Nem bosszantó, ha időt vesz igénybe egy jól átgondolt e-mailt küldeni egy munkatársának, amelyben ismerteti a projekt különféle problémáit és a lehetséges megoldásokat, és válaszként megkapja a „Hangok jó” vagy a „Nekem megfelelő” lehetőséget.
Valószínűleg sikoltozva reagál. Vagy sikítani akar, hanem inkább felháborodva bámulja a számítógépet. De tudva, hogy milyen gyakran vonzza le a gyors válaszokat az összes olvasatlan üzenet átváltása érdekében?
Bízz bennem, amikor azt mondom, hogy megértem a becsapódás feladását. Amikor úgy gondolja, hogy nulla új üzenet van, három további üzenet úgy tűnik, mint a varázslat. Ez az oka annak, hogy gyorsan reagál - zsarolók, vegyes üzenetek, megválaszolatlan kérdések rohadnak.
De ha annyira bosszant, amikor valaki ezt csinálja veled - miért csinálod más emberekkel?
Ha gyorsbillentyűket használ, és csak egy üzenetet böngész, mielőtt siető válaszokat dörzsölne, akkor fennáll annak veszélye, hogy súlyosan bosszantja munkatársait (vagy ami még rosszabb, az ügyfeleit). Ahelyett, hogy válaszokat küld, amelyek azzal fenyegethetnek, hogy lustanak vagy őrületnek tűnnek - és ez sem nyerő tulajdonság -, próbáljon megmutatni, hogy odafigyel.
Valóban olyan egyszerű, mint:
- időt vesz igénybe az összes üzenet teljes elolvasására
- kétszer ellenőrizze, hogy válaszol-e bármilyen kérdésre
- korrektúra, mielőtt megnyomja a send
És ha túllép ezen, és megtesz valamit, mint például megfogalmazza a következő lépéseket, vagy önként jelentkezik, hogy kövesse nyomon, akkor a kollégáinak napja lehet.
Ez az igazi titok a jobb e-mailek írásához. Ha időt vesz igénybe a beérkező levelek teljes elolvasása előtt, mielőtt válaszokat készít, akkor nemcsak javítja hírnevét, hanem megtakaríthatja a kollégákkal, az ügyfelekkel és a főnökével szembeni arcát is.
