hatalmas időmegtakarítást jelent” - mondja Darcy Miller, a munkahelyi szakértő és a Pin and Pivot alapítója, akit évekig napi több mint 150 e-maillel zártak el. "Ilyen módon ezek az e-mailek nem gördítik be a beérkező levelek mappáját, és ez egy remek hely arra, hogy minden nap vagy héten figyelmeztesse, hogy milyen projektek vannak még folyamatban."
Keményen megtanulta ezt a trükköt, amikor első munkája első évében nem találta meg a szükséges e-mail mellékletet. "Egy nap felét töltöttem az e-mail keresésével, a több ezer e-mail között, amelyek akkoriban voltak a beérkező levelek között" - mondja. "Attól a pillanattól kezdve megfogadtam, hogy átveszem az irányítást a postafiókomban!"
3. Készítsen almappákat vagy címkéket az új BFF-jéről
A beérkező levelek mappái az egész táblán javasolják egy könnyen dekódolható almappa vagy címkerendszer létrehozását. Nate Masterson, a Maple Holistics vezérigazgatója becslések szerint néhány napon belül 250 e-mailt kap fel, tehát a szervezés rendkívül fontos. „Az e-mail címkék a barátod” - tanácsolja. "Használja őket a fontos e-mail láncok csoportosításához, így ha valamit referenciaként kell megnéznie, ezt könnyen megteheti."
Newman szerint a címkéi olyan témákat tartalmaznak, amelyekkel kapcsolatban mások kérdései merülhetnek fel, támogathatják az általa hozott döntéseket, és referenciaanyagokat kínálnak a jövőbeli üzleti igényekhez. "Több tucat almappámmal és e-mailek százaival vannak archiválva bennük referencia céljából" - mondja. "Kérdéseim után egy kérést meg tudok találni, amire szükségem van, mert tudom, hol tárolják, és hogyan tudom gyorsan megtalálni."
4. Állítsa be a Beérkező levelek szabályait vagy a Szűrőket
Számos e-mail szolgáltató lehetővé teszi a beérkező levelek mappájának szabályainak vagy szűrőinek beállítását, amelyek az Ön érdekében lépéseket tesznek, és elősegítik az e-mailek gyors kategorizálását, anélkül, hogy az agyi erejük kimerülne.
Rachel Neill, a Carex Consulting Group vezérigazgatója, hogy felfüggeszti a 150 e-mailt, amelyek minden nap megtalálják az utat, kihasználja az Outlook szabályfunkcióit. "Van olyan szabályom, hogy az e-maileket különböző mappákba, színkódba helyezzük, és a feladó alapján rangsoroljuk" - mondja. Aztán a nap végén gyorsan megkeres minden olyan dolgot, amelyből hiányozhatott. „A szabályok segítenek abban, hogy következetesen nyomon kövessem és megakadályozzam a zajt. Ez segíti a minimális rendetlenséget.
5. A Naptár segítségével nyomon követheti azokat a e-maileket, amelyek nyomon követést igényelnek
Mivel egyes e-mailek nem csupán egy egyszerű választ igényelhetnek, Newman azt ajánlja, hogy adják hozzá őket a naptárhoz. „Ha olyan e-mailt kapok, amely nemcsak azonnali választ igényel, hanem valamilyen nyomon követési műveletet is igényel, akkor az e-mailt áthelyezem egy kijelölt almappába, és emlékeztetőt helyezem a naptárba, amely tartalmazza a mappa helyét és a követés dátumát. szükséges ”- mondja.
A Microsoft Outlook programot használja, amely hozzáférést biztosít az Outlook naptárához, de ezt megteheti a Gmailben is. Csak kattintson az eszköztár „Tovább” gombra, és válassza az „Esemény létrehozása” lehetőséget.
6. Ne hagyja, hogy a levélszemét nyelve legyen a Beérkezett üzenetek mappában
Úgy érzi, mintha egy kövér játékot promóciós e-mailekkel játszik? Légy gyors a leiratkozás gombbal. Davis Siksnans, a Printful vezérigazgatója és alapítója háromszoros szabályt alkalmaz promóciós e-mailekhez és hírlevelekhez. Harmadik alkalommal, amikor hírlevelet vagy promóciós e-mailt töröl egy adott feladótól, leiratkozik a listáról.
