Az okostelefonok beáramlása lenyűgöző volt a munkahelyen: azzal a képességgel, hogy e-maileket küldhetünk, szörfözhetünk az interneten és szöveges üzeneteket hozhatunk a nap 24 órájában, bármikor, bárhol elvégezhetjük munkáinkat. De az érintőképernyőn való kötés akkor is ellenünk hathat - egyrészt végtelenül elérhetőek vagyunk, másrészt könnyű figyelmen kívül hagyni azokat, akik a valós életben vannak.
Szóval, hogyan lehet egyidejűleg kapcsolatban maradni és profi? Itt vannak a modern módok a leggyakoribb okostelefon-helyzetekhez.
1. Jól van-e az okostelefonom kihagyása egy értekezlet során?
Attól függ. Ha arra használja, hogy összegyűjtse a vita szempontjából releváns információkat, akkor tartsa ki - csak magyarázza el, mit csinál. Ha ez egy belső értekezlet, és fontos hívást vár egy ügyféltől, akkor tartsa rezgő telefonját, és ügyeljen arra, hogy a hívás felvételekor lépjen távol az üléstől. Ha azonban ügyféllel vagy egy olyan belső találkozón vesz részt, ahol nem számít hívásra, akkor tegye el a telefont, és csak az értekezlet vége után ellenőrizze.
2.
A testbeszéd ugyanolyan hangosan beszél, mint a hangja a körülötted lévőknek. Ha a beszélgetésen kívüli személyre másra összpontosít, akkor egy nem szakszerű és zavart képet vetít fel. Még akkor is, ha a telefon nem cseng, a lenézett és csendesen megszólaló üzenet továbbra is nagyon jól megmutatja, hogy az aktuális találkozó hogyan szerepel a prioritások listáján.
3. Használhatom a telefonomat jegyzetek készítéséhez anélkül, hogy sértő lenne?
Igen, de mielőtt elkezdené, tisztázza a cselekedeteinek célját. Azt mondhatja: "Beteszek néhány jegyzetet, amikor beszélgetünk, hogy megbizonyosodjon arról, hogy rögzítem a fő pontokat." Maradjon részt a találkozón (ne nézze meg az éppen beérkezett szöveget, bármennyire diszkrétnek gondolja is, hogy Ön vagy), és ügyeljen arra, hogy alkalmanként felnézi és kapcsolatba lép, hogy mindenki tudja, hogy valóban ott vagy velük.
4. Hogyan utasíthatom a menedzserét, hogy tegye le a telefont és hangoljon be?
Nincs egyszerű módja annak, hogy a főnököt rossz viselkedés miatt megválaszthassa, ám finom módon is kifejtheti álláspontját, ha egy-egy beszélgetésben vagy. Javasolja az átütemezést, ha a menedzser okostelefonba van eltemetve, és kérdezi: „Nagyon elfoglaltnak tűnik, ha el kellene halasztanunk a találkozónkat?” Ezt a kérdést megkerülheti úgy is, hogy az üléseket a lehető leggyorsabban és tömörebben tartja. Ha azonban a főnöke sms-t küld egy ügyfél-találkozó során, akkor esetleg (óvatosan) rámutatnia kell arra, hogy az ügyfele nem tűnik elégedettnek a figyelme elvonásával.
5. Hogyan tudok diszkréten hívást kezdeményezni, miközben egy ügyféllel étkeztem?
Sajnos nem lehet megtenni. Még akkor is, ha a telefon rezegni van beállítva. Gondolj bele: olyan fontos a bejövő hívás, hogy érdemes továbbítani azt az üzenetet, hogy az ügyfél nem a legfontosabb? Ha sürgõ hívást vár (pl. A kórházból, mert egy családtag beteg), vagy olyan információt vár, amely hasznos lehet az ülésén, ezek természetesen kivételek a szabálynak, de elõ kell készítenie a vacsora társaságát a ezen megszakítások előzetes lehetősége. És bármely más ok egyszerűen nem igazolható.
6. Hogyan kezelhetem egy nem megfelelő helyről érkező telefonhívást (pl. Repülőtér, ebéd, vezetés)?
A hangpostának ok van. Nincs semmi baj, ha visszahívja valakit öt vagy 10 perc múlva, amikor szabad figyelmen kívül hagyja és jobban hallja és hallja. Ha tudja, hogy a hívás nagyon fontos, válaszoljon a telefonra, és kérjen néhány percen belül visszahívást, amikor ideálisabb beszélgetési helyre érkezik. Bármit is csinál, tartózkodjon attól, hogy nyilvános helyen magán üzleti ügyeket kiabáljon.
7. A főnököm csak hangpostát hagyott nekem. Mennyi ideig kell visszamennem hozzá?
A tartalomtól és a tárgytól függően van egy munkanapja, de ha sürgős a hívás, akkor ezt hamarosan csinálja.
8. Hogyan kell kezelni az órák utáni szövegeket és e-maileket?
A munkaidő után elküldött e-mailekre a következő munkanapon lehet válaszolni, kivéve, ha a főnökével másként tárgyalják (vagy várják el). A szöveg más - a kommunikáció természete közvetlenséget jelent - tehát a lehető leghamarabb válaszolnia kell. És ha Ön küldi az üzenetet, akkor mindig tisztában kell lennie a válaszidőre vonatkozó elvárásaival.
9. Mikor elfogadható a munkával kapcsolatos sms?
Ha egy ügyfél szöveges beszélgetést kezdeményez veled, tökéletesen jó válaszolni. De még a mai tech-hozzáértésű világban sem szabad azt gondolni, hogy mindenki túlságosan ismeri a sms-et. Ha szöveget készít a munkával, tartsa azt profiként. Kerülje a hangulatjeleket vagy olyan szágos rövidítéseket, mint például az OMG, a LOL és a BTW.
10.
Ha kétségei vannak, kövesse ezt az egyszerű hüvelykujjszabályt: az emberek, akikkel szemtől szembe találkoznak, elsőbbséget élveznek. Összpontosítson rájuk, bárkivel, amellyel sms-t küld, e-mailt küld vagy tárcsáz.
