Nem tudok rólad, de nem szeretek ennél többet, mint egy jó, tiszta, szervezett teendők listáját. Néhány egyszerű dolog, amit reggel ellenőrizni lehet, néhány nehezebb, de kielégítő feladat délutánra, és egy vagy két bónuszdoboz a legtermékenyebb, világegyetemmel rendelkező napom számára.
Sajnos sosem néz ki ez a tennivalóim listája. A cselekvési cikkeim a következővel kezdődnek: „mit kell tennem ma”, és azzal érkeznek, hogy „mit kell tennem az életemmel”, és minden apró lépést tartalmaznak, amelyet gondolok, hogy köztük kell tennem. Vannak körök, csillagok, firkák és különféle kiemelő színek. Összefoglalva: Káosz.
Úgy döntöttem, hogy megrendezem a zajt, egy csomó eszközt és erőforrást kutattam meg, hogy a feladatoknak egy kis tavaszi előtti takarítást biztosítsam. A kedvencem? Az Eisenhower-módszer.
Ha jobb feladatot keres a teendők listájának kezelésére, akkor hogyan működik ez az egyszerű - de hatékony! - eszköz.
Mi az?
Az Eisenhower módszer egy egyszerű időgazdálkodási és prioritási eszköz, amely minden teendőn két kérdést feltesz: sürgős? Fontos? Eisenhower elnök után, akiről azt állították, hogy ezt a módszert használja, az eszköz az ő híres idézetének gondolatmenetét követi: „Mi a fontos ritkán sürgõs, a mi pedig sürgõs ritkán fontos”, és négy különálló részre osztja az ön feladatait szakaszok.
Hogyan használhatom?
Először ragadd meg az őrültnek látszó teendők listáját.
Ezután fogjon egy üres papírdarabot, és rajzolja meg a következő négyzetet. (De ne hagyja ki a szöveget a közepén! Ezt neked kell kitöltenie.)
Forrás
Ezután vigyen minden, a kaotikus papírlapon felsorolt cikket, és helyezze a négy doboz egyikébe. Ezeket fel kell tüntetni: „Sürgõs és fontos”, „Fontos, de nem sürgõs”, „Sürgõs, de nem fontos” és „Nem fontos vagy sürgõs”.
Mi megy?
Sürgõs és fontos: Van-e EOD-határidõ? Ez itt megy. Csak összeomlott a webhelye? Ez itt is megy. Van egy síró baba? Ugyanez vonatkozik ebbe a rovatba (bár önmagától függ, hogy szeretne-e a síró csecsemővel foglalkozni, vagy nem.) Ez a doboz tele van a napi tüzekkel, amelyeket kioltott. És ha nem vagy krízis PR-ben, nem akar túl sokat ebbe a dobozba. Ez azt jelenti, hogy több időt töltenek le reaktív és kevesebb időt vesz fel proaktív módon.
Fontos, de nem sürgős: Ebben a rovatban kell töltenie ideje nagy részét. Ennek rövid és hosszú távú célokat kell tartalmaznia, mint például a hálózatépítés, az üzleti tervezés és az edzés. Annak ellenére, hogy ezeket a tevékenységeket nem sürgõsen jelöli, legjobb, ha mindegyiküket körülír egy idõkeretet, hogy biztosan elvégezze ezeket.
Sürgõ, de nem fontos: Ez egy telefonhívás a találkozó közepén, vagy egy teljes e-mail mappája a válaszokra várva (annak ellenére, hogy nem mindaz, ami fontos a cél eléréséhez). A nap közepén felbukkanó bosszantó dolgok nem mozgatnak ennyit előre, de rengeteg időt vehetnek igénybe. Ha úgy találja, hogy a feladatok jó része ide tartozik, ideje beépíteni a rendszereket, hogy jobban megvédje magát. Például tegye ki az irodát délutánra, hogy az emberek tudják, hogy később válaszol, és mondja meg anyádnak, hogy ne hívjon, miközben dolgozik.
Nem fontos vagy sürgős: Akkor mit csinálnak a teendők listáján? Komolyan, ha van valamilyen feladat ebben a dobozban, keresse meg a módját, hogy megszabaduljon tőlük. Ha nem tud megszabadulni tőlük, delegálja őket. És ha nem tudja átruházni őket, állítsa őket négy vagy öt (vagy 10) csoportba, hogy bejelölje őket egy lassú, havas délutánon.
És mindazoknak a műhelyiségbeli drogosoknak, akik teendők listáját gyűjtöttek az iPhone-on, és kíváncsi vagytok, hogy ez hogyan fordul le, ne félj. Még egy Eisenhower alkalmazás is van.
Ismer egyéb olyan hasznos időkezelési vagy szervezési eszközöket, amelyek a nap folyamán segítik Önt? Mondja el nekünk!