7. Készítsen sablonokat a válaszadáshoz
Különböző válaszok testreszabása minden e-mailre óriási időt vesz igénybe. Ha úgy találja, hogy újra és újra elküldi ugyanolyan típusú e-maileket, akkor előnye származhat, ha a vázlatokban néhány készletreakciót tárol, amelyeket könnyen újra felhasználhat.
Betsy Fein, a Clutterbusters professzionális szervező cég elnöke gyakran feltett olyan kérdéseket, amelyekre zárt válaszokkal válaszolhatunk. "Van előre írt e-maileim, amelyekre finomítani tudok, és e-mailekre küldöm, amelyek ugyanazt kérdezik, például:" Mondj nekem szolgáltatásait "vagy" Hogyan állítsam össze egy találkozót? ""
Ha nem akarja ezt kézzel csinálni, próbálja ki a MixMax Gmail plugin-t, vagy lépjen be a beállításaiba, és engedélyezze a konzervált válaszokat. (Kattintson a beérkező levelek jobb felső sarkában található fogaskerékre, válassza a legördülő menüből a „Beállítások” menüpontot, válassza az „Speciális” fület, és nyomja meg az „Engedélyezés” pontot a „Konzervált válaszok” mellett.) Ez lehetővé teszi a mentést. sablonos válaszok.
8. Tegye félre az időzítőket az e-mailek ellenőrzéséhez - és ragaszkodjon hozzájuk
Valószínűleg nem hagyja nyitva az ütemtervét éjjel-nappal meghatározatlan időtartamú és hosszúságú találkozókra, miért engedi, hogy az e-mail ingyenesen behatoljon a napodba?
„Nem hagyom nyitva az e-mailemet egész nap; A nap folyamán meghatározott időpontokat állítottam be az egyes e-mailek áttekintésére, és elgondolkodva válaszolva, archiválva vagy mentve későbbi felhasználásra. Ilyen módon nem töltök fel több feladatot, és gyorsabban át tudok jutni az összes e-mailemhez, mert valójában a jelen feladatra koncentrálom ”- mondja David Mitroff, üzleti tanácsadó. "Azt javaslom, hogy az emberek napi három különböző félórás blokkolással kezdjenek, hogy elolvashassák és válaszolhassanak e-maileikre, a nap végén pedig zárják be a beérkező leveleket, és szükség szerint beállítsák onnan."
Amellett, hogy az időkorlátozást a napi e-mailek eléréséig tartja, Justin Lavelle, a BeenVerified kommunikációs vezérigazgatója azt javasolja, hogy hetente tegyenek időt a beérkező levelek karbantartására. „Minden héten válassza ki azt az időpontot, amelyben fenntartja a postafiókját. Védje az időt, mint bármilyen más fontos találkozót, és szervezzen szervezetet ”- javasolja. "Távolítsa el a irrelevánst, archiválja a teljes elemet, és rangsorolja a teendők listáját."
9. Kapcsolja ki az e-mail értesítéseket
Még ha lemondott is arról, hogy csak az e-maileket előre meghatározott blokkokban ellenőrzi, a beérkező levelek értesítésében szereplő sziréna dal túl nagy kísértés lehet az ellenállás. Ebben az esetben a megoldás egyszerű: Kapcsolja ki az értesítéseket. "Ha időblokkokban dolgozik, soha több órát nem megy tovább, ha nem látja az e-mailjeit" - mondja Miller. "Kapcsolja ki az értesítéseket, mivel azok elvonják a figyelmét attól, hogy az asztalánál jelenleg dolgozzon."
A Boomerang Beérkező levelek szüneteltetése funkcióval elszámoltathatónak tarthatja magát. A Siksnans csak bizonyos esetekben engedi meg az e-mailek érkezését naponta kétszer, amikor képes figyelmét rájuk fordítani.
10. Nyomja meg a Mindless e-mail feladatokat állásidő alatt
Győződjön meg arról, hogy az e-mail fiókok hatékonyan vannak szinkronizálva a telefonjával, és használja a tétlen pillanatot a beérkező levelek gyors tisztításához. „A fogadott üzenetek nagy része nem igényel közvetlen cselekedetet” - mondja Ben Taylor, a HomeworkingClub.com alapítója. "A spam törölhető, más dolgok is benyújthatók, és ezekkel sokkal megbirkózhat, amíg egy kétperces szupermarket sorban van."
