Nagyon sok tehetséges adminisztratív asszisztens van odakint. Sok emberrel találkoztam, mind férfi, mind nővel, akik ügyvezető asszisztensek, irodavezetők vagy adminisztratív koordinátorok pályafutása során tettek szert rendezvénytervezésre, projektmenedzsmentre és ügyfélszolgálatra egy jól fizető karrierbe. Ez a fajta munka fontos és fenntartja a vállalkozások működését.
Én azonban nem vagyok adminisztratív asszisztens - és nem vagyok különösen tehetséges ezen adminisztratív feladatok elvégzése során. Nagyon örülök az ügyfeleknek, de amikor több ember utazását és szállítását koordinálom, nem vagyok a te lányod. Barátságos vagyok, de a hangom, hasonló hangmagasságban, mint egy 10 éves, nem felel meg a professzionális telefon viselkedésnek. Természetesen nem tudom, hány font burgonya salátát kell rendelni egy 20 fős ebédre. Valójában soha nem terveztem nagy partit - anyám tervezte az egész esküvőmet.
És mégis gyakran feltételezik, hogy adminisztratív feladatokat vállalom a munkahelyen - jegyzetelést, ebédrendelést, másolatokat készítek -, mert én vagyok az egyetlen nő, aki részt vesz egy projektben. Sok profi nő megosztott velem hasonló tapasztalatokat. Valójában a kiadói és médiaipar volt munkatársa nemrégiben azt mondta nekem, hogy férfi kollégái magától értetődőnek tartották, hogy naptári meghívókat küld, foglalkozóhelyiségeket foglal le és jegyzeteket készít egy osztályközi projektet illetően. Vezető igazgató és több mint 15 éves tapasztalattal rendelkezik, egyenlő vagy több, mint kollégái.
Sőt, még inkább nyugtalanító az a feltételezés, hogy a nők valamivel jobban felkészültek ezekre a dolgokra, mint a férfiak. Annak ellenére, hogy ennyire haladtunk, néhány (bár természetesen nem mindegyik) idősebb férfi kollégánk úgy tűnik, hogy nem rontja azt a hitet, hogy mi vagyunk, csak jobbok, ha jegyzeteket készítünk és meghívókat küldünk.
Biztosan írok egy „hogyan kell” című cikket a helyzet kezeléséről, mert a kulturális hagyományok megfordításáért a felelõsségnek nem szabad kizárólag az egyik nemre hárulnia. De ha olyan vagy, mint én, akkor még munkát kell végeznie (tényleges munka, az a munka, amelyet fizetni kell), és ezt a problémát a rügybe kell szúrnia, amint ez történik. Tehát, felismerve, hogy ezek egy rövid távú javítások egy olyan probléma megoldásához, amelynek elhárítása több, mint néhány munkanapot igényel, itt van, ami számomra működött.
1. Tegye fel magától kérdést: Ez egy „Mindenki a fedélzeten” pillanat, vagy ez nem megfelelő?
Nem bánom, hogy a „minden kéz a fedélzeten” helyzetben bemegyek. Például jelenleg egy kis induló vállalkozásnál dolgozom, és a vállalat méretének és költségvetésének eredményeként vállalkozom olyan tevékenységekkel, pénzügyekkel és HR-vel, amelyek általában nem szükségesek senkinek a marketingben. Ezeket a további felelősségeket nem tartom helytelennek, inkább a föld fektetését az induló világban.
Ha viszont azt tapasztalja, hogy a csapattagok többször felkérik Önt (más ugyanolyan tehetséges szakemberek helyett, és főleg a férfi kollégák helyett), hogy vigyázzanak az ön pozíciójához nem kapcsolódó adminisztratív feladatokra - például rendelés vagy ebéd felvétele - lépjen tovább a 2. helyre.
2. Ne hozzon létre precedenst
A végzettségem egyik első pozíciójában felajánltam, hogy az első napon ebédszedést főnökömnek. Megpróbáltam kedves lenni, de tudatlanul veszélyes precedenst állítottam fel: ezt követően arra kért, hogy szedjek ebédet egész idő alatt.
Semmi baj az, ha barátságos és segítőkész vagyunk, de rengeteg módon fejezhetjük ki a hajlandóságot arra, hogy a kötelesség fölött és túl is lépjenek, kivéve a személyes ügyek futtatását vagy felugrást, amikor valakinek szüksége van valami FedExedre. Tanuljon a hibámból, és gondolkozzon hosszú és keményen, mielőtt ezen az úton haladsz.
Valójában beállíthatja azt a precedenst is, amelyet nem fog megtenni: Ha egy olyan projektcsapat tagja, amelynek nincs rá kinevezett adminisztratív személy, szánjon időt az első tervezési találkozóra, hogy közvetlenül megválaszolja azt a kérdést, ki ügyeljen a találkozók szervezésére, a dokumentumok nyomtatására és így tovább. Ajánlatos, hogy ezeket a feladatokat mindenki megossza, vagy hogy a csapattagok váltakoznak.
3. Tanítsd meg nekik, hogyan kell halászni
Az önkéntességnek az adminisztratív feladatok elvégzésének a célja, hogy mutassa meg az együttműködési hajlandóságát és a munkát, nem pedig azt, hogy csak másokért dolgozzon. Ezt szem előtt tartva, ha úgy találja, hogy a kollégák többször kérik meg, hogy szkenneljen, faxoljon, másolja vagy ütemezze az üléseket, mondja ki egyszerűen: „Hadd mutassam meg, hogyan kell ezt csinálni, így nem kell tovább kérdezned tőlem. Nagyon könnyű. ”És végigmenjen velük a folyamaton.
Ez egyrészt elriasztja az embert attól, hogy ismét kérje ezt a szívességet, és csökkenti annak a buta érzetet, hogy „Csak annyira tehetetlen vagyok és rossz vagyok a technológiához, nem olyan aranyos?”, Amely gyakran kíséri ezeket a kéréseket. Te és én mindketten tudjuk, hogy az ilyen feladatokhoz nem szükséges varázslatos erő, csupán néhány perc idő. És az időről beszélve:
4. Álljon fel az Ön értékes idejére
Ha egy kolléga kéri, hogy másolja és rendezze egy 40 oldalas dokumentumcsomagot, akkor arra kéri Önt, hogy fordítson időt egy olyan feladatra, amelyet sok ember megtehetne ahelyett, hogy a tényleges projektjein dolgozna, amelyet feltehetően csak te tudsz megtenni.
Irodai tevékenységek fontos, de ez nem azt jelenti, hogy napról napra gondoskodniuk kell rájuk. Van még egy feladatod, és ettől az időtől távol tartva káros hatások lehetnek. Ha a teljesítményed azért szenved, mert túl sok időt költött adminisztratív feladatokra, akkor a menedzser ezt képtelennek látni a prioritások hatékony meghatározása szempontjából. Küldhet egy üzenetet is arról, hogy valóban inkább a műveletekkel kapcsolatos munkát részesíti előnyben . Ehelyett ne felejtse el, hogy az „opcionális” feladatoknak lehetőséget kell biztosítani képességeik bemutatására, szakmai fejlődésükre vagy a menedzser bemutatására, hogy tudatosan gondolkodnak a társasággal kapcsolatos jövőjéről.
Nem tudom elegendően hangsúlyozni, hogy az adminisztratív munkában nincs semmi háborító. De ha Ön nem adminisztratív szerepet tölt be, akkor nincs ok arra, hogy kollégái megköveteljék vagy feltételezzék, hogy Ön az alapértelmezett adminisztrátor, csak azért, mert te vagy az egyetlen nő a konferencia teremben. Álljon fel magadért, és térjen vissza dolgozni.
